Dbałość o wysoki poziom procedur recenzyjnych i samych recenzji jest niezbędnym warunkiem uprawiania nauki i działalności instytucji naukowych godnych tego miana. Praktyka recenzowania oraz procedury opiniowania prac naukowych, projektów badawczych i innych dokumentów zawierających treści naukowe narażone są na rozliczne patologie, wśród których wskazać można: konflikt interesów, kumoterstwo i nepotyzm, stronniczość na tle sporów instytucjonalnych i merytorycznych, niedbalstwo i niekompetencję. Dokument Dobre praktyki w procedurach recenzyjnych w nauce ma na celu przeciwstawienie się tym patologiom poprzez wskazanie zasad właściwego postępowania recenzyjnego.

Składający się z dwóch części dokument zawiera zalecenia dotyczące rzetelnego przeprowadzania procedur recenzyjnych w nauce przez instytucje prowadzące badania naukowe lub wspomagające naukę (część I) oraz zalecenia, którymi powinni kierować się recenzenci (część II). Dokument odnosi się do wszystkich rodzajów procedur urzędowych obejmujących pozyskiwanie i wykorzystywanie recenzji, wśród których wymienić należy: postępowania w sprawach awansów naukowych, konkursy grantowe i nagrodowe, przyznawanie środków na inwestycje w nauce, udzielanie zezwoleń na prowadzenie działalności dydaktycznej na poziomie akademickim, ocenę jednostek prowadzących działalność dydaktyczną, ocenę materiałów proponowanych do druku w wydawnictwach naukowych i inne. Proponuje się, aby Dobre praktyki w procedurach recenzyjnych w nauce były propagowane i upowszechniane przez centralne instytucje działające na rzecz nauki, a także udostępniane przez instytucje przeprowadzające procedury recenzyjne wszystkim zainteresowanym stronom, również osobom, którym zleca się sporządzenie recenzji. Z uwagi na ogólny charakter dokumentu, sformułowane w nim zalecenia wymagają uzupełnienia ze względu na specyfikę poszczególnych dyscyplin naukowych. Uzupełnienia takie, na przykład w formie regulaminów, mogłyby stanowić załączniki do niniejszego dokumentu, rozszerzając jego poszczególne punkty. Załączniki te powinny być redagowane przez poszczególne komitety naukowe Polskiej Akademii Nauk i stosowane odpowiednio w różnego typu postępowaniach, na przykład w przewodach doktorskich i habilitacyjnych, konkursach grantowych i innych, na gruncie dyscypliny nauki, której dotyczą.

CZĘŚĆ I

Powinności podmiotu zamawiającego i przyjmującego recenzje (prowadzącego postępowanie z udziałem procedury recenzyjnej)

1. Wymagane jest dobieranie recenzentów jak najbardziej kompetentnych w danej dziedzinie.

Wyznacznikiem kompetencji potencjalnego recenzenta jest nie tylko jego wiedza, poświadczona znaczącym dorobkiem naukowym, lecz także reputacja rzetelnego recenzenta. Niedopuszczalne jest zwracanie się o wykonanie recenzji do osób wybranych do tego celu z racji ich domniemanej łagodności lub surowości w ocenianiu. Niedopuszczalne jest również wskazywanie recenzentów w rewanżu za dobre usługi z ich strony dla podmiotu zamawiającego recenzję lub ze względu na chęć stworzenia im możliwości zarobkowych. Jeśli w danej dziedzinie pracuje bardzo niewielu specjalistów, należy, w miarę możliwości, korzystać z pomocy recenzentów zagranicznych. W sytuacji, gdy w danej dziedzinie występują silne spory merytoryczne i instytucjonalne, mogące mieć związek z tematyką recenzowanego dzieła lub działalnością ocenianej osoby, podmiot zamawiający recenzje musi dołożyć szczególnych starań, aby spory te nie przełożyły się na tendencyjność procedury recenzyjnej.

2. Umowy o przygotowanie recenzji powinny w wysokim stopniu uprawdopodabniać ich rzetelność i terminowość, a recenzje niezgodne z umową nie powinny być przyjmowane.

Niezbędne jest zawieranie stosownych umów z recenzentami. Umowy takie powinny określać wysoki standard rzetelności i szczegółowości recenzentów, zapewniać wiarygodność ich konkluzji oraz być adekwatne do potrzeb podmiotu zamawiającego recenzję. W przypadku oceniania prac prezentujących wyniki badań empirycznych podmiot zamawiający recenzję nie powinien ograniczać się do przesłania dzieła bądź dokumentacji. Zobowiązany jest również wskazać recenzentowi w umowie drogę dostępu do materiałów stanowiących dokumentację przeprowadzonych badań. Podmiot zamawiający może nie przyjąć wykonanej recenzji, jeżeli nie będzie ona odpowiadać umowie oraz stosownym przepisom prawa, takim jak ustawa o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki, z których wynikają niektóre obowiązki recenzenta. Niedopuszczalne jest zwłaszcza przyjmowanie recenzji ewidentnie niespełniających merytorycznych i formalnych wymagań recenzji naukowej, w tym recenzji zdawkowych, zdominowanych przez nieumotywowane opinie krytyczne bądź nieumotywowane pochwały, pozbawionych logicznego powiązania między treścią a konkluzją, tj. recenzji zdecydowanie krytycznych, lecz z konkluzją pozytywną bądź odwrotnie. Termin wykonania recenzji powinien odpowiadać rozległości zadań stawianych przed recenzentem. Ze względu na interesy osób bezpośrednio zainteresowanych, a zwłaszcza autorów recenzowanych prac albo wniosków grantowych, umowa o wykonanie recenzji powinna restrykcyjnie traktować przekroczenia terminu wykonania recenzji. Naganne jest bowiem blokowanie procedury recenzyjnej z powodu biernego oczekiwania na opóźniające się dostarczenie recenzji.

3. Niedopuszczalne jest sondowanie opinii recenzenta lub wywieranie na niego nacisków – zarówno w okresie poprzedzającym zawarcie umowy o przygotowanie recenzji, jak i w czasie jej wykonywania przez recenzenta.

Za naganne trzeba uznać nieformalne konsultowanie z potencjalnym recenzentem treści recenzowanego dzieła, wniosku lub projektu badawczego itp. zanim zawrze się z nim umowę o wykonanie recenzji. Przyszły recenzent może, a w niektórych przypadkach powinien, jeszcze przed otrzymaniem projektu umowy, a następnie samego dzieła, mieć możliwość przekazania zainteresowanemu podmiotowi wiadomości, czy będzie mógł podjąć się recenzowania i w jakim ewentualnie terminie. Niemniej jednak powinien to czynić jedynie na podstawie krótkiej informacji o zawartości (spis treści, wstęp, streszczenie) i objętości dzieła, które ma recenzować. Kandydat na recenzenta powinien mieć pełną swobodę podjęcia decyzji o przyjęciu bądź odrzuceniu dzieła do recenzji. Jeśli podjęcie się wykonania recenzji jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, do podmiotu zamawiającego recenzję nie należy ocena, czy w danym wypadku recenzent podlega takiemu obowiązkowi. Za szczególnie niewłaściwe uznać należy przesyłanie recenzentowi propozycji zawarcia umowy o wykonanie recenzji jednocześnie z egzemplarzem całości dzieła. Mogłoby to bowiem oznaczać postawienie go w trudnej sytuacji – w przypadku, gdyby ewentualna odmowa recenzowania z jakichkolwiek względów z dużym prawdopodobieństwem była interpretowana jako motywowana chęcią uniknięcia przykrości związanej z pisaniem recenzji negatywnej. Tego rodzaju sytuacje są krzywdzące zarówno dla recenzentów, jak i autorów recenzowanych dzieł. Wymóg przedstawiania recenzentowi, przed zawarciem z nim umowy, jedynie streszczenia dzieła lub innej dokumentacji podlegającej recenzji, jest szczególnie ważny w przypadku procedur awansowych. Można go jednocześnie uznać za ponadstandardowy w odniesieniu do recenzji wydawniczych. We wszystkich przypadkach wykluczone muszą być natomiast wszelkie naciski i sugestie ze strony podmiotu zamawiającego recenzję oraz osób trzecich – zarówno przed zawarciem umowy, jak i w czasie opracowywania recenzji, z wyjątkiem kwestii terminowości jej wykonania.

4. Recenzent i autor recenzowanego dzieła nie powinni pozostawać w bliskich relacjach osobistych ani zawodowych.

Osoba recenzenta nie może pozostawać w zależności służbowej ani w bliskich stosunkach osobistych, a tym bardziej w stosunkach pokrewieństwa, z autorem recenzowanego dzieła, projektu itp. Przełożony nie powinien recenzować prac swojego podwładnego, aczkolwiek w przypadku, gdy grono specjalistów w danej dziedzinie jest bardzo wąskie, może mieć miejsce odstępstwo od tej zasady. Unikanie wszelkiego rodzaju konfliktów interesów bądź okoliczności, które mogłyby obniżyć społeczną wiarygodność procedury recenzyjnej jest wspólnym obowiązkiem podmiotu zamawiającego recenzję oraz osoby, do której zwrócono się o sporządzenie recenzji.

5. Wynagrodzenie za sporządzenie recenzji powinno odpowiadać pracy, jakiej zamawiający recenzję oczekuje od recenzenta, jak również przyjętym zwyczajom.

Niewłaściwie określone wynagrodzenie może zakłócić obiektywizm oraz wiarygodność recenzji i stanowić pokusę bądź zbyt łagodnego potraktowania recenzowanej osoby lub dzieła (w przypadku wynagrodzenia zbyt wysokiego, zachęcającego do przyjmowania kolejnych zleceń), bądź też (w przypadku zbyt niskiego wynagrodzenia) zniechęcać do sporządzenia recenzji w sposób rzetelny. O tym, jakie wynagrodzenie jest w danym wypadku stosowne, decydują z jednej strony przyjęte zwyczaje (które jednak mogą ewoluować), a z drugiej rozmiary przedstawionej do zrecenzowania dokumentacji czy dzieła oraz wymogi stawiane przez umowę o sporządzenie recenzji, a w konsekwencji ilość pracy niezbędna do rzetelnego wywiązania się z niej. Dlatego niewłaściwe jest stosowanie ujednoliconych stawek za recenzje w ramach danego rodzaju procedury, niezależnie od objętości recenzowanej dokumentacji.

6. Procedura recenzyjna powinna przebiegać z zachowaniem zasad poufności, zwłaszcza na etapie gromadzenia recenzji, jednak we właściwym momencie recenzje powinny stać się jawne dla wszystkich członków gremium przeprowadzającego procedurę, a w niektórych przypadkach – zwłaszcza doktoratów i habilitacji – również jawne publicznie.

Wymagane jest zachowanie pewnej poufności przebiegu procesu recenzyjnego do czasu zgromadzenia przez kompetentne osoby lub organ wszystkich wymaganych recenzji. W tym okresie treść i konkluzje recenzji powinny w zasadzie pozostawać niejawne dla wszystkich osób postronnych. Ewentualne prawo do informacji osób postronnych, a szczególnie osób bezpośrednio zainteresowanych, na przykład autorów recenzowanej pracy, projektu albo wniosku, powinno być z góry rozstrzygnięte przez regulamin pracy podmiotu przeprowadzającego procedurę lub inne rozporządzenie regulujące bieg jego prac. Brak poufności na etapie gromadzenia recenzji może przyczynić się do zakłócenia niezależnej pracy recenzentów, a nawet dać sposobność do wywierania na nich nacisków bądź stosowania innego rodzaju manipulacji. Po zgromadzeniu i przyjęciu przez upoważnione gremium (komisję) kompletu wymaganych procedurą recenzji, powinno ono dołożyć starań, aby z recenzjami mogły się możliwie wcześnie zapoznać wszystkie osoby, które władne będą podejmować decyzję w ramach danego postępowania. Naganne jest ograniczanie się do poinformowania tych osób jedynie o konkluzjach recenzji, a zwłaszcza nieinformowanie ich o istotnych zarzutach, jakie pojawiają się w recenzjach, w tym także w recenzjach pozytywnych. W przypadku postępowań finansowanych ze środków publicznych lub nadzorowanych przez władze publiczne należy dążyć do tego, aby będące ich składnikami recenzje mogły być jak najszerzej publicznie dostępne, zgodnie z duchem jawności i transparentności życia publicznego w krajach demokratycznych. Do stosowania tej reguły zachęca się jednak również podmioty niepubliczne. Różne okoliczności, na przykład tajny charakter badań związanych z bezpieczeństwem państwa albo słuszne interesy prawne autora recenzowanej dokumentacji lub innych osób związanych z procesem recenzowania, mogą prowadzić do ograniczeń w ujawnianiu treści recenzji, ale ograniczenia te powinny wynikać z obowiązującego i znanego wszystkim zainteresowanym regulaminu. Autorowi recenzji trzeba również przyznać prawo do zachowania jego nazwiska do wiadomości gremium decyzyjnego, jeśli wyrazi on takie życzenie. Jako zasadę regulującą należy przyjąć, że recenzje naukowe w sferze objętej nadzorem władz publicznych będą jawne. Jawność recenzji nie oznacza jednak jawności wszystkich elementów postępowania kwalifikacyjnego. Wszystkie biorące w nim udział osoby zobowiązane są do zachowania dyskrecji w zakresie informacji poufnych, do których uzyskały dostęp, oraz wszelkich innych informacji, które mogłyby stać się przedmiotem zniekształcających je plotek i ekscytacji w środowisku naukowym.

7. Należy powoływać dodatkowych recenzentów w przypadkach spornych lub skomplikowanych oraz należycie respektować opinie wszystkich recenzentów.

Gremia decyzyjne, a zwłaszcza komisje przeprowadzające procedury recenzyjne, nie powinny ignorować wniosków powołanych przez nie recenzentów. Powinny natomiast rozważnie i sprawiedliwie na nie reagować. Niedopuszczalne jest zwłaszcza ignorowanie recenzji negatywnych, gdy stanowią one połowę lub więcej pozyskanych recenzji danego dzieła, projektu itp. Otrzymanie recenzji negatywnych w liczbie stanowiącej większość zamówionych recenzji powinno skutkować dyskwalifikacją przedmiotu recenzji. W przypadku, gdy negatywne recenzje stanowią połowę wszystkich pozyskanych na danym etapie recenzji lub też stanowią mniejszość, lecz jest ich więcej niż jedna, niezbędne jest powołanie dodatkowego recenzenta. Dodatkowi recenzenci powinni być powoływani również w przypadku prac lub projektów o charakterze wybitnie interdyscyplinarnym bądź budzących szczególne kontrowersje w gronie specjalistów. Decyzje gremiów lub osób prowadzących procedury kwalifikacyjne i selekcyjne z udziałem recenzji nie mogą stać w jawnej sprzeczności z konkluzjami recenzji, gdy są one przeważnie negatywne, jak również, gdy są one przeważnie pozytywne. Jeśli gremia takie posługują się formułą dyskusji i głosowania jako nieodwołalną i jedyną formą dochodzenia do decyzji, wyraźna niezgodność tego rodzaju decyzji z przeważającą opinią recenzentów może być podstawą do zaskarżenia przebiegu postępowania jako przeprowadzonego nieprawidłowo. Władne do podejmowania decyzji gremia, na przykład rady wydziałów, mogą wyrażać brak zaufania do przedstawionych im recenzji, odmawiając ich przyjęcia. Jednakże gdy recenzje zostały zaakceptowane, ich konkluzje nie powinny być ignorowane. Odstępstwo od tej zasady może wynikać z konstrukcji postępowania przewidującego obronę swych tez przez autora recenzowanej pracy bądź dokumentacji, jeśli osoba ta zdoła w sposób przekonujący wykazać bezzasadność głównych zarzutów. Zalecenia recenzentów, aby praca lub inny dokument podlegający recenzowaniu został w określony sposób poprawiony, należy starannie rozważyć, biorąc poważnie pod uwagę taką ewentualność, jeśli tylko pozwala na to procedura. Gdy dochodzi do zalecenia autorowi naniesienia poprawek, wszystkim recenzentom przysługuje prawo do powtórnej weryfikacji pracy. Ponadto na podmiocie przeprowadzającym postępowanie i zamawiającym recenzję spoczywa obowiązek informowania recenzenta o kolejach tego postępowania, a zwłaszcza o jego przerwaniu lub zamknięciu oraz ewentualnym powtórnym wszczęciu analogicznego postępowania w odniesieniu do tej samej osoby, w związku z dziełem o treści zbliżonej do treści dzieła uprzednio przez niego recenzowanego. Naganne jest powtarzanie postępowania (na przykład przewodu doktorskiego) dotyczącego tej samej bądź bardzo podobnej pracy, jeśli poprzednie postępowanie zakończyło się niepowodzeniem, zwłaszcza zaś z wykluczeniem recenzentów, którzy poprzednio wydali opinie negatywne.

8. Wszelkie podejrzenia dotyczące możliwych nieprawidłowości bądź nadużyć powinny być traktowane z całą powagą i wyjaśnione zanim zakończy się postępowanie z udziałem procedury recenzyjnej.

Gremium przeprowadzające postępowanie z udziałem procedury recenzyjnej powinno przykładać szczególną wagę do naukowej rzetelności osoby, której dzieła są recenzowane. Niezbędne jest stanowcze reagowanie w razie wykrycia nadużyć oraz zachowanie daleko idącej ostrożności w razie pojawienia się istotnych przesłanek, iż do nadużycia mogło dojść. W żadnym przypadku nie wolno ignorować tego rodzaju sygnałów. Należy przy tym pamiętać, że w niektórych sytuacjach pewną dozę wiarygodności mają również doniesienia anonimowe, wobec czego nie można z góry i całkowicie wykluczać brania ich pod uwagę. Podmiot przeprowadzający postępowanie z udziałem recenzji nie jest organem ścigania ani sądem, mimo to może wejść w posiadanie dowodów lub też nabrać podejrzeń co do rzetelności naukowej kwalifikowanych w ramach tego postępowania dzieł i osób. Nierzetelność i nadużycia mogą polegać na oszustwie naukowym, naruszeniu cudzych praw własności intelektualnej, sprzeniewierzeniu środków finansowych itp. W każdej tego rodzaju sytuacji, gdy pojawia się istotne podejrzenie, a tym bardziej pewność co do zaistnienia nadużycia, bez względu na to, jakie jest źródło informacji, a także bez względu na to, czy nadużycie związane jest z działalnością podlegającą kwalifikacji przez dane gremium, należy dane postępowanie w całości lub też w odpowiedniej części zawiesić do czasu wyjaśnienia sprawy przez kompetentne podmioty. W przypadku stwierdzenia naukowej nierzetelności należy – odnośnie do osób winnych – zakończyć procedurę konkluzją negatywną, jednocześnie przekazując informacje dotyczące nadużyć odpowiednim władzom. Należy także pamiętać o możliwości zaistnienia pomówień i oszczerstw krzywdzących autora recenzowanej pracy. Stanowczość w napiętnowaniu nadużyć powinna mieć swój odpowiednik w wyrazistości aktów oczyszczenia pokrzywdzonego z niesłusznie postawionych mu zarzutów. Wskazane jest, aby instytucje uprawnione do oceny badań naukowych i przeprowadzania procedur awansowych podległych sobie pracowników wypracowały wewnętrzne zasady postępowania, chroniące naukę przed nadużyciami, dopełniające w tej materii prawo powszechne. Ustalenia te powinny być podane do publicznej wiadomości.