Asumptem do napisania tego artykułu jest wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku, w którym możemy przeczytać, że brak umocowania dla prorektora do wydawania w imieniu rektora decyzji powoduje, iż decyzja taka, jako że została wydana bez należytego umocowania, nie może dalej funkcjonować w obrocie prawnym (II SA/Bk 670/09 – Wyrok WSA w Białymstoku). Przyjrzymy się zatem instytucji pełnomocnictwa w kontekście ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym.

Kompetencje i pełnomocnictwa

Na gruncie przepisów ustawy o szkolnictwie wyższym prorektor – najczęściej ds. studenckich – w imieniu rektora podejmuje decyzję co do zasady w jednej bardzo istotnej sprawie. Mianowicie w sprawach rozdziału stypendiów socjalnych określonych w art. 173 ust 1 pkt. 1, 2, 6, 7, 8. Podstawę stanowi art. 174 ust. 2, który mówi, że rektor w porozumieniu z uczelnianym organem samorządu studenckiego dokonuje podziału dotacji. Odbywa się to za pomocą konsultacji oraz na podstawie regulaminu pomocy materialnej, który ściśle określa sposób rozdysponowania stypendiów. Natomiast wysokość stawek stypendialnych określa rektor w drodze zarządzenia. Kolejnym etapem procedury przyznawania pomocy materialnej jest powołanie wydziałowych oraz uczelnianych komisji stypendialnych. W tym przypadku podstawę do tego typu działań stanowi art. 177 (in fine ).

W myśl ust. 3 przywołanego artykułu studenci stanowią większość składu komisji stypendialnych. Jest to potrzebne do tego, aby przedstawiciele studentów w komisjach stypendialnych mogli swobodnie wybrać przewodniczącego składu. Takie postępowanie koresponduje z poszanowaniem zasady demokratyczności w podejmowaniu decyzji, wyrażonej uchwałą nr 218/2008 Prezydium Państwowej Komisji Akredytacyjnej z 10 kwietnia 2008 ws. kryteriów oceny spełnienia wymagań w zakresie spraw studenckich. Nie ma ona oczywiście żadnej normatywnej egzemplifikacji, jednak jest bardzo mocno przestrzegana przez studenckich ekspertów Państwowej Komisji Akredytacyjnej. Studenci, mając większość w komisji, mogą wybrać zarówno studenta, jak i prorektora ds. studenckich albo pracownika administracji uczelni na stanowisko przewodniczącego komisji stypendialnej. Niezależnie jednak od tego, kto sprawuje funkcję przewodniczącego komisji, w myśl przywołanych przepisów występuje w imieniu rektora uczelni, tj. umocowanego w ustawie oraz przepisach wewnętrznych uczelni organu.

Natomiast prorektor ds. studenckich, a także żaden inny, na gruncie polskiego prawa organem uczelni wyższej nie jest. Z punktu widzenia prawnego oznacza to jedno, a mianowicie należy tu przywołać Art. 98. k.c.: „Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności”. W przypadku wydawania decyzji administracyjnych w imieniu rektora wystarczające jest pełnomocnictwo ogólne. Niemniej jednak wątpliwości na gruncie przywołanych przepisów stanowi forma takiej czynności prawnej. Otóż „pełnomocnictwo może być udzielone w dowolnej formie (także per facta concludentia ) z wyjątkiem dwóch następujących sytuacji: jeżeli pełnomocnictwo zawiera umocowanie do czynności prawnej, dla której pod sankcją nieważności przewidziana została forma szczególna, a także drugi przypadek, gdy dla określonych rodzajów pełnomocnictw szczególny przepis wymaga określonej formy (Z. Radwański, Prawo cywilne , Wyd. C.H Beck, Warszawa 2007).

Ustnie czy pisemnie?

Szczególnego podkreślenia wymaga zdanie ostanie, tj. jeśli forma szczególna przewidziana została przez odrębny przepis. Niestety, ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym nie precyzuje tego zagadnienia. Wynika z tego zatem, że mamy do czynienia z formą dowolną. Pytanie nasuwa jednak spór w doktrynie, czy oświadczenie woli mocodawcy wymaga zakomunikowania pełnomocnikowi, czy też wystarczy, gdy mocodawca ogłosi je publicznie lub zakomunikuje osobie trzeciej, z którą pełnomocnik dokonuje czynności. Na gruncie szkolnictwa wyższego sytuacja wygląda tak: prorektor ds. studenckich otrzymuje pełnomocnictwo od rektora uczelni w formie ustnej. Następnie z takim umocowaniem wydaje decyzję administracyjną, na którą po wydaniu decyzji ostatecznej następuje skarga do sądu. Uczelnia w takim przypadku ma poważny problem w postępowaniu dowodowym, zwłaszcza jeśli nie ogłosiła publicznie tego pełnomocnictwa np. wszystkim członkom komisji stypendialnej.

Mając na uwadze powyższe wydaje się, iż pełnomocnictwo dla prorektora powinno nastąpić w formie pisemnej do celów dowodowych i tak się de facto dzieje w zdecydowanej większości uczelni. Jak jednak wskazuje przytoczony na wstępie wyrok sądu, nie wszystkie uczelnie takiej procedury przestrzegają. A jak wskazał sąd w wyroku: „Podpisanie decyzji przez prorektora ds. studenckich i dydaktycznych spowodowało, że decyzja stała się wadliwa. Prorektor nie jest organem uczelni upoważnionym do wydawania decyzji. Prorektor może wydawać decyzje z upoważnienia rektora bądź ustanowionego w statucie uczelni, bądź udzielonego do wydania decyzji w konkretnej sprawie” (II SA/Bk 670/09 – Wyrok WSA w Białymstoku).

Należy w tym miejscu podkreślić rolę Państwowej Komisji Akredytacyjnej, która podczas swoich wizytacji powinna i w zdecydowanej większości sprawdza wszelkie aspekty prawnej działalności uczelni, w tym umocowania prawne dla osób wydających decyzję w imieniu rektora uczelni. 