Konferencje sprzyjają rozwojowi nauki, której nie da się dziś uprawiać samodzielnie, bez wymiany myśli, doświadczeń, bez ścierania się poglądów. Podczas konferencji nawiązują się znajomości, przyjaźnie i kontakty, które często owocują współpracą i rozwojem badań, a niekiedy także tam pojawiają się nowe trendy, kreujące nowe obszary badawcze. Ale konferencje to także spotkania nie do końca formalne, gdzie kontakty towarzyskie przeplatają się z naukowymi. Ciekawa dyskusja może się zacząć zarówno podczas sesji naukowej, jak i na towarzyskim bankiecie.

Jednakże rzeczywistość rzadko jest tak idealna. Jak najczęściej wygląda typowe spotkanie naukowców? Każda sesja to wystąpienia kilku prelegentów, którzy dłużej lub krócej prezentują wyniki swoich badań, następnie są pytania do nich kierowane oraz odpowiedzi. I tu zwykle kończy się czas i następuje przerwa w obradach. Po przerwie rozpoczyna się nowa sesja.

Teoretycznie każdy prelegent ma kilkanaście minut na przedstawienie głównych tez swego referatu. W praktyce bywa różnie, przeważnie wystąpienia się przedłużają. W związku z tym kolejne osoby proszone są o skrócenie wystąpień, co nie zawsze się udaje, lub też, z braku czasu, nie mają możliwości prezentacji prac. I trudno tu winić organizatorów – przecież nie wszystko da się do końca przewidzieć. Ale w takich sytuacjach brakuje czasu na zadawanie pytań, na dyskusję, wymianę myśli, tak przecież istotną dla rozwoju nauki.

Teoretycznie osoby szczególnie zainteresowane mogą kontynuować dyskusję podczas spotkań nieformalnych. Ale nie jest to, niestety, dobre rozwiązanie. Bo kiedy można zadawać pytania? Podczas obiadu? Nie jest to możliwe ani ze względów organizacyjnych (szczególnie jeśli zainteresowanych jest wielu), ani grzecznościowych. Wieczorem, po obradach? Nie zawsze istnieje taka możliwość (np. kiedy uczestnicy są zmęczeni lub nocują w różnych miejscach) albo brakuje odwagi, by zadać pytanie osobie często nieznajomej i starszej. Zresztą nie każdy ma wtedy ochotę rozmawiać na poważne tematy.

Cóż więc ma zrobić nieszczęsny, zwykle młody i niedoświadczony, naukowiec? Konferencja musiałaby trwać kilkanaście dni, by zaspokoić wszelki głód wiedzy, a to nie jest możliwe ani ze względów finansowych, ani z powodu braku czasu.

Z drugiej strony, nie wszystkie referaty są – powiedzmy szczerze – jednakowo interesujące dla każdego uczestnika. I jest to zupełnie normalne. Wobec tego, podczas niektórych prezentacji część osób po prostu się nudzi lub wręcz rezygnuje z przyjścia na daną sesję, albo, co gorsza, wychodzi w trakcie. Takie spacery nie tylko sprawiają przykrość prelegentom i rozpraszają ich, ale przeszkadzają też tym, którzy są zainteresowani wykładem, a na skutek różnego rodzaju „przepraszam” i konieczności przepuszczania innych, nie mogą się skupić.

Jak można temu zaradzić? Nie roszczę sobie prawa do udzielenia uniwersalnej odpowiedzi. Poniższe propozycje można potraktować z przymrużeniem oka jako ciekawostki, ale można też się nad nimi zastanowić.

Jak się przygotować?

Bardzo częstą praktyką jest drukowanie zbioru referatów po konferencji. Dzięki temu organizatorzy zyskują czas, ale uczestnicy tracą możliwość wcześniejszego przeglądu materiałów i ewentualnego przygotowania się do dyskusji. Jednak niejednokrotnie, zwłaszcza w przypadku konferencji odbywających się cyklicznie, udaje się zebrać referaty o wiele wcześniej i wydać je w formie książkowej, tak iż uczestnicy otrzymują je w chwili rozpoczęcia obrad.

Moim zdaniem, to drugie rozwiązanie jest o wiele wygodniejsze dla uczestników. Jednakże proponuję wprowadzenie pewnego usprawnienia, jakim byłoby rozesłanie książki do autorów przed konferencją, tak aby każdy miał możliwość wcześniejszego zapoznania się z treścią wystąpień i wstępnego zdecydowania, które są najbardziej interesujące i z którymi osobami chciałby porozmawiać. Pozwoliłoby to również na sformułowanie pytań i przygotowanie do dyskusji na dany temat.

Równie ważne jest wcześniejsze przesłanie szczegółowego programu konferencji, najlepiej wraz z ostatecznym zaproszeniem. Mam tu na myśli program z wymienioną kolejnością wystąpień i tytułami referatów. Szczególnie w przypadku dużych konferencji pozwala to uczestnikowi na spokojne zastanowienie się, którymi referatami jest zainteresowany oraz ułożenie czegoś w rodzaju grafiku wykładów na własny użytek.

Cenną inicjatywą byłoby też dostarczenie recenzji (zarówno pozytywnych, jak i negatywnych) autorom (można byłoby przesyłać je razem z książką). Recenzja jest niezwykle pomocna zwłaszcza dla autorów młodych, którzy popełniają błędy – jak mają się nauczyć pisać artykuły, jeśli nie będą wiedzieli, co robią źle?

Takie wysyłanie materiałów oczywiście podnosi koszty, ale przecież wcale nie musi to oznaczać wzrostu ogólnego kosztu konferencji (a tym samym opłat dla uczestników). Można przecież zaoferować gościom skromniejsze menu. Albo wydać książkę w tańszej oprawie lub z nieco mniejszym drukiem (zainteresowani i tak przeczytają, a niezainteresowanych nawet najpiękniejsza okładka nie zachęci). Znacznie tańszym nośnikiem są też płyty CD, na których można umieścić wszystkie referaty. Nie cieszą się one jeszcze takim prestiżem jak książki, ale skoro encyklopedie można wydawać w tej formie, to dlaczego materiałom konferencyjnym miałaby ona uwłaczać? W dodatku dość szybkim krokiem zmierzamy w stronę informatyzacji życia, więc zapewne będzie to coraz powszechniejsza praktyka, tym bardziej że koszt takiej publikacji byłby niższy, a czas wydania krótszy (przecież i tak wszystkie referaty są dziś przesyłane w formie elektronicznej).

obrady

Można byłoby uznać, że po dostarczeniu materiałów sama konferencja już nie jest potrzebna, lecz to nieprawda. Trzeba przecież wymienić poglądy, więc rozpoczynają się obrady. Proponuję tu nawiązanie do powszechnie przyjętej formy konferencji, czyli krótką prezentację prac. Mogłoby to być niezwykle skrócone (np. w postaci punktów) ukazanie głównych zagadnień prezentowanych w referacie. Owej prezentacji, trwającej bardzo krótko (np. 5−7 minut), dokonywaliby wszyscy autorzy (de facto byłoby to tylko np. przeczytanie wyżej wspomnianych punktów). Cel stanowiłoby tu nie tyle przedstawienie referatu, ile osoby, aby można było łatwiej znaleźć autora pracy, która nas zainteresowała.

I jeszcze jedna propozycja: na tradycyjnych tabliczkach z nazwiskami (zwykle nie do końca widocznymi) można byłoby umieszczać duży numer porządkowy, a każdy uczestnik w ramach materiałów konferencyjnych mógłby otrzymać listę prelegentów z przypisanymi do nich numerami, co ułatwiałoby też, w razie nieprzewidzianych sytuacji (np. spóźnienia), odnalezienie właściwej osoby.

Tak jak obecnie, prezentacje byłyby podzielone na sesje. Po krótkich wystąpieniach byłby czas na pytania i dyskusje. Mogłoby to się odbywać w obecnej formie (przewodniczący udziela głosu, pytania są zadawane według kolejności wystąpień i od razu się na nie odpowiada – taka forma sprawdza się w przypadku małej liczby uczestników) lub też w postaci mniej sformalizowanych rozmów – chętni gromadzą się przy mniejszych stolikach. Możliwe, że w tej sytuacji najlepsze byłyby dyskusje na stojąco lub zgrupowanie krzeseł w kilku miejscach sali, co mogłoby się sprawdzić przy dużych grupach.

Zastosowanie tego rozwiązania pozwoliłoby też ułatwić wzajemne kontakty na bardzo dużych konferencjach, gdy kilka sesji odbywa się jednocześnie w różnych salach. Osoby zainteresowane referatami przedstawianymi na innych sesjach miałyby teraz możliwość przechodzenia do różnych pomieszczeń bez przeszkadzania prelegentom i stwarzania wrażenia, że dane wystąpienie nie jest interesujące, a także bez obawy, że na którąś prezentację nie zdążą.

Istnieje oczywiście niebezpieczeństwo powtarzania się pytań. Dotyczy ono jednak wspomnianych dużych konferencji, gdzie przechodzi się z sali do sali. Wystarczyłoby jednak krótkie wyjaśnienie, że dane zagadnienie już było poruszane, i powrót do niego nieco później po wyczerpaniu „nowych” pytań.

Inne formy

W niektórych dziedzinach istnieje możliwość wzbogacenia konferencji o inne formy, np. warsztaty, obecność producentów różnego rodzaju urządzeń lub przedstawicieli praktyków z danej dziedziny (np. menedżerów czy księgowych). To umożliwia, jak wspomniałam, zdobycie nowych umiejętności lub nawiązanie kontaktów z osobami zajmującymi się danym zagadnieniem w rzeczywistości. I tak może się okazać, że jakieś rozwiązanie teoretyczne zostało zastosowane w praktyce i np. nie sprawdziło się lub wręcz przeciwnie, sprawdziło, ale po dokonaniu jakiejś modyfikacji. Zatem naukowiec może się zajmować danym problemem od zupełnie innej strony czy też go rozwijać, wiedząc o tego typu zmianach.

Postery mają swoich zwolenników i przeciwników. Niewątpliwie jest to ułatwienie, szczególnie dla osób odczuwających tremę przed publicznymi wystąpieniami. Atmosfera po wygłoszeniu referatu bywa różna, niekiedy zdarza się próba zdyskredytowania referenta. Sesje posterowe pozwalają tego uniknąć, do autora prezentacji podchodzą tylko osoby naprawdę zainteresowane danym zagadnieniem.

Z drugiej strony takie sesje też mają wady. Nie można jednocześnie stać obok swego „dzieła” i przyglądać się pracom innych. Proponowałabym tu również szczegółowy program prezentujący autorów i tytuły wystąpień, a także danie możliwości „spacerów”. W razie nieobecności autora (akurat poszedł oglądać inne prace) można byłoby na niego zaczekać. I znów, aby uniknąć sytuacji, że dwie osoby czekają na siebie w różnych miejscach, można byłoby wprowadzić praktykę powrotu do swojego postera np. co 5 minut, czego musieliby pilnować już sami uczestnicy (tu oczywiście należałoby zaapelować do ich poczucia odpowiedzialności). Sesja posterowa mogłaby trwać nieco dłużej, np. tyle, ile zwyczajna sesja; dałoby to możliwość spokojnego zapoznania się, choćby pobieżnie, z interesującym zagadnieniem. Dyskusję można byłoby kontynuować na omówionych już sesjach mniej formalnych.

Nie wiem, jak moje propozycje sprawdziłyby się w praktyce ani czy znajdą wielu zwolenników, ale moim zdaniem stanowiłyby pewne usprawnienie. I wcale nie musiałoby to oznaczać dodatkowych utrudnień czy skrócenia czasu trwania konferencji. Zwykle dyskusje nieformalne osób zainteresowanych trwają dłużej, nawet w czasie przerw. Za to, być może, zmniejszyłaby się liczba osób opuszczających obrady, same konferencje stałyby się atrakcyjniejsze, a dzięki nim rozwój nauki – szybszy, czego chyba wszyscy sobie życzymy.