Redagowanie to dla mnie prawdziwa przyjemność, po prostu lubię kąpać się w języku. Wbrew pozorom cieszę się, gdy mogę poprawiać źle napisany tekst, lubię, gdy w moich rękach zamienia się on w materiał znacznie płynniejszy w lekturze, a jednocześnie przekazujący wciąż te same treści, które zawarł w nim autor. Mina mi rzednie, gdy przychodzi do obróbki tabel czy korespondencji z autorami na temat rycin. Parafrazując Freuda, autobiografia redaktora pracującego w wydawnictwie naukowym mogłaby nosić tytuł „Tabele i (zwłaszcza) ryciny jako źródło cierpień”.

Reguła ta znajduje nieoczekiwane zastosowanie przy edycji publikacji naukowych, jeśli autor zdecyduje się dołączyć do artykułu tabele lub ryciny. Dostarczane są one we wszystkich możliwych formach i formatach (również takich, które pozornie wydają się niemożliwe). Gdy któregoś dnia kurier dostarczy mi rycinę w formie ryngrafu albo tabelę na glinianej tabliczce, niczym Dawid Podsiadło tylko lekko uniosę brwi. Chciałbym podkreślić to od razu: nawet przez moment nie pomyślałem (a pracuję już trochę w tym fachu), że wynika to ze złośliwości czy złej woli autorów. Jest to raczej wynik bezrefleksyjnego działania: generujemy obraz/wykres – dołączamy go do tekstu w folderze – przesyłamy całość do wydawnictwa/czasopisma.

Niestety, właśnie tabele i ryciny są pod względem technicznym miękkim podbrzuszem obróbki redakcyjnej materiału. Recenzent nie interesuje się sposobem, w który zostały wykonane te dodatkowe elementy artykułu, jeśli tylko może je zobaczyć podczas sprawdzania. Gdy materiał trafia w ręce redaktora, od złożenia w wydawnictwie minęło już kilka miesięcy i często dopiero teraz się okazuje, że Apollo 13 ma problem. Autorzy często nie są świadomi zasadniczej kwestii: tekst można przerabiać w dowolny sposób, edytor tekstu przyjmie wszystko, programy do składu – prawie wszystko. Natomiast możliwość ingerencji składacza/grafika w wadliwie wykonaną rycinę jest ograniczona. Tabele da się na ogół dostosować do wymogów składu i sformatować w taki sposób, by składacz mógł je prawidłowo odtworzyć w InDesignie, Quarku czy LaTeX-ie, ale konieczność ich przerabiania w trakcie przygotowania materiału do składu na ogół znacznie wydłuża ten proces. Nie chodzi mi o to, by autorzy znali tajniki DTP, wystarczy uzyskanie orientacji w kilku podstawowych i niewymagających fachowej wiedzy zagadnieniach. Korespondencja z autorami w celu uzyskania ilustracji lepszej jakości wydłuża zaś cały proces obróbki materiału.

Kłopotliwy skład

Omówię te kwestie poniżej, zaczynając od tabel. Tabele powodują mniej problemów niż ryciny, należy przestrzegać następujących reguł.

Po pierwsze, każda tabela powinna mieć tytuł i nagłówek. Ten pierwszy jest ważny zarówno dla jej czytelności w tekście (czytelnik musi wiedzieć, czego dotyczy dana tabela), jak i ze względów wizualnych (layout wielu czasopism i książek naukowych przewiduje obligatoryjny tytuł dla każdej tabeli, sam numer sprawia wrażenie zawieszonego w powietrzu). Nagłówek zaś zwiększa przejrzystość tabeli, opisane są wtedy zarówno kolumny (za pomocą nagłówka), jak i rzędy (za pomocą boczka).

Po drugie, tabele należy tworzyć w Wordzie za pomocą przeznaczonych do tego narzędzi. Tworzenie ich w Excelu i przeklejanie do Worda powoduje, że skład jest bardziej kłopotliwy, gdyż MS Word i MS Excel – choć należą do tego samego pakietu – nie zawsze są ze sobą kompatybilne (podobnie jak kolejne wersje Worda). Zdarzają się też tabele sprawiające wrażenie zestawionych nie z powiązanych komórek, a z niezależnych od siebie ramek – takiej tabeli w ogóle nie da się edytować i trzeba ją stworzyć od nowa.

Po trzecie, nie należy ustawiać położenia zawartości komórki za pomocą spacji lub tabulatorów, lecz po prostu wyrównać je do lewej albo wyśrodkować.

Po czwarte i ostatnie, trzeba mieć świadomość, że bardzo duże tabele mogą się po prostu nie zmieścić nawet na rozwarciu (czyli dwóch sąsiadujących ze sobą stronach). Jeśli powstała bardzo duża tabela, warto się zastanowić nad podzieleniem jej na dwie lub nawet trzy mniejsze. Niektórzy autorzy sugerują wtedy, by złożyć taką ogromną tabelę mniejszym stopniem pisma. Nie ulegamy takim prośbom z trzech powodów. Odnalezienie konkretnej rubryki w bardzo dużej tabeli będzie na tyle trudne, że większość czytelników tylko rzuci na nią okiem. Ponadto mniejszy stopień pisma zmniejszy czytelność i tak już skomplikowanej tabeli, a różnicowanie stopni pisma w celu zmieszczenia większej ilości danych na mniejszej powierzchni nie wygląda zbyt profesjonalnie i powoduje wizualny chaos w publikacji. Niewskazane są też tabele bardzo długie. Można je rzecz jasna podzielić na kilka stron, powtarzając nagłówek na każdej stronie, ale również wpływa to ujemnie na możliwości korzystania z tabeli przez czytelnika.

Nie wklejać, nie zmniejszać

Przejdę teraz do omawiania zasad przygotowania rycin. Reguły te również nie są skomplikowane, a znajomość fachowej terminologii nie jest konieczna.

Zasadniczym błędem jest wklejanie rycin do głównego tekstu lub tworzenie osobnego pliku Word, do którego wklejone zostały wszystkie ilustracje – ryciny wklejane do plików Word są na ogół niewielkie. Odnoszę wrażenie, że niektórzy autorzy tak bardzo chcą przesłać wszystko w jednym pliku, że zmniejszają ilustracje, które w oryginale miały optymalny rozmiar. Zdarza się też, że wklejenie ilustracji do pliku tekstowego powoduje kompresję ich rozmiaru połączoną z pogorszeniem ich jakości (tzw. kompresję stratną). Jest to przypuszczalnie powodowane mnogością wersji Worda (nie zawsze np. starsza wersja Worda przejmie bez problemu grafikę wetkniętą w nowszej wersji programu, czasem przekształci ją na podgląd, a pozostałą informację usunie).

Równie ważne jest odróżnianie grafik wektorowych i bitmap. W tych pierwszych każdy element jest figurą geometryczną z edytowalnym obrysem (także litery i cyfry). Takie ryciny można dowolnie skalować, obracać i zmieniać ich proporcje bez straty jakości. Są zawsze wyraźne. Można też zmieniać bez problemu miejsce tekstu, użyte fonty, kolory wypełnienia i obrysu poszczególnych elementów, poprawiać błędy itp. W taki sposób najczęściej wykonywane są wykresy, schematy, plany, mapy i loga. Takie ilustracje najlepiej przekazywać w kilku wariantach: jako pliki źródłowe (np. pliki Excela, PowerPointa, Worda) oraz jako pliki uzyskane z „Zapisz jako” lub „Eksportuj do…” formatów *eps lub *pdf. Można też dołączyć plik *pdf uzyskany poprzez „Drukuj do…” formatu Acrobat PDF lub podobnego. Same pliki źródłowe mogą nie wystarczyć, gdyż nie wszyscy mają programy, w których ryciny zostały utworzone. Warto dołączyć używane fonty, zwłaszcza jeśli są one niestandardowe (a może to mieć znaczenie, jeśli stosowane są np. nietypowe symbole lub znaki alfabetów niełacińskich). Grafiki wektorowe wstawione do edytora tekstu (np. MS Word) poprzez „kopiuj-wklej” są często bezużyteczne, gdyż są nierzadko przekształcane do grafiki rastrowej (np. jest to obraz fragmentu ekranu) i nie dają się dobrze edytować.

Wielkość, rozmiar, rozdzielczość

Jeśli przygotowujemy ilustracje do druku w formie bitmap (czyli np. zdjęcia, grafiki, termogramy itp.) warto wiedzieć, jakie wymiary (koniecznie w pikselach) ma przekazywana grafika. Powinno to być minimum 100 pikseli na każdy centymetr szerokości lub wysokości grafiki. Jeśli np. chcemy, aby grafika (lub jej fragment) w publikacji miała wymiary 12 na 9 cm, to powinna mieć ona (lub jej fragment) co najmniej 1200 pikseli szerokości i 900 pikseli wysokości. Bitmapy zbyt małe nie dają się dobrze powiększać, pojawiają się charakterystyczne „schodki” na krawędziach. Kluczowe jest też odróżnianie wielkości pliku (mierzonej w kilo– lub megabajtach), rozmiaru ilustracji (mierzonego w pikselach) i jej rozdzielczości (podawanej w punktach na cal: dpi – dots per inch ). Wielkość pliku zależy od użytego formatu oraz sposobu kompresji danych. Skompresowany wykres będzie dużo mniejszy od skompresowanej fotografii o tych samych wymiarach w pikselach. Rozdzielczość jest wartością umowną. Ilustracja o rozmiarze 1000 × 500 pikseli na ekranie przy rozdzielczości 144 dpi będzie miała wymiary ok. 17,6 na 8,8 cm, a przy rozdzielczości 300 dpi w druku już tylko 8,5 na 4,25 cm. Najwięcej mówi nam rozmiar ilustracji podany w pikselach. Może się zdarzyć, że plik – zwłaszcza w formacie *tiff – jest duży (ma np. 2 MB), ale ma rozmiar znaczka pocztowego (np. 150 × 200 pikseli). Przyjmuje się, że rozdzielczość 72 dpi lub 96 dpi jest dostosowana raczej do publikacji internetowych. W druku, a także w wielu e-publikacjach w formacie *pdf przyjmuje się 300 dpi jako standard.

Częstym błędem jest wprowadzanie opisów na rycinę. Jeśli nie są one na osobnej warstwie, to zlewają się z tłem, nie można ich edytować ani usunąć (albo wymaga to wiele pracy). Jeśli trzeba takie teksty wprowadzić, warto to zrobić tak, aby nie wstawić ich na stałe do ilustracji: np. wstawić rycinę do edytora tekstu, a następnie w tym edytorze teksty wprowadzić i przenieść je w pożądanie miejsca.

Kwestią o zasadniczym znaczeniu jest format ilustracji, niezależnie od tego, czy jest to wykres, histogram, grafika, zdjęcie czy materiał graficzny innego typu. Przy grafikach wektorowych najlepszy jest format źródłowy, a w razie braku takiej możliwości – *eps. Bitmapy najlepiej przesyłać w formacie *tiff bez kompresji lub z kompresją *lzw (bezstratną). Nie bez powodu składacze i graficy przed rozpoczęciem obróbki przekształcają pliki z innymi rozszerzeniami w pliki *tiff. Przy przekształcaniu plików z innymi rozszerzeniami w najpopularniejszy format *jpg dochodzi zaś do kompresji stratnej – można otrzymać mały plik (łatwy do przesyłania), ale z bezpowrotną utratą szczegółów. Składacze cenią też formaty *psd i *png, przy których kompresja jest bezstratna lub niemal bezstratna.

Nie jest niestety rzadkością sytuacja, kiedy autor poproszony o przysłanie oryginałów odpisuje, że już ich nie ma. Trzeba zawsze pozostawić oryginały ilustracji, a pracować na ich kopiach, inaczej strata jakości przy nieprzemyślanych przeróbkach może być nieodwracalna.