Jednym z problemów zgłaszanych przez grantobiorców NCN w zakresie procedur konkursowych było to, że na poczet realizacji projektu można zaliczać wydatki dokonane dopiero po podpisaniu umowy. Tymczasem od momentu wydania przez NCN decyzji o finansowaniu do momentu podpisania umowy, a tym samym rozpoczęcia realizacji projektu, niekiedy mijało kilka miesięcy. W przypadku niektórych projektów te kilka miesięcy miało kluczowe znaczenie dla realizacji założonych celów. Przykładem mogą być projekty, w których materiałem badawczym są rośliny o określonym czasie wegetacji, a podpisanie umowy w standardowym trybie wiązałoby się ze zbyt późnym rozpoczęciem realizacji projektu.

Aby rozwiązać ten problem, podjęto decyzję, że koszty będą kwalifikowalne w ramach projektów już po uprawomocnieniu się decyzji o przyznaniu finansowania. Zmiana ta wejdzie w życie wraz z ogłoszeniem wyników konkursów MAESTRO 9, SONATA 13, SONATA BIS 7 oraz HARMONIA 9. Dodatkowo kierownicy po otrzymaniu decyzji o przyznaniu finansowania będą mogli przesłać drogą elektroniczną do opiekuna projektu w NCN informację o proponowanej przez nich dacie rozpoczęcia projektu. Jeśli wskazany termin nie będzie powodował trudności z wydatkowaniem przez NCN środków, zostanie zaakceptowany. W przypadku, gdy umowa o finansowanie i realizację projektu nie zostanie jednak podpisana, koszty poniesione przez jednostkę nie będą refundowane przez Centrum. Ułatwienia administracyjne dotyczyć będą również niektórych sytuacji związanych z przenoszeniem grantów do innej jednostki.

Mniej oświadczeń

NCN postanowiło także zmniejszyć liczbę wymaganych oświadczeń. Począwszy od konkursów, których ogłoszenie jest planowane na 15 września 2018 r., nie trzeba będzie do każdego wniosku o finansowanie załączać dodatkowego formularza, sprawdzającego czy wniosek obejmuje udzielenie pomocy publicznej. Odpowiednie informacje będzie można po prostu wprowadzić do wniosku. Z powodu konieczności dokonania poprawek w systemie ZSUN/OSF, zmiana ta wejdzie w życie dopiero za kilka miesięcy. W przypadku wniosków składanych przez osoby fizyczne zostaną zlikwidowane oświadczenia o zatrudnieniu kierownika projektu, które dotychczas jednostka przedstawiała po wydaniu promesy, a przed otrzymaniem decyzji o finansowaniu projektu. Zmiana ta zostanie po raz pierwszy zastosowana już w konkursach ogłoszonych 15 września 2017 r., czyli aktualnie ocenianych przez Centrum: OPUS 14, PRELUDIUM 14 oraz DAINA 1.

Podczas spotkania okrągłego stołu rozmawiano także na temat konstrukcji wniosku oraz jej wpływu na proces aplikowania o grant. Dotychczas skrócony i szczegółowy opis projektu stanowiły część wniosku. Kierownicy projektów ubiegający się o finansowanie z ramienia jednostki naukowej często mieli mniej czasu na przygotowanie obu opisów ze względu na to, że jednostki ustalają wcześniejsze, wewnętrzne terminy przygotowania dokumentacji. Rada NCN pozytywnie oceniła propozycję zmiany w strukturze wniosku oraz przesunięcia skróconego i szczegółowego opisu projektu do sekcji „Załączniki”. Dzięki takiemu rozwiązaniu kierownicy projektów będą mogli pracować nad merytoryczną częścią projektu aż do zamknięcia naboru. Dodatkowo skrócony opis projektu, dotychczas sporządzany w języku polskim, będzie przygotowywany w języku angielskim. Opis ten jest oceniany przez ekspertów będących członkami zespołów ekspertów w pierwszym etapie oceny w konkursach NCN. Zmiana języka skróconego opisu na angielski umożliwi już na pierwszym etapie oceny zapraszanie obcokrajowców do uczestnictwa w pracach zespołów, w tym naukowców pochodzących z zagranicy, a pracujących na co dzień w Polsce. We wniosku pozostaną natomiast zarówno polska, jak i angielska wersja opisu popularnonaukowego projektu. Zmiana ta zostanie wprowadzona wraz z ogłoszeniem konkursów OPUS 15 i PRELUDIUM 15 w marcu 2018 r.

Narodowe Centrum Nauki wprowadzi również kilka zmian istotnych dla osób już realizujących projekty. Okres realizacji będzie można wydłużyć za zgodą kierownika jednostki do 12 miesięcy, licząc od pierwotnego terminu zakończenia projektu, bez konieczności uzyskiwania zgody Centrum. Dotychczas było to możliwe tylko wtedy, gdy projekt przedłużano najwyżej o 6 miesięcy. Należy tu jednak zwrócić uwagę, że jeśli projekt zostanie raz przedłużony o więcej niż 12 miesięcy za zgodą NCN, nie będzie już można skorzystać z opcji przedłużenia do 12 miesięcy bez zgody NCN (tak, jak jest obecnie). W przypadku projektów zakwalifikowanych do finansowania w konkursie POLONEZ oraz w konkursach ogłaszanych we współpracy dwu- lub wielostronnej zmiana ta nie będzie obowiązywać ze względu na odrębne regulacje konkursowe, obejmujące również partnerów zagranicznych.

Większa swoboda kosztorysów

We wszystkich projektach realizowanych ze środków NCN zostaną ujednolicone zasady dotyczące przesuwania kosztów pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztorysu, wprowadzona zostanie również możliwość dokonania dodatkowych zmian w kosztorysie bez konieczności uzyskiwania zgody Centrum. Dopuszczalne będzie zwiększenie puli wynagrodzeń w projektach, w których obowiązywały niższe niż obecnie limity wynagrodzeń (czyli finansowanych w konkursach ogłoszonych przed marcem 2015 r.): dla stanowisk typu postdoc do wysokości 120 tys. zł rocznie oraz dla specjalistycznych stanowisk pomocniczych do wysokości 85 tys. zł rocznie, o ile istnieją takie możliwości finansowe w projekcie. Do podniesienia tych wynagrodzeń będą mogły być wykorzystane fundusze zaoszczędzone w ramach innych kosztów projektu. Kierownik projektu, jeśli będzie to zgodne z wewnętrznymi regulacjami jednostki, w razie konieczności będzie mógł dokonać zmian merytorycznych w innych kosztach bezpośrednich oraz w liście zaplanowanej do zakupienia aparatury bez konieczności aneksowania umowy. Należy jednak zaznaczyć, że wszelkie zmiany będą podlegać ocenie na etapie rozliczania projektu przez zespół ekspertów NCN oraz w przypadku ewentualnej kontroli.

Kolejną zmianę wprowadzono w zakresie możliwości dopłacania przez jednostki do wynagrodzeń etatowych finansowanych przez NCN. Dotychczasowy regulamin przyznawania środków określał maksymalne limity wysokości wynagrodzenia, jakie można finansować z budżetu projektu. Po zmianach w przypadku zatrudnienia etatowego z funduszy grantowych nie będzie przeciwwskazań, żeby jednostka dofinansowała wynagrodzenia z własnych środków lub z przyznanych przez Centrum kosztów pośrednich.

Warto tutaj zaznaczyć, że zmiany dotyczące realizacji grantów będą działać wstecz, czyli będzie je można zastosować do większości już trwających projektów. Ze względu na dodatkowe regulacje prawne część z nich nie będzie jednak możliwa w projektach obejmujących pomoc publiczną, a więc realizowanych przez przedsiębiorstwa lub konsorcja naukowe, w których finansowanie z NCN stanowi przynajmniej dla jednego z partnerów pomoc publiczną oraz w konkursach POLONEZ 1, 2 i 3.

Jednostki realizujące granty NCN oraz kierownicy projektów otrzymają w najbliższym czasie oficjalne pisma od Narodowego Centrum Nauki informujące o zakresie i dokładnych terminach wprowadzania zmian. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie będzie konieczności aneksowania umów w przypadku już trwających projektów. Poprzez wprowadzenie omówionych usprawnień NCN chce umożliwić kierownikom bardziej elastyczne dostosowywanie zakresu projektu do zmieniających się okoliczności, zarówno naukowych, jak i administracyjnych. Należy jednak pamiętać, że zmiany w realizacji projektów badawczych nie mogą się wiązać ze zwiększeniem finansowania, a jedynie ze zmianą zagospodarowania przyznanych środków. O każdej zmianie trzeba poinformować NCN w najbliższym raporcie, a zasadność wszelkich zmian będzie oceniania na etapie rozliczania projektu przez zespół ekspertów lub w razie ewentualnej kontroli.

Dotychczasowe zmiany

Trzeba dodać, że opisane powyżej działania są kontynuacją procesu odbiurokratyzowania działalności Centrum, który trwa przynajmniej od dwóch lat. W tym czasie wprowadzono m.in. możliwość dokonywania zmian merytorycznych oraz przedłużania projektów do 6 miesięcy bez konieczności uzyskiwania zgody ze strony NCN (obecnie wydłużone do 12 miesięcy), a wyłącznie za aprobatą jednostki realizującej. Jedyne zmiany, na które NCN musi obecnie wyrazić zgodę, to: zmiana jednostki, kierownika projektu, skrócenie okresu realizacji lub jego przedłużenie o więcej niż 12 miesięcy, przesunięcie środków pomiędzy latami kalendarzowymi skutkujące zmianą wysokości rat przekazywanych jednostce przez Centrum oraz przesunięcie środków między pozycjami kosztorysu o więcej niż 15% (łącznie) lub więcej niż 100 tys. zł z kosztów bezpośrednich.

NCN uprościło również obsługę finansową poprzez wprowadzenie zbiorczego rachunku bankowego dla jednostki, na który przekazywane są środki na wszystkie projekty realizowane przez nią z grantów Centrum. Dodatkowo wprowadzono uproszczone zasady zwrotu i rozliczania odsetek bankowych w projektach.

Istotne zmiany dotyczyły również procedur konkursowych. W przypadku konkursów, w których na drugim etapie oceny odbywa się rozmowa kwalifikacyjna z kierownikiem projektu, w uzasadnionych przypadkach NCN nie wymaga fizycznej obecności kierowników na rozmowach. Jeśli kierownik nie może dotrzeć na rozmowę do siedziby Centrum z przyczyn losowych, dopuszcza się prowadzenie zdalnych rozmów kwalifikacyjnych.

W zakresie zasad i regulaminów konkursowych w ciągu ostatnich dwóch lat Rada NCN również wprowadziła szereg zmian. Jedną z ważniejszych jest doprecyzowanie zasad dotyczących wynagrodzeń etatowych, które można sfinansować ze środków NCN. W ostatnim czasie nie tylko zniesiono niektóre ograniczenia w tym zakresie, lecz także podniesiono stawki dla kierowników projektów i członków zespołów badawczych oraz ustalono, że nie można zaplanować na takie wynagrodzenie mniej niż kwoty ustalone przez Centrum. Wprowadzenie tego rozwiązania było możliwe dzięki zwiększeniu budżetu NCN w ostatnim czasie. Dodatkowo poprzez wprowadzenie sztywnych stawek rozwiane zostały wątpliwości wnioskodawców, którzy konstruując wniosek często się zastanawiali, czy powinni skorzystać z maksymalnej dostępnej kwoty na wynagrodzenie etatowe, czy też raczej zaplanować mniej.

Gdy jednym z kryteriów wejściowych konkursu jest limit lat po otrzymaniu stopnia naukowego doktora (SONATINA, SONATA, SONATA BIS), wzorując się na rozwiązaniach stosowanych przez European Research Council wprowadzono udogodnienia dla matek wychowujących dzieci polegające na wydłużeniu okresu po uzyskaniu stopnia doktora, w którym mogą wziąć udział w ww. konkursach, oraz okresu publikacyjnego. Zasadę tę wprowadzono również w konkursach na stanowiska typu postdoc, finansowane w ramach projektów NCN (również zakwalifikowanych do finansowania we wcześniejszych konkursach), dla kobiet, które uzyskały stopień doktora wcześniej niż 7 lat przed rokiem zatrudnienia w projekcie, o ile w tym czasie urodziły bądź przysposobiły dziecko lub dzieci. W obu przypadkach okres, jaki upłynął od uzyskania stopnia doktora, może zostać przedłużony o 18 miesięcy na każde dziecko. Rozwiązanie to dotyczy również kobiet, które nie korzystały z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich lub wychowawczych udzielanych na zasadach określonych w przepisach kodeksu pracy.

W październiku 2016 r. dokonano pewnej liberalizacji w zakresie stypendiów naukowych NCN w projektach: można skrócić lub wydłużyć czas wypłaty stypendium, o ile okres wypłaty nie przekroczy 60 miesięcy. Pod pewnymi warunkami można również zmienić kwotę wypłacanego stypendium oraz liczbę zaplanowanych stypendiów w projekcie. Należy przy okazji zauważyć, że stypendia naukowe podlegają ostrzejszym regulacjom, gdyż muszą być zgodne z regulaminem pozytywnie zaopiniowanym przez Radę Główną Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz zatwierdzonym przez ministra nauki i szkolnictwa wyższego. Liberalizacja dotyczy również zatrudniania na stanowiskach typu postdoc w projektach – NCN dopuszcza zmianę zaplanowanej we wniosku liczby zatrudnionych osób i czasu trwania ich zatrudnienia w ramach puli środków zaplanowanych na wynagrodzenia tego typu, pod warunkiem że pojedynczy etat nie będzie krótszy niż 6 miesięcy, pula środków na wynagrodzenia postdoc nie zostanie przekroczona, a osoba zatrudniana spełni kryteria określone w regulaminie przyznawania środków przyjętym przez Radę NCN dla danego konkursu.

Ważnym elementem usprawnienia współpracy na linii NCN – grantobiorcy jest elektronizacja składania wniosków i podpisywania umów. Od grudnia 2016 r. właściwie wyeliminowano obieg papierowy w tych procesach. Dodatkowo wnioskodawcy mają możliwość dołączenia do wniosków plików podpisanych elektronicznie lub podpisanych odręcznie i zeskanowanych, dzięki czemu nie ma potrzeby zakupu podpisu kwalifikowanego już na etapie składania wniosków. Elektronizacja wyeliminowała opóźnienia związane z fizycznym przekazywaniem dokumentacji w formie papierowej. Zdajemy sobie sprawę, że ta zmiana wiązała się również z dodatkowymi kłopotami dla wnioskodawców, np. koniecznością korzystania z podpisu elektronicznego przy podpisywaniu nowych umów. Było to jednak niezbędne w celu wyeliminowania papieru z tego procesu. Jesteśmy przekonani, że byłoby to nieuniknione w dłuższej perspektywie.

Oprócz wprowadzania bieżących ułatwień w procesach składania wniosków i realizacji grantów Narodowe Centrum Nauki dużą wagę przywiązuje do tego, aby każdy mógł sprawdzić, jakie projekty są realizowane ze środków publicznych za pośrednictwem NCN i jakie są ich efekty. W tym celu z osobistej inicjatywy prof. Michała Karońskiego, byłego przewodniczącego Rady NCN, już w 2016 r. uruchomiono bazę projektów projekty.ncn.gov.pl. Prezentuje ona podstawowe informacje o projektach finansowanych w konkursach NCN, w przypadku których została już podpisana umowa, m.in. tytuł projektu, dane kierownika, jednostki, budżet, czas trwania projektu i jego status. Istotne jest to, że w bazie można sprawdzić również, jakie publikacje ukazały się w wyniku przeprowadzonych badań oraz jaką aparaturę zakupiono w ramach projektu. Dane uzupełniane są na podstawie spływających do NCN raportów. Bazę można przeszukiwać także według słów kluczowych, które wprowadzili sami kierownicy projektów jeszcze na etapie składania wniosków.

Posiedzenie tzw. okrągłego stołu w grudniu 2017 r. okazało się bardzo pożyteczne dla NCN jako instytucji, również ze względu na możliwość bezpośredniego kontaktu pracowników Centrum z osobami realizującymi granty, co przyczyni się do lepszego zrozumienia po obu stronach. W przyszłości Centrum planuje organizować takie wydarzenia cyklicznie.