Jednym z najważniejszych obszarów aktywności pracowników naukowych i dydaktycznych jest prowadzenie badań naukowych. Wiążą się one jednak z wysokimi kosztami, istotnym wyzwaniem jest więc pozyskanie środków na ich realizację, np. w postaci grantu. Aby otrzymać grant, niezbędne jest, oprócz ciekawego projektu, właściwe przygotowanie wniosku, tak aby był on zgodny z wszelkimi wymogami formalnymi. Realizacja grantu nie polega jednak wyłącznie na zrealizowaniu samego projektu. Towarzyszą mu bowiem rozmaite kwestie formalne – mogą one pochłonąć nawet i 80% czasu grantobiorcy. Równie ważne jest rozliczenie grantu.

Na co powinien zwrócić uwagę kierownik projektu, aby mógł bez problemów poradzić sobie z kwestiami formalnymi i szybko przejść do tego, co najważniejsze – czyli sprawnej realizacji badań przewidzianych we wniosku grantowym?

Wskazówki dla kierownika projektu

Rozplanowanie zadań w czasie

Bardzo ważnym zadaniem kierownika projektu jest nadanie jego realizacji ram czasowych i ścisłe rozplanowanie zadań na każdym etapie realizacji, ustalenie terminów i podział obowiązków. Aby prace przebiegły sprawnie, należy zapewnić zespołowi warunki do realizacji zadań, także te podstawowe, takie jak sprzęt czy materiały. Bieżące prace z pewnością ułatwi przekazanie zespołowi podsumowania poprzedniego etapu.

Przygotowując wniosek kierownicy projektu korzystają często z diagramu Gantta, który pozwala zobaczyć proces w całościowym ujęciu – przyda się on także na etapie planowania zadań (powinien być wówczas bardziej szczegółowy niż ten przedstawiany we wniosku). Pozwala on rozdzielić i zaplanować zadania, także pod kątem ich stopnia trudności, uporządkować kwestie administracyjne (sprzęt, umowy, faktury) i ułatwia ich delegowanie.

Wiele czynności, składających się na proces realizacji dofinansowanego projektu, zarówno pod kątem merytorycznym, jak i administracyjnym, jest dość przewidywalnych i powtarzalnych. Ta wiedza także ułatwi rozpisywanie rozmaitych zadań w czasie. Szczególnie ważnym momentem jest sam początek prac, np. ten, gdy trwa oczekiwanie na zamówiony sprzęt i materiały. Warto wykorzystać ścieżki krytyczne, które pozwalają przyjrzeć się kolejnym etapom wykonania danego zadania, dostrzec możliwe warianty i wzajemne powiązania. To też dobry moment na odwiedzenie kilku działów administracyjnych jednostki, w której grant będzie realizowany i rozeznanie się w kwestiach dotyczących faktur, typów umów, przetargów oraz rozmaitych szczegółów związanych z zamówieniami.

Panowanie nad środkami finansowymi

Największą odpowiedzialność finansową ponosi kierownik projektu – dlatego musi on w pełni panować nad powierzonymi środkami. Warto pamiętać, żer nawet najlepiej rozpisany kosztorys nie gwarantuje, że wszystko zostanie zrealizowane zgodnie z planem. Bardzo ważnym zagadnieniem jest zużytkowanie przyznanych środków w zaplanowany sposób i rozliczenie każdego wydatku zgodnie z procedurami (jednostki przyznającej grant i jednostki realizującej go) oraz oczywiście w zgodzie z przepisami.

Kierownik projektu powinien umieć odpowiedzieć nie tylko na pytanie, jaka część środków została już zagospodarowała, a ile jeszcze pozostało, ale także – kiedy dany wydatek został poniesiony i zaksięgowany, z jakiej puli został poczyniony i do jakiej pozycji przyporządkowano konkretną kwotę.

Aby ułatwić sobie pracę, warto zapisywać takie informacje w postaci tabel przestawnych. To przydatne narzędzie, które pozwala zgromadzić w jednym miejscu wszystkie dane i szybko wygenerować niezbędne zestawienia, które mogą się następnie przydać do przygotowania rocznego raportu.

Zarządzanie zespołem

Kolejną ważną kwestią jest umiejętność zarządzania zespołem. Dobrze zorganizowany, współpracujący ze sobą zespół to klucz do sprawnej i skutecznej realizacji projektu. Kierownik projektu, kompletując skład zespołu i rozdzielając zadania, powinien brać pod uwagę nie tylko kompetencje merytoryczne poszczególnych osób, ale także ich cechy osobowościowe i styl pracy. Przydatnym narzędziem, ułatwiającym podział zadań i określanie terminów ich realizacji, jest wspomniany już diagram Gantta.

Dobrze przygotowany raport

Aby ułatwić przygotowywanie raportów – szczególnie tego końcowego, warto ustalić ze współpracownikami, że ich zadanie będzie uznane za zrealizowane dopiero w momencie, gdy przygotują oni stosowną notatkę dotyczącą wykonanych prac. Notatki te warto umieszczać na wspólnej platformie, którą mogą edytować wszyscy uczestnicy projektu.

Przygotowanie raportu to bardzo pracochłonne zadanie. Prawidłowo przygotowany raport powinien obejmować zarówno postęp prac badawczych, jak i sposób wydatkowania otrzymanych środków. Musi także nie tylko trafić do instytucji grantodawczej w określonym terminie i być zgodny z jej wymogami.

Wprowadzanie zmian do projektu

Przygotowując wniosek, potencjalny grantobiorca powinien zastanowić się, jakie można przewidzieć ewentualne zmiany które mogą nastąpić w trakcie realizacji projektu. Na wstępnym etapie nie zawsze możliwe jest precyzyjne określenie wszystkich szczegółów. Niezbędna jest zatem pewna elastyczność. Zmiany, które trudno przewidzieć, mogą dotyczyć np. cen materiałów czy warunków realizacji projektu, możliwości zespołu. Dlatego już na etapie przygotowania wniosku warto sprawdzić, jaka jest polityka instytucji grantodawczej w kwestii wprowadzania zmian, ich zakres i związane z nimi procedury. Oczywiście, każda zmiana musi być odnotowana w raporcie!

Publikacje naukowe

Instytucje przyznające granty wymagają zwykle efektów w postaci publikacji naukowych. Ich przygotowanie na wczesnych etapach realizacji projektu może być trudne, jako że wyniki badań, które nadają się do publikacji, często dostępne są dopiero pod koniec jego realizacji. Niezbędne jest zdobycie informacji, ile czasu instytucja pozostawia na uzupełnienie publikacji w raporcie końcowym, biorąc pod uwagę fakt, że od chwili przesłania pracy do czasopisma do momentu jego faktycznej publikacji może upłynąć dłuższy czas. Warto opracować plan publikacji – być może na niektórych etapach realizacji prac możliwe będzie przygotowanie artykułów, relacjonujących np. stan badań czy ich wstępne wyniki – i kto z członków zespołu powinien się tym zająć.

* * *

To tylko niektóre zagadnienia dotyczące organizacyjnej strony projektu badawczego. Aby sprostać wszystkim wyzwaniom, towarzyszącym realizacji projektu, warto się dobrze przygotować. Zachęcamy do skorzystania z bogatej oferty szkoleń organizowanych przez Instytut PWN. Zaufana marka, rzetelna wiedza i eksperci PWN to gwarancja wysokiego poziomu merytorycznego i najlepszy sposób na rozwój kompetencji!