W lutym br., a więc w połowie trwania programu Horyzont 2020, wprowadzono zmianę zasad wynagradzania w projektach, która umożliwić ma wypłacanie dodatkowych świadczeń w niektórych przypadkach. KE musiała zmodyfikować system wynagradzania tak, żeby mieścił się w ramach ogólnych zasad uczestnictwa w programie. Beneficjenci natomiast – po ponad trzech latach trwania programu – muszą na nowo zapoznawać się z zasadami i podejmować decyzje co do sposobu ich implementacji. Uznano jednak, że nie można bagatelizować dyskusji na temat dysproporcji w poziomie zarobków oraz niedopasowania dotychczasowych zasad dotyczących kosztów osobowych H2020 do systemów płacowych funkcjonujących w niektórych krajach członkowskich.

Takie same zasady

Główna zmiana polega na wyodrębnieniu grupy beneficjentów, u których wynagrodzenie różni się w zależności od tego, czy pracownik pracuje na rzecz projektu, czy nie. Z nowej opcji będą zatem korzystać tylko niektóre podmioty. Instytucje, w których poziom wynagrodzeń pracowników nie zmienia się w związku z realizacją projektów, będą stosować dotychczasowe zasady wynagrodzeń. W Polsce rozpowszechnioną praktyką jest wypłacanie pracownikowi różnego rodzaju dodatków w przypadku jego zaangażowania w projekt. Dotychczas osoby realizujące programy finansowane przez krajowe instytucje, na przykład NCN czy NCBR, mogły liczyć na dodatki do wynagrodzenia. Przy realizacji projektów Horyzontu 2020 było to niemożliwe. Koszt taki uznawano za niekwalifikowalny (pomijając kwestię dodatkowego wynagrodzenia do wysokości 8 tys. euro, które ze względu na obwarowanie trudnymi do spełnienia ograniczeniami praktycznie nie było przez beneficjentów stosowane). Sytuacja taka demotywowała polskich naukowców do ubiegania się o finansowanie badań z H2020. Z ekonomicznego punktu widzenia bowiem udział w projektach krajowych był bardziej racjonalną opcją.

Nowe rozwiązanie skierowane jest właśnie do tej grupy instytucji, umożliwiając im zastosowanie zwykłych praktyk płacowych także do projektów Horyzontu. Beneficjent wypłacający w projektach krajowych wynagrodzenia na podwyższonym poziomie (ew. dodatki do wynagrodzeń) po spełnieniu określonych warunków może stosować te same zasady także w odniesieniu do H2020, przy czym poziom wynagrodzeń wypłacanych w projektach Horyzontu nie może być wyższy od stosowanego w projektach finansowanych ze źródeł krajowych. W tej sytuacji kluczową kwestią staje się wyznaczenie poziomu wynagrodzeń (dodatków do wynagrodzeń) w projektach krajowych, co wynikać powinno z wewnętrznych regulacji każdej instytucji. Dodatkowo, dla potwierdzenia stosowania regulaminów w praktyce, wprowadzono wymóg, zgodnie z którym wynagrodzenie w danej wysokości w związku z realizacją projektów krajowych powinno być wypłacone w danej instytucji choć raz przed złożeniem wniosku do H2020.

Generalnie wprowadzone zmiany wyglądają racjonalnie i zachęcająco. Istnieje w Polsce pewna grupa podmiotów, które mają szczegółowe uregulowania dotyczące wypłacania dodatków w projektach krajowych i stosują je w praktyce – w tej sytuacji nie ma przeszkód, żeby mogły zastosować je od zaraz również do projektów Horyzontu. Jednak większość beneficjentów ma z implementacją nowego systemu wyraźną trudność, wynikającą przede wszystkim z bardzo ogólnych i niekonkretnych regulacji, dotyczących wypłacania dodatkowych wynagrodzeń w projektach krajowych. Powszechnie pojawiają się w regulaminach również odniesienia do zasad krajowych podmiotów finansujących badania, które według interpretacji Komisji Europejskiej nie mogą stanowić podstawy do ustalania stawki referencyjnej z projektów krajowych. Innymi słowy zapis, że do ustalania wynagrodzeń w projektach stosuje się zasady określone przez instytucje finansujące, nie może być traktowany jako regulacja instytucji. Trzeba w tym miejscu przyznać, że w sytuacji, gdy agencje finansujące badania w Polsce stosują tak zróżnicowane zasady, stworzenie spójnych regulacji dotyczących wypłacania dodatkowych wynagrodzeń jest dla krajowych instytucji nie lada wyzwaniem. Krokiem w dobrym kierunku byłaby z pewnością próba synchronizacji zasad stosowanych przez agencje finansujące. Dodatkową trudnością jest częste stosowanie umów cywilnoprawnych na podstawie rezultatu, a nie czasu pracy w projekcie, co uniemożliwia wyliczenia poziomu wynagrodzenia w jednostce czasu.

Zgodnie z krajową stawką

W związku z tym, że pojawiło się wiele wątpliwości dotyczących możliwości implementacji nowego systemu w Polsce, w marcu Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE wysłał do Komisji Europejskiej prośbę o odniesienie się do kilku kwestii szczegółowych, załączając przykłady regulacji konkretnych instytucji oraz opis zasad finansowania projektów przez NCN, NCBR oraz FNP, w celu przedstawienia sytuacji polskich beneficjentów w sposób jak najbardziej kompleksowy.

W odpowiedzi otrzymaliśmy pismo z wyjaśnieniami, które – wraz z innymi informacjami na temat nowego systemu wynagrodzeń – można znaleźć na stronie internetowej KPK PB UE. Warto zwrócić uwagę na fragment odpowiedzi Komisji dotyczący sugerowanego regulaminu instytucji, który uwzględniałby stosowanie różnych poziomów wynagrodzenia określanych przez krajowe podmioty finansujące. Podany jest przykład, w którym stawka godzinowa za pracę w projekcie ustalona jest na poziomie 180% stawki wynikającej z wynagrodzenia podstawowego z wyłączeniem sytuacji, gdy zasady podmiotu finansującego wyznaczają niższy poziom wynagrodzenia. Może się na przykład zdarzyć, że w ramach jakiegoś typu projektu krajowego dopuszczalne jest tylko 140% stawki. W takim przypadku pracownik biorący udział w danym projekcie otrzymałby właśnie takie wynagrodzenie. Trzeba jednak podkreślić, że za zwykłą praktykę instytucji uznany byłby w powyższym przykładzie poziom 180%, o ile wynagrodzenie w takiej wysokości byłoby wypłacone w związku z wykonywaniem projektu krajowego przynajmniej raz przed złożeniem wniosku do programu H2020. Być może dla części instytucji jakaś wersja tego rodzaju zapisu w regulaminie byłyby warta rozważenia.

W listopadzie 2017 r. odbędzie się w Warszawie szkolenie z udziałem przedstawicieli Komisji Europejskiej dotyczące aspektów finansowo-prawnych Horyzontu 2020. Znaczna jego część poświęcona zostanie nowym zasadom wynagradzania i możliwościom ich implementacji w Polsce. Szczegółowe informacje na temat tego szkolenia zamieszczone zostaną na stronie KPK PB UE w październiku br.