Największym programem udostępniającym uczelniom fundusze z zakresu rozwoju kapitału ludzkiego jest Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER), który ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego ma zabezpieczone 1056 mln na ten cel. Dystrybucją tych środków zajmuje się Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, które organizuje konkursy dla szkół wyższych. Mogą się one ubiegać o dotację na: podniesienie kompetencji osób uczestniczących w edukacji na poziomie wyższym, odpowiadających potrzebom gospodarki, rynku pracy i społeczeństwa; zwiększenie jakości i efektywności kształcenia na studiach doktoranckich; poprawę dostępności międzynarodowych programów kształcenia dla osób uczestniczących w edukacji na poziomie wyższym z Polski oraz dla cudzoziemców; wsparcie zmian organizacyjnych i podniesienie kompetencji kadr w systemie szkolnictwa wyższego.

Jednostki pozyskujące wsparcie

Wykorzystując swoje doświadczenia z poprzedniej perspektywy finansowej, szkoły wyższe rozpoczęły starania o uzyskanie wsparcia. Niektóre z nich powołały dedykowane jednostki, odpowiedzialne za przygotowanie wniosków, pozyskiwanie danych i potrzeb z różnych wydziałów oraz za analizowanie ogłaszanych konkursów w kontekście możliwości ich absorbcji przez uczelnie. Inne uczelnie korzystają z usług firm konsultingowych, wyspecjalizowanych w tym zakresie. NCBR opublikowało listę 42 kandydatów na ekspertów, przedstawicieli środowiska akademickiego. Biorąc pod uwagę, iż obecnie w Polsce jest ponad 400 szkół wyższych, około 10% z nich ma zatem swojego pracownika w grupie osób weryfikujących wnioski o dofinansowanie. Takie osoby są wyłączone z oceny wniosków w konkursach, w których startują ich rodzime uczelnie, niemniej posiadają one dostęp do standardów i szkoleń, znacznie zwiększających ich szanse powodzenia w procesie aplikacji w konkursach, w których nie prowadzą oceny.

Podmioty zewnętrzne, nawet jeśli mają wysokie kompetencje w zakresie pozyskiwania środków, ukierunkowane są na sukces wniosku, a nie projektu. Powoduje to dwojakie zagrożenia. Po pierwsze wniosek może być napisany w sposób odpowiadający dokumentacji konkursowej, tak że faktycznie przyczyni się do przyznania dofinansowania, a równocześnie może opisywać projekt nierealizowalny lub trudny do zrealizowania. Po drugie zewnętrzny podmiot ma ograniczone możliwości faktycznej analizy potrzeb grup docelowych. Opiera się zazwyczaj na ogólnodostępnych analizach zewnętrznych, nie wykorzystując bezpośredniego kontaktu ze studentami, jaki ma sama uczelnia. Prowadzi to do zafałszowania faktycznych potrzeb, barier i oczekiwań grupy docelowej, a w konsekwencji do nieadekwatności wsparcia. Podobny problem, choć w mniejszym stopniu, dotyczy jednostek uczelni przeznaczonych do pozyskiwania finansowania zewnętrznego. Mają one więcej możliwości w zakresie kontaktów bezpośrednich z grupami docelowymi, niemniej częstokroć brakuje im odpowiednich kompetencji do uzyskania dofinansowania.

Pracownicy na ekspertów

Biorąc pod uwagę doświadczenia poprzedniej i obecnej perspektywy finansowej, właściwe jest motywowanie i tworzenie przez uczelnie mechanizmów wsparcia swoich pracowników w procesie uzyskania statusu kandydata na eksperta PO WER w obszarze szkolnictwo wyższe. Zatrudnienie co najmniej kilku osób pracujących przy weryfikacji wniosków stanowi bardzo duży bonus dla takich uczelni i znacznie ułatwia im przygotowanie prawidłowych aplikacji.

Składanie wniosków oznacza angażowanie czasu pracowników i środków finansowych, co oznacza, że jeśli ma ono przynieść korzyści dla uczelni, to nie może mieć charakteru przypadkowego, lub wynikać jedynie z możliwości aplikowania. Każdorazowo decyzja o rozpoczęciu procesu aplikacji powinna zostać poprzedzona analizą potrzeb, ich zgodności z założeniami danego konkursu, potencjału do przygotowania, a następnie realizacji projektu. Jeżeli powyższe warunki zostaną spełnione, należy wyznaczyć już na tym etapie koordynatora projektu, który równocześnie będzie koordynował prace przygotowawcze. Jeśli koordynator nie ma kompetencji w zakresie pozyskiwania środków, brak uzasadnienia do kierowania go na studia czy kursy w tym zakresie. Znacznie efektywniej jest włączyć do zespołu osobę mającą już takie doświadczenie.

To rozwiązanie jest korzystniejsze niż wariant z jednostką przeznaczoną do pozyskiwania dofinansowania, chyba że ta jednostka jest równocześnie odpowiedzialna za realizację wygranych projektów. Niektóre uczelnie, mające wyspecjalizowane jednostki w tym zakresie, ponoszą porażki w procesie pozyskiwania środków. Wynika to z dużej inercji dostosowania kompetencji takiego zespołu do nowych warunków, wytycznych i zmian w interpretacjach.

W celu optymalizacji procesów zarządczych należy wprowadzić ogólnouczelniane regulacje: wynagradzania pracowników w procesie pozyskiwania środków unijnych – zasad finansowania wkładu własnego; zasad finansowania wkładu własnego; zgodności zasad realizacji procesów na uczelni z zasadami kierującymi wdrożeniem środków PO WER.

Wprowadzenie jednolitych zasad, wraz z ustanowieniem systemu motywacji i wsparcia dla osób starających się o wpis do wykazu kandydatów na ekspertów PO WER w obszarze szkolnictwa wyższego, przełoży się na efektywność działań zmierzających do rozwoju uczelni.