W ubieganiu się o unijne finansowanie międzynarodowych projektów badawczych naukowcy muszą często liczyć głównie na siebie. Działanie istniejących na uczelniach biur do spraw projektów najczęściej ogranicza się do przyjmowania wniosków. Na szczęście coraz więcej polskich instytucji rozumie rolę sprawnie działającego biura wsparcia badań. Eksperci przekonują jednak, że dobra obsługa naukowca to nie wszystko.

Wnioski o granty naukowe bywają odrzucane z powodu podstawowych błędów formalnych. W walce o unijne pieniądze naukowcy przegrywają często z biurokracją, nie radząc sobie z administracyjno-finansową częścią wniosku, a jednostki mające w założeniu wspierać naukowców mają u nich opinię „utrudniających” pozyskiwanie grantów.

Nawet Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przyznaje, że „istniejące dziś na uczelniach jednostki wsparcia dla naukowców nie zawsze się sprawdzają”. Anachroniczne procedury, obojętność na potrzeby naukowca, strach przed popełnieniem błędu i naruszeniem przepisów, ale przede wszystkim brak eksperckiej kadry– to największe bolączki wielu biur wsparcia badań.

Formalności na głowie naukowca

Naukowcy nie powinni się zajmować formalnościami. Sprawy biurokratyczne może za nich załatwiać właśnie biuro wsparcia badań w jego macierzystej instytucji. Rzeczywistość często wygląda jednak inaczej.

– W Polsce przygotowanie formalnej części wniosku o grant ERC (Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych) spoczywa na liderze – twierdzi prof. Ryszard Horodecki z Uniwersytetu Gdańskiego, dyrektor Krajowego Centrum Informatyki Kwantowej w Gdańsku, laureat grantu ERC, który korzystał ze wsparcia KPK. – Na Zachodzie zajmują się tym wyspecjalizowane komórki, kontaktujące się nieustannie z Brukselą w administracyjno-finansowych kwestiach projektu. Pozwala to liderowi skoncentrować się na optymalnym sformułowaniu części merytorycznej wniosku – dodaje.

Jak poradzić sobie z tym problemem?

Jednak sama funkcja doradcza takiego biura nie wystarczy. Zdaniem eksperta to tylko jeden element całego systemu zarządzania. – Takie biura są kluczowe, ale do ich sprawnego funkcjonowania potrzebna jest uczelni strategia dotycząca badań i pozyskiwania grantów badawczych wybiegająca wiele lat w przyszłość – podkreśla dr inż. Zygmunt Krasiński, dyrektor Krajowego Punktu Kontaktowego Programów Badawczych Unii Europejskiej (KPK) przy IPPT PAN. To instytucja, która wspiera naukowców i firmy w pozyskiwaniu finansowania badań z programu ramowego Horyzont 2020, – największego w historii programu finansowania badań naukowych i innowacji w Unii Europejskiej. Budżet Horyzontu 2020 to blisko 80 mld euro.

Jak jednostki naukowe mogą zrealizować strategię zwiększenia udziału w Horyzoncie 2020? Według Zygmunta Krasińskiego powinny wybrać priorytetowe obszary badawcze, budując wokół nich cały system wsparcia: – odpowiednie zaplecze administracyjne, umożliwienie dotarcia do najlepszych zespołów, narzędzia IT do zarządzania portfelem projektów oraz system motywacji i oceny najlepszych zespołów badawczych. – Nie mamy na co czekać, bo za pięć lat skończą się fundusze strukturalne. Tym pilniejszym zadaniem jest sprawniejsze pozyskiwanie funduszy z Horyzontu 2020 przy współpracy z siecią KPK – mówi dyrektor KPK.

Nieco innego zdania jest dr hab. Justyna Olko, prodziekan Wydziału Artes Liberales Uniwersytetu Warszawskiego, laureatka jednego z grantów ERC i koordynatorka projektu Twinning finansowanego z programu Horyzont 2020. – W przypadku tak dużej jednostki selekcja byłaby ograniczeniem rozwoju i innowacji, bo uniwersytet to różnorodność i potrzeba dywersyfikacji badań – tłumaczy. Zgadza się jednak, że kluczowe projekty o znacznym potencjale innowacyjnym powinny dostawać profesjonalne wsparcie, zwłaszcza administracyjne.

Dobre praktyki

Polskie uczelnie i instytucje naukowe mogą czerpać z dobrych wzorców z zagranicy. W sieci niemieckich Instytutów Maxa Plancka w każdym z nich na jednego naukowca z pomysłem na projekt pracuje cały sztab fachowców. W strategii Uniwersytetu w Cambridge zapisane jest roczne pozyskiwanie kilkudziesięciu grantów ERC. W norweskich instytutach w Bergen czy Stavanger znaczna część krajowego dofinansowania dla instytucji realizującej projekty w Horyzoncie 2020 przeznaczana jest na rozwój sieci kontaktów i wsparcie aktywnych zespołów badawczych.

Dobrych przykładów jest więcej. Wystarczy zaangażować się we współpracę z Europejskim Stowarzyszeniem Menedżerów i Administratorów Badań (EARMA). – Kluczowe instytucje zrzeszone w EARMA charakteryzuje wysoka profesjonalizacja zarządzania portfelem projektów i wysoki standard obsługi naukowca – podkreśla Zygmunt Krasiński z KPK, określając je jako „rekiny”. – To ośrodki naukowe, które zdobywają granty od ponad 30 lat. One należą do 10% instytucji zgarniających aż 80% wszystkich grantów w Horyzoncie 2020, którego budżet wynosi prawie 80 mld euro – dodaje ekspert.

„Jedno okienko” dla naukowca

Jednak dobrych przykładów nie brakuje także w Polsce. – Naszym zadaniem jest zdjęcie całej działalności administracyjnej z naukowca ubiegającego się o finansowanie. To my bierzemy na siebie cały obieg dokumentów związanych z wnioskiem grantowym, także wewnątrz uczelni – mówi Agnieszka Sławska, dyrektor Biura Obsługi Działalności Naukowej w Akademii Leona Koźmińskiego.

Jej zespół przeprowadza naukowca przez cały proces starania się o finansowanie badań. Pomaga rozwiać wątpliwości związane z realizacją projektu, m.in. z konstrukcją umów cywilnoprawnych, jeśli projekt zakłada wynagrodzenie dla wykonawców. Nawet raport roczny z projektu wypełnia się tu za naukowca, prosząc go jedynie o weryfikację. – Mamy do czynienia z wymagającym klientem wewnętrznym i działamy jak profesjonalne biuro obsługi klienta. Tylko takie podejście gwarantuje nam wspólny sukces i efekty w postaci rosnącej co roku liczby grantów dla naukowców ALK – dodaje Agnieszka Sławska.

Liczy się jakość obsługi i zaufanie

Również na Uniwersytecie SWPS naukowcy chcący ubiegać się o granty mogą liczyć na kompleksową pomoc. Tutaj też nacisk kładzie się na możliwe ograniczenie kwestii formalnych i indywidualne podejście. – Nawet bardzo specyficzny język, charakterystyczny dla ogłoszeń i procedur w konkursach grantowych, staramy się upraszczać tak, by był zrozumiały dla naukowców. Wszelkie wątpliwości precyzujemy w rozmowie z nimi – tłumaczy Agnieszka Pietrzak, dyrektor Biura ds. Badań Naukowych na Uniwersytecie SWPS. Ważną rolę w takiej współpracy odgrywa zaufanie między naukowcami a administracją. – Musimy na nie zapracować poprzez zagwarantowanie pewności wysokiego standardu obsługi. To ważne zwłaszcza w przypadku naukowców aplikujących o grant po raz pierwszy – mówi ekspertka z USWPS.

Działa tu system motywacyjny dla naukowców. Wybrani w konkursie badacze USWPS mogą liczyć na większe wynagrodzenie oraz dedykowane wsparcie Biura ds. Badań Naukowych. Mają też szansę na zmniejszenie godzin pracy dydaktycznej, by móc skupić się na pracy badawczej. W zamian muszą m.in. aktywnie się starać o środki z Horyzontu 2020, a ich działania są co pół roku oceniane. Uczelnia przeznacza również część środków budżetowych na wspieranie działań zmierzających do skutecznego przygotowania aplikacji.

Bez wsparcia od wewnątrz trudniej o grant

Ośrodki naukowe nie muszą działać w pojedynkę. Istnieją już instytucje, które tworzą cały ekosystem wsparcia dla pozyskiwania grantów. Poza Krajowym Punktem Kontaktowym Programów Badawczych UE od 2007 roku istnieje Krajowa Rada Koordynatorów Projektów Badawczych (KRAB). – To elita naukowców i menedżerów, którzy mają ogromne doświadczenie w administrowaniu dużymi projektami – tłumaczy dyrektor KPK.

– To, czego potrzeba na uczelniach w zakresie procedur, administracji, komunikacji między różnymi podjednostkami, to duża dawka eksperckiej wiedzy z zewnątrz, pokazywanie dobrych praktyk i optymalnych rozwiązań, rozwój i wsparcie dla kadry współpracującej z naukowcami – mówi dr Justyna Olko z UW, która współpracowała już z Biurem Obsługi Badań Uniwersytetu Warszawskiego, KPK w Warszawie oraz Regionalnym Punktem Kontaktowym przy UAM w Poznaniu.  Prof. Ryszard Horodecki zwraca zaś uwagę na potrzebę ciągłych specjalistycznych szkoleń dla pracowników administracyjnych wspierających naukowców.

Grant menedżerowie potrzebni od zaraz

Według Zygmunta Krasińskiego nieodłącznym elementem strategii pozyskiwania grantów powinna być inwestycja w zaplecze fachowców, którzy będą wspierać naukowców. Podkreśla rolę administratorów i menedżerów badań, którzy docierają do najbardziej obiecujących badaczy, wspierają ich w realizacji projektów, nadzorują budżety, oceniają ryzyko, raportują, obsługują audytorów, a także zarządzają portfelem projektów badawczych. – Pod przewodnictwem Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie wraz z KRAB, EARMA, IPMA Polska i siedmioma uczelniami stworzyliśmy pionierskie ze względu na skalę w Europie studia podyplomowe z zarządzania projektami badawczymi dla pracowników jednostek naukowych.

Spośród ponad 400 absolwentów reprezentujących ponad 150 polskich instytucji naukowych, 60%proc. uzyskało certyfikat IPMA Polska. To potencjalni kandydaci do pracy w biurach wsparcia badań – mówi ekspert. – Edukacja przyszłych menedżerów badań to ważne wyzwanie. Wspólnie z konsorcjum uczelni opracowaliśmy już program wdrożenia specjalizacji w ramach studiów magisterskich – dodaje.

Dyrektor KPK ocenia, że w Polsce powinno powstać wiele profesjonalnych biur wspierania badań w szczególności na uczelniach. W końcu to one chcą być liderami w pozyskiwaniu grantów, również z Horyzontu 2020. – To długi proces i najbliższe pięć lat trzeba przeznaczyć na inwestowanie w zarządzanie badaniami, ale nie ma innej drogi – stwierdza szef KPK.