Zgodnie z art. 99 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym uczelnie zobowiązane są do ustalania wysokości opłat za świadczone usługi edukacyjne, głównie na studiach niestacjonarnych. Ustalenie opłat wnoszonych przez studentów dotyczy także: powtarzania zajęć na studiach stacjonarnych i niestacjonarnych z powodów niezadowalających wyników w nauce, prowadzenia studiów w języku obcym, prowadzenia zajęć nieobjętych planem studiów, w tym zajęć uzupełniających efekty kształcenia niezbędne do podjęcia studiów drugiego stopnia na określonym kierunku, prowadzenia studiów podyplomowych, kursów dokształcających oraz szkoleń, wreszcie określania efektów uczenia się. Ustalenie owych opłat wymaga obliczenia ponoszonych kosztów zarówno na studiach stacjonarnych, jak i niestacjonarnych.

W ramach podstawowej działalności operacyjnej uczelnie prowadzą działalność: dydaktyczną, badawczą i gospodarczą wyodrębnioną (§ 4 rozporządzenia Rady Ministrów - RRM – z dnia 18 grudnia 2012 r.). Koszty działalności dydaktycznej rozlicza się, w tym ewidencjonuje, w podziale na koszty kształcenia na studiach stacjonarnych i niestacjonarnych oraz na koszty pozostałej działalności dydaktycznej (§ 4 ust 4 RRM).

Trzy formy działalności dydaktycznej mają wspólny mianownik, jakim jest świadczenie usług edukacyjnych. Realizacja tych zadań przeprowadzana jest przez nauczycieli akademickich (NA) przy wsparciu pracowników niebędących nauczycielami akademickimi (nNA) oraz przy wykorzystaniu zasobów materialnych i zasobów finansowych.

Obliczając koszty kształcenia uczelni, powinno się do wszystkich trzech form działalności dydaktycznej zastosować tę samą metodę. W rzeczywistości wiele uczelni stosuje różne metody obliczania kosztów kształcenia, w szczególności dotyczy to studiów niestacjonarnych i pozostałej działalności dydaktycznej. Stosuje się kalkulacje, w których stawki godzinowe nauczycieli akademickich są niższe od średniego kosztu godziny w uczelni. Bywa tak, że realizacja wydatków nie jest zgodna z zaplanowanymi kosztami. Ma to miejsce, gdy niedobory pensum pokrywane są godzinami realizowanymi w innych formach działalności dydaktycznej (studia podyplomowe, kursy, szkolenia). Wówczas to rzeczywisty koszt godziny nauczyciela akademickiego jest trzy, cztery razy wyższy od wykazanych w kalkulacji. Wliczenie godzin zajęć pozostałej działalności dydaktycznej do pensum sprawia, że koszt odpłatnych form kształcenia pokrywany jest z dotacji budżetowej. Narusza to obowiązujące przepisy.

Podobnie obliczane są koszty na studiach niestacjonarnych. Niektóre uczelnie rozliczają koszt pracy nauczyciela akademickiego według oddzielnie ustalonej stawki godzinowej (ponadwymiarowej), a nie przyjmują średniego kosztu godziny dydaktycznej w uczelni (H. Miłosz, FA 6/2012: „Średni koszt godziny jest ilorazem rocznego wynagrodzenia z pochodnymi podzielonego przez liczbę godzin pensum i godzin ponadwymiarowych”). Przy takim założeniu oznacza to, że koszt jednej godziny zajęć dydaktycznych realizowanych na studiach stacjonarnych (w dniach roboczych) jest kilkakrotnie wyższy niż koszt jednej godziny tych samych zajęć na studiach niestacjonarnych realizowanych w dniach wolnych od pracy. Należy dodać, że godziny ponadwymiarowe powstają po zrealizowaniu godzin pensum i stanowią integralną część rocznego czasu pracy nauczyciela akademickiego. Ponadto część zajęć na studiach niestacjonarnych realizowana jest w ramach pensum, co często nie znajduje odzwierciedlenia w kalkulacjach kosztów kształcenia, będących podstawą do określania wysokości odpłatności za świadczone usługi edukacyjne.

Jeżeli pozostawimy pewną dowolność planowania i rozliczania kosztów pozostałej działalności dydaktycznej (przychody mogą być wyższe niż ponoszone koszty), to w przypadku studiów stacjonarnych i niestacjonarnych metoda obliczania kosztów kształcenia powinna być taka sama.

Podział kosztów z uwagi na rodzaje działalności

Sposoby obliczania kosztów kształcenia w szkołach wyższych to szerokie spektrum różnych metod. RRM z 18 grudnia 2012 r. określa zasady rozliczania i ewidencji kosztów. Księgowanie kosztów w układzie rodzajowym (zespół „4”) nie stwarza większych problemów i nie różni się zasadniczo w poszczególnych uczelniach. Natomiast rozliczenie tych kosztów na poszczególne rodzaje działalności (zespół „5”) jest realizowane na różne sposoby i sposób zapisu nie zawsze ułatwia szybkie ich wykorzystanie do obliczeń kosztów poszczególnych działalności dydaktycznych. Zapisy kosztów działalności badawczej i gospodarczo wyodrębnionej są łatwe do zidentyfikowania, nie stwarzają zasadniczych problemów w procesie ewidencji kosztów.

Koszty ogólnouczelniane „zbierane są” przez okres rozliczeniowy (najczęściej rok kalendarzowy) i dopisywane do poszczególnych działalności (dydaktyczna, badawcza i gospodarczo wyodrębniona) raz w roku, na koniec okresu obrachunkowego, oddzielnym trybem i wymagają zastosowania odpowiedniego klucza rozliczeniowego. Następuje przypisanie tych kosztów do działalności dydaktycznej, badawczej i gospodarczo wyodrębnionej. Najczęstszym „kluczem podziałowym” stosowanym w uczelniach jest udział kosztów poszczególnych działalności w kosztach działalności ogółem.

Kolejnym etapem jest podział kosztów ogólnouczelnianych obciążających działalność dydaktyczną na studia stacjonarne, niestacjonarne i pozostałą działalność dydaktyczną. Tu zgodnie z zapisem § 19 ust. 2 (RRM) podział może być obliczany udziałem liczby godzin zajęć edukacyjnych, każdej z trzech form działalności dydaktycznej, w łącznej sumie godzin. Tym samym sposobem można podzielić koszty pośrednie działalności dydaktycznej.

Stosowna przez autora kwalifikacja do kosztów bezpośrednich tylko kosztów pracy nauczycieli akademickich nie koliduje z zapisem § 17 ust. 1 i 2 (RRM) natomiast ułatwia ich podział na koszty bezpośrednie i pośrednie. W ten sposób uzyskujemy kwalifikację kosztów ułatwiającą zbudowanie planu kont poszczególnych kosztów działalności operacyjnej.

Natomiast koszty pośrednie, zawierające w sobie koszty pracy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi oraz koszty rzeczowe, należy podzielić metodą podziałową przez łączną liczbę godzin zajęć dydaktycznych.  

Model matematyczny obliczania kosztów kształcenia

Stosowany przez autora model matematyczny obliczania kosztów kształcenia uwzględnia przedstawioną powyżej koncepcję podziału kosztów bezpośrednich i pośrednich (H. Miłosz, Analiza kosztów kształcenia w szkołach wyższych , „Wspólnota Akademicka PWSZ”, Legnica 2003; s. 55).

K_s = L_GUD-S · K_GUD

gdzie: K_s – średni koszt kształcenia przypadający na jednego studenta (w grupie przyjętej do obliczeń), L_GUD-S – liczba godzin usług dydaktycznych przypadająca na jednego studenta (wskaźnik nakładu pracy), K_GUD – koszt jednej godziny usług dydaktycznych.

Liczbę GUD–ów przypadających na jednego studenta obliczamy, dzieląc łączną liczbę godzin w semestrze lub w roku (z uwzględnieniem liczby godzin aktywnych form zajęć) przez liczbę studentów badanej grupy.

Koszt jednej godziny usług dydaktycznych K_GUD składa się z kosztu bezpośredniego i kosztu pośredniego.

K_GUD = K_B-GUD + K_P-GUD

Przedstawione wcześniej podejście kwalifikowania i podziału kosztów działalności dydaktycznej pozwala na określenie łącznego kosztu jednej godziny zajęć, składającego się z kosztu bezpośredniego godziny i kosztu pośredniego godziny. Koszt jednej godziny przemnożony przez liczbę godzin przypadającą na jednego studenta określa jednostkowy koszt kształcenia studenta.

W modelu przyjęto, że koszt pracy jednej godziny usługi dydaktycznej dotyczy liczby godzin pensum wraz z liczbą godzin ponadwymiarowych. Do obliczeń rzeczywistego kosztu bezpośredniego w uczelni lub na wydziale/w instytucie uwzględniony został także wpływ liczby godzin realizowanych przez nauczycieli akademickich niebędących pracownikami uczelni (z tytułu umów cywilnoprawnych).

Koszty pośrednie uczelni powinno się rozliczać na łączną liczbę godzin zajęć. Przeciętny koszt pośredni przypadający na jedną godzinę usług dydaktycznych K_P-GUD oblicza się, dzieląc koszty operacyjne trzech form działalności dydaktycznej pomniejszone o koszty pracy NA (wynagrodzenia z pochodnymi) przez łączną liczbę godzin zajęć (trzech form działalności dydaktycznej). Więcej informacji o modelu i sposobie obliczeń zawiera instrukcja korzystania z programu kalkulacji KKK M30c (www.mhm.com.pl).

Wskaźnik nakładu pracy (L_GUD-S)

Wartość użytego w modelu wskaźnika przedstawia liczbę godzin zajęć dydaktycznych przypadających na jednego studenta. Obliczamy go, dzieląc łączną liczbę godzin w semestrze lub w roku przez liczbę studentów badanej grupy.

Jeżeli do realizacji procesu dydaktycznego liczebność grupy dziekańskiej nie wymaga podziału na mniejsze podgrupy (ćwiczeniowe, laboratoryjne, projektowe, seminaryjne), to łączna liczba godzin w semestrze odpowiada semestralnej liczbie godzin wykazanej w planie studiów.

W rzeczywistości liczba grup aktywnych form zajęć jest większa od liczby grup dziekańskich, a łączna liczba godzin zrealizowanych w semestrze jest większa od liczby godzin planu studiów. Natomiast gdy część zajęć jest realizowana w grupach łączonych (np. dwie grupy dziekańskie uczestniczą we wspólnym wykładzie), to liczby grup, przemnażające godziny zajęć, będą ułamkami uwzględniającymi proporcję liczby studentów poszczególnych grup w grupie wykładowej.

Otrzymaną liczbę godzin dzielimy przez liczbę studentów badanej grupy, otrzymując w ten sposób wskaźnik nakładu pracy odzwierciedlający „pracochłonność” przypadającą na jednego studenta. Wskaźnik ten może być wykorzystywany w analizach porównawczych kosztów kształcenia na danym kierunku w poszczególnych uczelniach.

Rosnąca liczba studentów grupy dziekańskiej będzie ten wskaźnik obniżać, natomiast malejąca liczba studentów będzie go zwiększać – zwiększając jednostkowy koszt kształcenia.

Koszt godziny (K_GUD)

Koszt pracy jednej godziny dydaktycznej nauczyciela akademickiego jest na poszczególnych wydziałach (w instytutach) zróżnicowany i uzależniony od: polityki płacowej, wysokości rocznego pensum, struktury zatrudnienia na poszczególnych stanowiskach, stosowanych w uczelniach zniżek pensum czy występowania niedoborów godzin zajęć.

Średni koszt jednej godziny usługi dydaktycznej można obliczyć, dzieląc koszty operacyjne działalności dydaktycznej przez łączną liczbę godzin zajęć trzech form dydaktycznych (stacjonarna, niestacjonarna i pozostała).

W rzeczywistości uczelnie stosują różne modele kalkulacji obliczania kosztów kształcenia dla różnych form działalności dydaktycznej. W takich przypadkach przy dobrze zaplanowanych „5” należy oddzielnie (dla trzech działalności dydaktycznych) obliczyć koszt godziny, który oczywiście będzie zróżnicowany. Uczelnie mają swobodę wyboru modelu kalkulacji obliczania kosztów kształcenia i z tego powodu nie można wykorzystywać otrzymanych wyników w analizach porównawczych.

Koszt bezpośredni jednej godziny (K_B-GUD ) określony w modelu to koszt pracy (wynagrodzenia + pochodne) nauczycieli akademickich oraz koszt umów cywilnoprawnych dotyczących realizacji zajęć dydaktycznych, przypadający na jedną godzinę zajęć. Tak prosta kwalifikacja kosztów bezpośrednich zdecydowanie ułatwia ich zapis i ujednolica sposób obliczenia kosztu bezpośredniego godziny, co pozwoliłoby na przeprowadzenie analizy porównawczej tego parametru w uczelni na poszczególnych wydziałach/w instytutach lub pomiędzy uczelniami.

Z badań przeprowadzonych przez MHM Konsulting s.c. wynika, że w strukturze kosztów uczelni akademickich koszt pracy NA wynosi: w uczelniach akademickich (UA) średnio 58% (od 44 do 75%), a w PWSZ 58% (52-67%).

Łączny koszt bezpośredni jest wynikiem zatrudnienia liczby nauczycieli akademickich oraz pracowników spoza uczelni. Natomiast jednostkowy koszt bezpośredni godziny jest i będzie zróżnicowany. Czynniki wpływające na jego wartość to: wysokość średniego wynagrodzenia, wysokość średniego pensum, struktura etatów według stanowisk (zróżnicowane pensum), udział liczby godzin ponadwymiarowych (gpw) i godzin z tytułu zawartych umów cywilnoprawnych (gucp) w łącznej liczbie godzin zajęć dydaktycznych, stosowanych w uczelni ulg w pensum oraz niedobory z powodu braku zajęć dla pełnozatrudnionych nauczycieli akademickich.

Koszt pośredni jednej godziny (K_P-GUD ), określony w modelu, to łączny koszt działalności operacyjnej (łącznie lub jednej z trzech działalności dydaktycznych) obejmujący koszt pracy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi i koszty rzeczowe przypadające na jedną godzinę zajęć. Taka kwalifikacja upraszcza sposób obliczenia kosztu pośredniego godziny i umożliwia przeprowadzenie analizy porównawczej pomiędzy wydziałami.

Łączny koszt pośredni to koszt pracy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi (średnia w UA 19%, w PWSZ 21%) plus koszty rzeczowe (średnia w UA 23%, w PWSZ 21%). Czynniki wpływające na jego wysokość to wysokość wynagrodzenia z pochodnymi oraz koszty: amortyzacji, energii, usług, podatki i koszty pozostałe.

Jednostkowy koszt pośredni godziny jest wynikiem podzielenia kosztów pośrednich przez łączną liczbę godzin zajęć dydaktycznych (w zależności od zakresu badań – obliczanych łącznie lub dla jednej z trzech działalności dydaktycznych).

Jak będą się zmieniać koszty kształcenia przy malejącej liczbie studentów

Zauważalny od 2006 r. spadek liczby studentów w Polsce (Wykres 1, Raport Szkolnictwo wyższe w Polsce 2013 , MNiSW 2013 r., s. 7) i przewidywana na podstawie liczby urodzeń liczba studentów w najbliższych kilkunastu latach prognozują polskim uczelniom dalszy spadek liczby studentów. Zmniejszaniu się liczby studentów nie towarzyszy proporcjonalny spadek zatrudnienia w publicznych szkołach wyższych, co powoduje obniżanie się wskaźnika liczby studentów przypadających na jeden etat (Wykres 41, Raport Szkolnictwo wyższe w Polsce 2013 , s. 44), a tym samym wzrost jednostkowych kosztów kształcenia. Na niż demograficzny najbardziej wrażliwe są uczelnie niepubliczne, których przychód uzależniony jest od liczby studentów. W uczelniach publicznych, dotowanych przez budżet państwa, finansowanie studiów stacjonarnych nie jest zagrożone. Natomiast odpłatne formy kształcenia notują spadek przychodów własnych powodowany wyraźnym spadkiem liczby studentów niestacjonarnych i słuchaczy studiów podyplomowych, kursów i szkoleń.

Poniżej przedstawiam kilka uwag i wniosków dotyczących wpływu spadku liczby studentów na koszty, a w szczególności na jednostkowe koszty kształcenia.

Wskaźnik nakładu pracy (L_GUD-S) będzie się zwiększał, skutkując proporcjonalnym wzrostem kosztów kształcenia, przypadających na jednego studenta. Malejąca liczebność grup (przy założeniu takiej samej liczby godzin planu studiów) jest bezpośrednią przyczyną tego wzrostu. Należy w tym miejscu dodać, że zmniejszająca się liczba studentów, która obniża wskaźnik liczby studentów na jeden etat nauczyciela akademickiego, poprawia jakość kształcenia poprzez lepszą dostępność prowadzącego zajęcia. Zwiększenie liczby godzin w planie studiów jest również elementem podnoszącym jakość kształcenia, ale zwiększającym koszty.

Na zwiększenie liczby godzin nakładu pracy ma wpływ także struktura liczby godzin wykładów (realizowanych najczęściej w jednej grupie) i aktywnych form zajęć, które – realizowane w grupach ćwiczeniowych, laboratoryjnych, projektowych i seminaryjnych – podnoszą jakość kształcenia, ale powodują wzrost liczby godzin tych zajęć, a tym samym i koszty. O ile nie mamy wpływu na liczebność grupy dziekańskiej (wykłady), to bieżąca kontrola liczebności grup aktywnych form zajęć jest ważnym elementem zarządzania godzinami, a więc i kosztami. Ustalając liczebność grupy, należy uwzględnić taką organizację zajęć, by, pamiętając o kosztach, nie pogorszyć jakości świadczonych usług edukacyjnych.

Zmniejszanie się liczby studentów obniża liczbę godzin zajęć dydaktycznych. Jeżeli liczba etatów NA nie zmniejsza się, to w pierwszej kolejności maleje liczba godzin ponadwymiarowych (gpw) i godzin realizowanych w ramach umów cywilnoprawnych (gucp) oraz pojawiają się niedobory pensum NA. Taka reakcja powoduje zwiększenie kosztu bezpośredniego jednej godziny (K_B-GUD ) spowodowane zmniejszeniem się udziału godzin „tańszych” (gpw i gucp) w łącznej liczbie godzin zajęć. Należy tu przypomnieć, że średni koszt godziny pensum NA (bez gpw) jest przeciętnie 3-4 razy wyższy od kosztu godziny gpw lub gucp.

Zmniejszająca się liczba studentów jest przyczyną rosnącego jednostkowego kosztu pośredniego godziny (K_P-GUD; to koszty pracy nNA i koszty rzeczowe), który jest ilorazem łącznych kosztów pośrednich działalności dydaktycznej podzielonych przez zmniejszającą się co roku liczbę godzin zajęć.

Na zmniejszenie liczby godzin zajęć w uczelni ma wpływ słabnąca rekrutacja na większości kierunków studiów niestacjonarnych, które w najbliższych latach z tego powodu mogą być wygaszane. Jeżeli w takich sytuacjach nie nastąpi obniżenie poszczególnych składników kosztów pośrednich, to jednostkowe koszty kształcenia będą nadal rosły. Wówczas uczelnie, postępując zgodnie z obowiązującymi przepisami i obliczając ponoszone koszty, określać będą wysokość opłaty za usługi edukacyjne, które, dla studentów studiów niestacjonarnych, będą nie do zaakceptowania. Jednocześnie zmniejszająca się liczba studentów studiów stacjonarnych powoduje zwiększanie się puli miejsc na studiach bezpłatnych – co w niedalekiej przyszłości oznaczać może zanik studiów niestacjonarnych. W następstwie mniejsze obciążenie zajęciami NA wpłynie na poprawę jakości usług edukacyjnych.

Przeprowadzone w 2013 i 2014 oraz planowane w 2015 r. podwyżki wynagrodzeń NA i nNA są także elementem zwiększającym koszty kształcenia. Wzrost kosztów pracy, które stanowią około 70-80% kosztów kształcenia, w roku 2015 w stosunku do roku 2012 wyniesie niespełna 30%. Wiele uczelni, uwzględniając swój stan finansów, przeprowadziło podwyżki, stosując mniejszy niż 9% wskaźnik wzrostu wynagrodzeń. Niemniej uczelnie zanotowały wzrost kosztów działalności dydaktycznej w porównaniu z rokiem 2012 już o kilkanaście procent. Jeżeli zwiększone koszty podzielimy przez zmniejszoną liczbę studentów – stwierdzimy, że jednostkowe koszty kształcenia nadal rosną.

Oczywiście, przedstawione powyżej rozważania nie wyczerpują w całości tematu reagowania kosztu kształcenia na zmniejszającą się liczbę studentów, ale sygnalizują podstawowe przyczyny wzrostu kosztu kształcenia jednego studenta.

W uczelniach sfera zarządzania kosztami sprowadza się do zarządzania godzinami. Jeżeli chcemy się dowiedzieć, ile możemy zaoszczędzić zmniejszając łączną liczbę godzin o 1%, wystarczy obliczyć 1% rocznych kosztów pracy nauczycieli akademickich i uzyskamy odpowiedź. Sądzę, że niektórych otrzymany wynik zaskoczy.

Zarządzanie kosztami w szkołach wyższych dotyczy także kosztów pośrednich. Właściwa gospodarka obiektami i ich wykorzystanie, oszczędna gospodarka energią cieplną i elektryczną, kontrola zużycia materiałów, gospodarka zakupami przedmiotów i środków trwałych to tradycyjne składniki kosztów, występujące w każdym przedsiębiorstwie. Zarządzanie nimi jest również ważnym składnikiem zarządzania kosztami uczelni.