Szanowny Czytelniku! Zapraszam Cię do gry w 21 pytań. Gdy na nie odpowiesz – kosztorys Twojego wniosku o finansowanie badań do Narodowego Centrum Nauki będzie gotowy. Zostanie Ci już tylko wpisanie go w odpowiednią tabelę oraz kilka działań mnożenia i dodawania, z którymi bez problemu poradzi sobie każdy arkusz kalkulacyjny. Zostanie Ci też zdziwienie, jak niewiele z tego, czym się zajmowałaś, ma coś wspólnego z liczbami. I jeszcze przekonanie, że stworzenie dobrego kosztorysu jest znacznie prostsze niż się obawiałaś.

Po drugie, nie trać celu badawczego z oczu. To on wyznacza to, które wydatki są potrzebne i uzasadnione, a które można potraktować jako zbędne fanaberie. Uwaga: cel badawczy, a nie sam projekt. I tak na przykład: do realizacji projektu z pewnością będzie Ci potrzebna drukarka – sprawozdania, rozliczenia i umowy muszą przecież z komputera jakoś przenieść się na papier, który następnie zostanie podpisany i opieczętowany. Natomiast dopóki nie planujesz prowadzenia ankiet lub wydruku rysunków technicznych przydatność drukarki dla realizacji celu badawczego może budzić wątpliwości.

Wyobraź sobie też, że naprawdę przyjdzie Ci zrealizować opisywane badania. I to zrealizować je w ramach kosztów, które właśnie planujesz. Jeśli zabraknie na coś pieniędzy, to niestety prawdopodobnie będziesz musiała je dołożyć z własnej kieszeni. Postaraj się więc przewidzieć wszystko, co może się okazać potrzebne podczas realizacji Twoich badań. Chciałabyś opublikować artykuł w zagranicznym czasopiśmie? Redaktorzy zwykle oczekują wtedy korekty tekstu przez rodzimego specjalistę od języka angielskiego. Ci z kolei zwykle nie wykonują takich usług za darmo. Warto więc przewidzieć odpowiednią kwotę na taką korektę.

Nie obawiaj się też sięgnąć do dokumentów publikowanych przez Narodowe Centrum Nauki. Dokładnie przejrzyj ogłoszenie o konkursie, w którym zamierzasz startować. Czy są tam jakieś ograniczenia dotyczące wysokości finansowania całego projektu? Czy można w ramach tego konkursu kupić aparaturę i czy jej łączny bądź jednostkowy koszt jest jakoś ograniczony? Czy powinnaś stworzyć jakieś miejsce pracy? Warto też zajrzeć do Załącznika nr 4 do Regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki, w którym znajduje się katalog kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych oraz informacje o tym, jak należy zaklasyfikować poszczególne wydatki.

Nasza gra w 21 będzie odbywać się na planszy złożonej z 4 pól odpowiadających czterem głównym kategoriom wydatków w kosztorysie. Te pola to aparatura (wszystko to, co po realizacji projektu wejdzie na stany inwentarzowe Twojej jednostki), wynagrodzenia (uposażenia dla Ciebie i osób, które zaprosisz do współpracy w projekcie), inne koszty (wszystkie pozostałe wydatki konieczne do realizacji celu badawczego) oraz koszty pośrednie (koszty, które zostają w Twojej jednostce i powinny być przeznaczane na obsługę Twojego projektu). Każda złotówka wydana podczas realizacji projektu musi znaleźć się na jednym z tych pól.

Znasz już najważniejsze zasady gry. Wyobraziłaś sobie planszę, na której będzie się rozgrywać. Zatem – do dzieła.

Aparatura

Jakiego sprzętu potrzebuję? Odpowiedź na to pytanie wynika bezpośrednio z opisu metodologii planowanych przez Ciebie badań. Możesz zatem wnioskować o finansowanie tego i dokładnie tego sprzętu, który wcześniej przedstawiłaś w opisie swojego projektu badawczego. Dotyczy to zarówno poszczególnych elementów aparatury, jak i ich parametrów. Innymi słowy: dla czytającego (i oceniającego) Twój kosztorys musi być jasne, że każda złotówka przeznaczona na przykład na poprawę parametrów komputera jest konieczna do przeprowadzenia projektu, w sposób, w jaki go zaplanowałaś. To właśnie opisane przez Ciebie zadania badawcze i sposób ich realizacji stanowią podstawę do uzasadnienia poszczególnych kosztów, które jest potrzebne we wniosku.

Czy ten sprzęt jest już na mojej uczelni lub w mojej okolicy? Jeśli odpowiedź na to pytanie jest przecząca, nie musisz poświęcać mu więcej uwagi. Natomiast jeśli jest twierdząca, to Twoim zadaniem jest przekonanie czytelników wniosku, że proponowany przez Ciebie zakup znacząco przyśpieszy bądź w inny sposób zwiększy efektywność realizacji zadań badawczych. Również tej kwestii warto poświęcić uwagę w uzasadnieniu zakupu poszczególnych elementów aparatury.

Czy sprzęt jest niezbędny do realizacji mojego celu badawczego? To pytanie będzie do Ciebie powracało niczym bumerang. Jest ono najważniejszym pytaniem z perspektywy oceny kosztorysu, bowiem od recenzentów i ekspertów oczekuje się oceny zasadności poszczególnych kosztów. Zasadność ta jest z kolei rozumiana jako niezbędność do realizacji stawianego w badaniach celu. W stosunku do każdego planowanego zakupu musisz być zatem w stanie pokazać, jak przyczynia się on do realizacji tego właśnie celu. I ponownie dotyczy to zarówno samego sprzętu, jak i jego właściwości. Jeśli chcesz kupić na przykład stosunkowo drogi dyktafon, dzięki któremu możliwe jest uzyskanie bardzo dobrej jakości nagrań, dla czytelnika musi być jasne, że jakość ta jest w Twoim projekcie niezbędna.

Czy jest to najtańszy możliwy sprzęt umożliwiający realizację mojego zadania badawczego? We wspomnianym już Załączniku nr 4 koszt kwalifikowany określa się m.in. w następujący sposób: „poniesiony w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów”. Warto więc poświęcić nieco uwagi temu pytaniu, zarówno wybierając parametry aparatury, którą planujesz kupić, jak i szacując jej koszty. Narodowe Centrum Nauki w zasadzie nie nakłada na Ciebie prawie żadnych ograniczeń dotyczących sumy, którą możesz wydać na aparaturę. Jedyne ograniczenie dotyczy jednostkowej wartości zakupu lub wytworzenia aparatury badawczej, która nie może przekraczać 500 000 zł w projektach w panelach ST i NZ oraz 150 000 zł w projektach w panelach HS.

Wynagrodzenia

Kogo chciałabym zaprosić do współpracy przy realizacji projektu? I znowu odpowiedź na to pytanie powinna wprost wypływać ze stworzonego już przez Ciebie opisu planowanych badań. Warto tutaj pamiętać, że Narodowe Centrum Nauki za jeden ze swoich priorytetów uznaje wsparcie młodych naukowców, a za inny wspieranie nowych zatrudnień (dotyczy to szczególnie projektów dla nieco bardziej doświadczonych naukowców, takich jak np. Sonata Bis, Opus czy Maestro).

Jakie zadania chciałabym zlecić Wykonawcom? Odnieś się tutaj, w miarę możliwości jak najbardziej szczegółowo, do stworzonego wcześniej planu badań. Każdej osobie, której zatrudnienie w projekcie przewidujesz, przypisz konkretne zadania badawcze. Jeśli zachodzi taka potrzeba, możesz doprecyzować, o wykonanie jakiej części tego zadania chodzi. Czy ten wykonawca będzie się zajmował naukową analizą wyników, czy też może będzie wspierał Cię technicznie?

Czy każde zadanie realizowane przez wykonawców jest niezbędne do realizacji celu badawczego? Uzasadnienie twierdzącej odpowiedzi na to pytanie powinno ułatwić Ci wspomniane już wyżej przypisanie poszczególnym osobom konkretnych zadań zawartych w planie badań.

Jaki czas będzie potrzebny wykonawcom na realizację tych zadań? Szacunkowa odpowiedź na to pytanie pomoże Ci (i oceniającym Twój projekt) obliczyć odpowiednie wynagrodzenie dla poszczególnych wykonawców. Dodatkowo trzeba uzupełnić pole o nieco tajemniczo brzmiącej nazwie „Contracted working time as a % of full time equivalent (FTE)”. Zaczynamy więc od oszacowania liczby godzin, które dany wykonawca poświęci w ciągu tygodnia na realizację zadań przewidzianych dla niego w projekcie. Przyjmijmy, że ma do wykonania średnie zadanie, więc poświęci na nie mniej więcej 10 godzin w każdym tygodniu, w którym będzie zatrudniony w projekcie. Następnie decydujemy, czy zadania te będzie realizował w ramach swoich obowiązków zawodowych, czy też poza nimi. W kolejnym kroku określamy liczbę godzin, jakie wykonawca poświęca tygodniowo na pracę zawodową (w naszym przykładzie będzie to odpowiednio 40 lub 50 godzin). Wreszcie określamy, jaki procent całego czasu przeznaczanego na pracę będzie stanowić praca w naszym projekcie. W ten sposób otrzymujemy wartość wpisywaną we wspomnianym, tajemniczym polu (w naszym przykładzie będzie to odpowiednio 25% (10h z 40h) lub 20% (10h z 50h)). Oczywiście w trakcie realizacji projektu nikt nie będzie Cię szczegółowo rozliczał z każdej godziny, którą mu poświęciłaś. Te szacunkowe obliczenia są natomiast potrzebne, by obliczyć i uzasadnić wysokość wynagrodzeń dla poszczególnych wykonawców.

Jakie wynagrodzenie mają otrzymać poszczególni wykonawcy? Odpowiedź na to pytanie zacznij od określenia wysokości wynagrodzenia brutto, które powinna otrzymywać osoba zatrudniona na cały etat przy realizacji tego typu zadań. Jeśli wykonawca jest zatrudniany w projekcie w pełnym wymiarze czasu pracy, podpowiedź stanowią zalecenia Rady NCN (www.ncn.gov.pl/aktualnosci/2012-07-09-zalecenia-wynagrodzenia), w których określa się wysokość wynagrodzenia w zależności od stopnia/tytułu naukowego. Jeśli natomiast wynagrodzenie z projektu ma stanowić dodatek do pensji, możesz się kierować własnym wyczuciem bądź również wspomnianymi zaleceniami. W następnym kroku oblicz wysokość wynagrodzenia dla Twojego wykonawcy: jest to procent oszacowanego przez Ciebie wynagrodzenia podstawowego wynikający z procentu czasu pracy poświęcanego na realizację projektu. W ten sposób otrzymałaś stawkę brutto. Ponieważ w kosztorysie we wniosku podajesz stawkę brutto brutto (nazywaną także superbrutto), do obliczonego wynagrodzenia dodaj jeszcze ok. 30% tzw. kosztów pracodawcy (ich dokładną wysokość możesz ustalić w dziale kadr w Twojej jednostce) i dopiero tę sumę wpisz w odpowiednim polu kosztorysu.

Wyobraź sobie, że chcesz zatrudnić w projekcie młodego doktora, który pracuje już na etacie adiunkta i na realizację zadań w Twoim projekcie poświęci 10% swojego czasu pracy. Proponowana przez Radę NCN stawka dla doktorów to 4000 zł brutto. Ponieważ Wykonawca poświęci Ci jedynie 10% swojego czasu pracy, jego wynagrodzenie powinno wynieść 400 zł brutto. Do tego doliczamy 30% kosztów pracodawcy i otrzymujemy w ten sposób kwotę 520 zł, którą wpisujemy jako miesięczne wynagrodzenie w projekcie. Następnie mnożymy przez liczbę miesięcy, którą zamierzasz współpracować ze wspomnianym młodym doktorem i w ten sposób otrzymujemy jego całościowe wynagrodzenie.

Inne koszty

Materiały

Czego będę potrzebować w trakcie badań? Tutaj dochodzimy do nieco legendarnych ryz papieru, ołówków, odczynników chemicznych i tego wszystkiego, co będzie Ci niezbędne, ale równocześnie zużyje się lub zniszczy w trakcie realizacji projektu. Koszty szacujesz kierując się własnym doświadczeniem. Możesz także skorzystać z informacji dostępnych w Twojej jednostce bądź z doświadczenia współpracowników, którzy właśnie realizują projekty badawcze lub o nie aplikowali.

Czy każda z tych rzeczy jest niezbędna do realizacji celu badawczego? Uzasadnieniem twierdzącej odpowiedzi na to pytanie podziel się z czytelnikiem w przewidzianym na to miejscu we wniosku. Aby wzmocnić swoją argumentację, podaj numery zadań, z którymi się wiążą.

Usługi zewnętrzne

Wykonania jakich usług będę potrzebować w trakcie badań? Tutaj umieść koszty wszystkich działań, których wykonawca wystawi Ci fakturę VAT (w przeciwieństwie do osób kwalifikowanych jako wykonawcy, które wystawią Ci rachunki). Nie ma tutaj w zasadzie żadnych ograniczeń dotyczących przedmiotu usług. Warto natomiast pamiętać o wspomnianej już korekcie tekstów anglojęzycznych czy też wydaniu książki, jeśli takie planujesz. I oczywiście podaj odpowiednie numery zadań z planu badawczego.

Konferencje i podróże służbowe

Gdzie chciałabym pojechać w trakcie realizacji mojego projektu badawczego? Planując koszty projektu, zastanawiasz się także nad tym, z kim i gdzie podzielisz się wynikami swoich badań. Innymi słowy: na ile i jakich konferencji planujesz pojechać, a także dokąd i na jak długo chcesz pojechać na przykład na kwerendę biblioteczną. Możesz tutaj podać kilka przykładowych, cyklicznych konferencji, na które chciałabyś się wybrać.

Ile to będzie kosztowało? Szacując te koszty, warto uwzględnić średni koszt opłaty konferencyjnej w Twojej dziedzinie, średnie koszty przejazdu oraz koszty pobytu. Oczywiście będą to jedynie dane szacunkowe, jednak pomogą Ci one realnie i zasadnie obliczyć sumę, którą zamierzasz przeznaczyć na te działania. Może to wyglądać następująco: konferencje międzynarodowe: 1000 zł opłata konferencyjna, 1000 zł koszty przejazdu, 1000 zł koszty pobytu. Planujesz pojechać na 4 konferencje, na dwie z nich pojedzie jeden reprezentant Twojego zespołu, zaś na dwie pojedziecie w duetach. Razem daje to konieczność sfinansowania 6 „pakietów konferencyjnych”, czyli 18 000 zł, które przeznaczysz na ten cel.

Czy każdy wyjazd jest niezbędny do realizacji celu badawczego? Odpowiedź na to pytanie powinna wynikać z opisu Twojego projektu badawczego, w którym wskażesz, jak konsultacja wyników cząstkowych podczas konferencji naukowych może się przyczynić do uzyskania najlepszych wyników.

Wizyty i konsultacje

Kogo chciałabym zaprosić do odwiedzenia mnie podczas realizacji mojego projektu badawczego? Jeśli dla realizacji naszych badań korzystne byłoby zaproszenie specjalisty z kraju bądź z zagranicy, to właśnie w tym miejscu możemy opisać koszty z tym związane.

Ile to będzie kosztowało? Również w tym przypadku warto podzielić się z czytelnikami naszego projektu sposobem, w jaki wyliczyliśmy proponowane koszty.

Czy wszystkie te wizyty są niezbędne do realizacji celu badawczego? Uzasadnienie tych kosztów również powinno jasno wynikać z przedstawionego przez nas opisu projektu. Warto je także przypomnieć w odpowiednim polu w formularzu wniosku.

Inne koszty

Co jeszcze może mi być potrzebne? Innymi słowy: co nie zmieściło się w żadnym innym polu kosztorysu. Może chciałabyś kupić książki potrzebne do realizacji zaplanowanych zadań badawczych? A może planujesz publikacje w otwartym dostępie w czasopiśmie, które wymaga wniesienia za to specjalnej opłaty? W przypadku każdego kosztu warto upewnić się, że znajduje się on na liście kosztów kwalifikowalnych dostępnych we wspomnianym Załączniku nr 4.

Koszty pośrednie

Jakiej wysokości są koszty pośrednie w mojej jednostce? Narodowe Centrum Nauki przyjmuje, że koszty pośrednie nie mogą przekroczyć 30% kosztów bezpośrednich (z wyjątkiem projektów w konkursie SYMFONIA, w którym mogą wynosić maksymalnie 20%), z wyłączeniem kosztów aparatury naukowo-badawczej. Na tej podstawie poszczególne jednostki określają procentową wysokość tych kosztów dla projektów w nich realizowanych. Informację na ten temat powinnaś uzyskać u osób zajmujących się administracyjną obsługą projektów w Twojej jednostce badawczej.

Jak dokładnie się je oblicza? To również pytanie, z którym warto zwrócić się do administracji Twojej jednostki, której pracownicy na pewno chętnie podzielą się z Tobą szczegółowymi informacjami o sposobie ich wyliczania, a także przed ostatecznym złożeniem projektu sprawdzą, czy koszty te wyliczyłaś poprawnie.

Skończyłaś grę. Odwiedziłaś wszystkie pola na planszy. Odpowiedziałaś na 21 pytań. Dokładnie przemyślałaś każdy planowany koszt. Szczegółowo je uzasadniłaś. Pozostaje już tylko podzielić je na poszczególne lata realizacji projektu, w czym pomoże Ci przygotowany wcześniej rozkład realizacji poszczególnych zadań w czasie. Wystarczy się teraz zastanowić, które koszty wiążą się z którymi zadaniami i podział na lata gotowy. Wyjątek stanowią tu koszty aparatury, które warto zaplanować na pierwszy rok realizacji projektu (unikniesz w ten sposób sytuacji, w której Twoje badania przedłużą się, bo będziesz czekać na sprzęt potrzebny do ich realizacji). I gotowe. Po wycieczce do świata liczb, cen i procentów możesz z ulgą wrócić do opisywania swoich planów badawczych. 