Napisanie dobrego wniosku o finansowanie projektu – to jest takiego, który zostanie wysoko oceniony przez recenzentów – nie jest aż tak trudne, jak się powszechnie wydaje. Niemniej wymaga przestrzegania kilku zasad, czasu i pieczołowitości.

Chcemy sprawdzić jakość naszego pomysłu naukowego, ale – mówiąc wprost – nie mamy za co, czasem nie mamy odpowiednich współpracowników, czasem brakuje nam sprzętu, bez którego badania nie mogą dojść do skutku itp. Wnioskujemy więc o finanse do agencji grantowej, np. do Narodowego Centrum Nauki: http://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/konkursy.

Uwertura, czyli co zrobić przed wypełnieniem formularza

Współpracowałam kiedyś w ramach pewnego programu europejskiego z badaczką, która recenzuje wnioski grantowe składane w konkursach ogłaszanych przez European Research Council. Spytałam ją, jakie błędy najczęściej popełniają wnioskodawcy. Odpowiedź padła natychmiast: ludzie nie czytają ogłoszeń o konkursach! To znaczy, że potencjalni grantobiorcy nie zawsze wiedzą, do kogo konkurs jest skierowany, nie zawsze dostatecznie znają warunki konkursu; tym samym nie wiedzą, jakie trzeba spełniać wymagania i – co najważniejsze, a w konsekwencji najbardziej wymierne – nie wiedzą, co jest oceniane. Jak pisze Leszek Kaczmarek: „Zaczyna się od ustawicznego poszukiwania odpowiednich okazji, czyli konkursów grantowych ogłaszanych przez różne organizacje. Następnie trzeba starannie przemyśleć oczekiwania potencjalnych grantodawców. [podkreślenie moje] (…) Trzeba zrozumieć, jakie zwłaszcza zamiary przyświecają grantodawcy (…) i czego oczekuje on od aplikantów” (Mordęga pisania wniosków grantowych , „PAUza Akademicka”, 156, 2012).

Jeżeli więc kryteria konkursu nam nie odpowiadają, szukajmy po prostu innego konkursu albo wręcz innego grantodawcy, a nie składajmy wniosku z myślą „jakoś to będzie”.

Przed napisaniem wniosku należy więc przeczytać wszystkie dostępne informacje na temat konkursu zamieszczone na stronach wybranej przez nas agencji grantowej. Przeanalizować należy również formularz wniosku: sprawdzić, jakie dane musimy zgromadzić, jakie przygotować zaświadczenia i oświadczenia, wreszcie – czyje podpisy i pieczątki są nam potrzebne. Na tym etapie pracy mogą się przydać instrukcje wypełniania wniosków zamieszczane czasem przez grantodawców oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQs). Trzeba jednak pamiętać, że instrukcje i odpowiedzi na FAQs – mimo, że są aktualizowane i modyfikowane zgodnie z wymogami kolejnych edycji konkursów – są jedynie pewną formą interpretacji dokumentów dotyczących konkursów. Tym samym, podczas przygotowywania wniosku nie można bazować jedynie na instrukcjach i odpowiedziach na FAQs.

Przygotowaliśmy więc zestaw hipotez badawczych, czyli określony problem naukowy do rozwiązania. Mamy pomysł, jak rozwiązać ten problem, czyli jak zweryfikować zdefiniowane hipotezy. Zakładam, że hipotezy kształtują się w nas od pewnego czasu, a nie są wynikiem impulsu lub, co gorsza, nie składamy wniosku z powodu presji wywoływanej przez przełożonego lub kolegów, tudzież z innych, jeszcze mniej naukowych pobudek. Warunkiem sine qua non składania wniosku jest bowiem to, że pomysł na badania, a co za tym idzie – wniosek, muszą być przemyślane. Andrzej Jajszczyk, wymieniając grzechy wnioskodawców, napisał m.in.: „Drugi grzech to wnioski napisane »na kolanie« (…) A przecież pisanie skutecznych wniosków grantowych wymaga czasu i znacznego wysiłku” (Fala wniosków, ale lekko regulowana , „PAUza Akademicka”, 164, 2012).

Opera, czyli wypełnienie formularza

Formularz wniosku składa się – trzymając się terminologii muzycznej – z dwóch powiązanych ze sobą dzieł. Opus pierwsze to część merytoryczna, opus drugie – to część formalna, czyli „opakowanie” części merytorycznej.

OPUS PIERWSZE
– KWESTIE MERYTORYCZNE

Takt 1: Koncepcja badań

Zamierzamy zbadać jakiś wycinek rzeczywistości. Żeby to zrobić, musimy postawić sobie odpowiednio sformułowane pytanie badawcze lub szereg takich pytań oraz zaplanować racjonalny i konsekwentny sposób odpowiadania na nie. Inaczej rzecz ujmując – opracować plan badań.

Stawiane przez nas pytania powinny być poprawne, trafne, zasadne i falsyfikowalne (Ireneusz Bobrowski, Zaproszenie do językoznawstwa, 1998). Poprawne to znaczy sensownie i jednoznacznie sformułowane. Trafne, czyli złożone z założeń oraz elementów wiadomych i niewiadomych. Zasadne, czyli po pierwsze, musimy je trafnie sformułować, po drugie, musimy mieć pewność albo co najmniej mocne przeświadczenie o tym, że stawianie naszych pytań badawczych jest – w czasie składania wniosku – uzasadnione w nauce. To oznacza, że jesteśmy przekonani, iż nasze badania – w świetle wszystkich znanych nam doniesień w dziedzinie, którą się zajmujemy – albo rozwiążą nowy, wskazany przez nas problem badawczy, albo pokażą pozornie rozwiązany problem w nowym, być może inspirującym do kolejnych badań, świetle. Pytania muszą być ponadto falsyfikowalne, to znaczy – musi istnieć racjonalny sposób wykazania prawdziwości lub zanegowania (negatywny wynik badań to też cenny, konkretny wynik!) stawianych przez nas tez.

Przedmiot badań należy zdefiniować, cel badań – określić i opisać. Należy ustalić logiczny plan badań, przewidzieć kolejne etapy projektu, zastanowić się nad rozwiązaniami alternatywnymi, które zastosujemy, jeżeli w trakcie pracy okaże się, że nasze pierwotne założenia trzeba będzie zmodyfikować. Dokładnie należy opisać proponowaną przez nas metodologię. Napisać, dlaczego akurat ta – naszym zdaniem – jest najbardziej adekwatna do planowanych badań. Bardzo częstą przyczyną niskiej oceny merytorycznej wniosku jest źle – to znaczy: nieprecyzyjnie, niekonsekwentnie, nieracjonalnie, nieprzekonująco – opisana metodologia. Zdarzają się nawet – rzadko, niemniej jednak… – projekty, w których autor pisze mniej więcej tak: charakter badań nie pozwala na tym etapie podać szczegółowego opisu metodologii. Takie wnioski są z góry skazane na porażkę.

Takt 2: Zespół badawczy

Skład zespołu – o ile do wykonania projektu planujemy powoływać zespół, a nie pracować samodzielnie – musi być gruntownie przemyślany. Z jednej strony trzeba wiedzieć, kto jest w zespole niezbędny, czyli bez czyjego udziału projekt nie może być wykonany. Z drugiej strony, obecność każdego członka w grupie badawczej musi być uzasadniona; muszą być wskazane jego zadania i zakresy odpowiedzialności. Innymi słowy, należy wykazać, że bez doświadczenia i wiedzy poszczególnych członków badania nie mogą być przeprowadzone w optymalny sposób.

Recenzenci oceniają zespół jako źle skonstruowany zarówno wtedy, kiedy uznają, że jest on zbyt skromny na planowane badania, jak i wtedy, kiedy oceniają go jako zbyt rozbudowany, np. wnioskodawca włącza do zespołu osoby z bardzo dobrym dorobkiem jedynie po to, żeby projekt został lepiej oceniony. Słowem, zespół musi się składać z odpowiednich ludzi z odpowiednimi umiejętnościami.

Takt 3: Kosztorys

W konkursach ogłaszanych przez NCN budżet planowany na badania jest nienegocjowalny (wyjątkiem jest konkurs SYMFONIA). Oznacza to, że wnioskodawca – jeżeli wygra konkurs – dostanie dokładnie tyle pieniędzy, ile zaproponował we wniosku. Eksperci i recenzenci konsekwentnie odrzucają wnioski ze źle skonstruowanymi budżetami, i to zarówno te, w których budżety są przeszacowane (wnioskodawca, mówiąc wprost, zażądał za dużo), jak i te, w których budżety są niedoszacowane. W tym ostatnim wypadku Zespół Ekspertów dochodzi do wniosku, że badań nie da się wykonać, bowiem planowane koszty są zbyt niskie. Eksperci odrzucają również wnioski z budżetami nieuzasadnionymi w sensie czysto językowym, czyli te, w których wydatki są opisane zdawkowo, a nie przekonująco i wyczerpująco.

Sporą pomocą przy konstruowaniu budżetu jest katalog kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych, będący załącznikiem do „Regulaminu przyznawania środków na realizację zadań finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki w zakresie projektów badawczych, staży po uzyskaniu stopnia naukowego doktora oraz stypendiów doktorskich” (http://ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/konkursy), niemniej należy zwrócić uwagę na kilka najważniejszych elementów kosztorysu. I tak:

Aparatura planowana do kupienia – musi być rzeczywiście potrzebna i dopasowana do naszych potrzeb. Często się zdarza, że wnioskodawcy proponują zakup zbyt specjalistycznego sprzętu o parametrach nieadekwatnych do planowanych badań.

Wyjazdy – planujmy tylko te, które rzeczywiście są merytorycznie uzasadnione. Czyli konferencje o ustalonym prestiżu, kwerendy do takich bibliotek i archiwów, do których dostęp inną drogą, np. poprzez internet, nie jest możliwy itp.

Honoraria dla kierownika projektu i wykonawców – na stronie Centrum są podane proponowane przez Radę NCN maksymalne stawki brutto dla osób biorących udział w projektach (http://ncn.gov.pl/aktualnosci/2012-07-09-zalecenia-wynagrodzenia). Co istotne, są to stawki dla osób, które planują poświęcić 100% swojego czasu pracy na wykonywanie zadań określonych w projekcie. Jeżeli w projekcie jest wpisane, że dany wykonawca poświęci na pracę przy nim np. 30% swojego czasu pracy, to proponowaną przez NCN kwotę honorarium trzeba odpowiednio zmniejszyć. Nie chodzi bynajmniej o to, żeby pracować za darmo; naukowcy muszą mieć zapewniony pewien komfort, inaczej projekt nie będzie dobrze wykonany – wszak wiadomo, że kto pracuje głową, musi mieć ją wolną od innych trosk – ale nie wolno przeszacowywać wynagrodzeń. Próby uzasadniania horrendalnie wysokich wynagrodzeń argumentacją typu „w pracę nad projektem włożę całe swoje serce” (sparafrazowałam nieco autentyczny tekst, który pojawił się w jednym wniosku) jak dotąd nie spotykały się z przychylnością oceniających.

Takt 4: Teksty opisujące badania

W formularzu wymagane są trzy takie teksty: (1) streszczenie, (2) skrócony opis projektu nie dłuższy niż pięć stron maszynopisu oraz (3) szczegółowy opis projektu nie dłuższy niż piętnaście stron maszynopisu. Trzeba jasno zdać sobie sprawę, że przygotowując wniosek, należy napisać trzy oddzielne teksty. Każdy tekst ma swoją specyfikę, swoich odbiorców i swoje cele. Streszczenie nie może być więc streszczeniem skróconego opisu, a skrócony opis – streszczeniem szczegółowego. Część wnioskodawców wykazuje się specyficznym „sprytem”, podając we wniosku ten sam tekst – tyle, że w różnych wersjach językowych – jako skrócony i szczegółowy opis.

Na podstawie streszczenia zaproszeni do recenzowania fachowcy decydują, czy przyjąć wniosek do oceny merytorycznej. Ocena merytoryczna w konkursach ogłaszanych przez NCN jest zawsze dwuetapowa. Pierwszej – na podstawie skróconego opisu – dokonują eksperci powoływani przez Radę Centrum. Każdy wniosek jest opiniowany niezależnie przez dwóch ekspertów, po czym opinie te są konfrontowane i dyskutowane podczas pierwszego posiedzenia Zespołu Ekspertów. Skrócony opis powinien być napisany w taki sposób, żeby mógł go ocenić nie tylko specjalista zajmujący się dziedziną, której dokładnie dotyczy projekt, ale również specjaliści z dziedzin pokrewnych. Naukowcy, potencjalni grantobiorcy muszą być gotowi do dyskusji naukowej w szerokim kręgu, do wychodzenia poza swoje ściśle zdefiniowane dziedziny, a nie szczelnie zamykać się w swoich działkach. Pomysł na badania powinien więc być tak przedstawiony w skróconym opisie, żeby zainteresować szerokie grono uczonych.

W większości konkursów, z wyjątkiem tych, w których drugi etap oceny to rozmowa kwalifikacyjna, wnioski, które są najlepiej ocenione przez zespół, trafiają do recenzji zewnętrznych, wąsko specjalistycznych. Recenzenci zewnętrzni oceniają tylko szczegółowy opis projektu . Ta część wniosku musi być zatem tak przygotowana, żeby jakość proponowanych przez nas badań docenili ściśli specjaliści w danej dziedzinie.

Teksty pisane mają inną specyfikę niż teksty mówione. To truizm, niemniej jednak w ferworze pisania wniosku pewne istotne cechy tekstu pisanego mogą nam umknąć. Przede wszystkim trzeba przyjąć perspektywę odbiorcy, czyli oceniającego tekst. Innymi słowy, należy ocenić, czy treści naszym zdaniem oczywiste będą równie oczywiste dla recenzenta. Odbiorca tekstu mówionego może zawsze przerwać mówiącemu, dopytać, starać się doprecyzować niejasne fragmenty. Kiedy mamy do czynienia jedynie z tekstem pisanym, takich możliwości nie ma. Na piśmie wszystko musi być wyłożone klarownie, logicznie, spójnie i jednoznacznie. Nie wolno recenzentom pozostawiać pola do interpretacji: streszczenie, opis skrócony i szczegółowy to teksty naukowe, a nie literackie. Nie życzymy ponadto nikomu formułowania swoich myśli w sposób niejasny.

Kiedy uznamy, że wniosek jest gotowy, warto poddać go konstruktywnej krytyce, „pokazać już naszym zdaniem gotowy projekt kilku doświadczonym kolegom – zawsze pojawią się ciekawe uwagi z zewnątrz i okazja do wprowadzenia kolejnych usprawnień” (L. Kaczmarek, Mordęga pisania wniosków …).

Jeżeli startujemy w konkursie, w którym drugim etapem oceny jest rozmowa z ekspertami, warto przygotowaną prezentację wygłosić przed konstruktywnie krytycznymi osobami. Ich uwagi mogą okazać się bezcenne, a czasem nawet zdecydować o naszym powodzeniu w konkursie. Mogą dotyczyć nie tylko zawartości (merytoryki, logiki, spójności) przygotowanego przez nas wystąpienia, ale również innych, bardzo istotnych czynników, takich jak jakość przekazu. Możemy dowiedzieć się, czy mówimy za cicho, czy za głośno; czy za wolno, czy za szybko; czy mówiąc stoimy przodem do wyświetlanej prezentacji, czyli tyłem do słuchaczy (niedopuszczalne!); czy nasza zbyt żywa gestykulacja nie rozprasza słuchaczy; czy nasz body language – wbrew naszym zamierzeniom – powoduje, że nie jesteśmy w stanie, mimo doskonałej jakości naukowej proponowanych badań, zainteresować słuchaczy i przekonać o wartości naszej propozycji. I wreszcie ostatnie: głośne wygłoszenie prezentacji pozwoli nam ocenić, czy zmieścimy się w czasie przewidzianym regulaminem konkursu. Wyobraźmy sobie, że podczas rozmowy komisja nam grzecznie, acz stanowczo dziękuje za wystąpienie, a my przekazaliśmy wszystko, co chcieliśmy, prócz konkluzji…

OPUS DRUGIE – KWESTIE FORMALNE

Podczas oceny formalnej sprawdzamy, czy wnioskodawca spełnia warunki konkursu, czy dołączył wszystkie wymagane dokumenty z wymaganymi prawem podpisami i pieczęciami, wreszcie – czy wszystkie zakładki we wniosku są wypełnione treścią adekwatną do opisu zakładek. Relatywnie częstym powodem odrzucenia wniosku podczas oceny formalnej – a to oznacza, że wniosek nie jest w ogóle oceniany merytorycznie – są niestarannie wypełnione zakładki. Bywa tak, że wnioskodawca tam, gdzie podanie konkretnych informacji jest obowiązkowe, pisze „nie dotyczy”. Albo w zakładce wpisuje „uzupełnić”, „przetłumaczyć”, „aaaaaaaa” – w wersji roboczej taki zabieg jest jak najbardziej zrozumiały, niemniej jednak wersji roboczych nie należy wysyłać do NCN…

W formularzu należy wpisywać żądane informacje, i tylko takie. Jeżeli np. w wypełnianej zakładce trzeba wskazać projekty, którymi się kierowało, to należy wskazać projekty, którymi się kierowało. I nic ponadto. Czyli, nie należy wymieniać projektów, w których było się wykonawcami, asystentami wykonawców, redaktorami zadań czy „ewaluatorami zadań” (sic! wzięte z autentycznego wniosku). Kolejny przykład: publikacje. Jeżeli w zakładce trzeba podać prace opublikowane, to wymieniamy prace opublikowane. Nie te, które są w druku, w recenzjach, w przygotowaniu tudzież w zamyśle.

Wpisywanie informacji, które nie są żądane, nie wpływa na lepszą ocenę wniosku. Powoduje natomiast szum informacyjny. Oceniający weryfikują tylko to, co jest wymagane w ogłoszeniu. Podawanie informacji zbędnych może obrócić się przeciwko wnioskodawcy, bowiem oceniający słusznie mogą zacząć się zastanawiać, czy wnioskujący zrozumiał warunki konkursu. Jeżeli nie zrozumiał – czemu wszak dał wyraz we wniosku! – to być może nie będzie w stanie wykonać zaplanowanych badań.

Oceniający analizują dokument, którym jest wniosek o finansowanie projektu badawczego. Oznacza to, że swoje noty i opinie formułują jedynie na podstawie informacji zawartych w tym wniosku. Nie mają obowiązku poszukiwania dodatkowych informacji przemawiających na korzyść wnioskodawców, mają natomiast obowiązek weryfikować treści podane we wnioskach. Czyli, mówiąc wprost, we wniosku należy podać informacje prawdziwe i istotne dla oceny jakości projektu. Bywa, że wnioskodawcy mają pretensje, że ich dorobek został oceniony relatywnie nisko, twierdząc, że „powszechnie przecież wiadomo, że mój dorobek jest doskonały, a moja pozycja naukowa od lat jest ugruntowana”. Nawet, jeżeli tak jest, to należy te informacje wpisać w formularzu. Nawet jeżeli wnioskodawcy pewne rzeczy wydają się oczywiste.

Coda

Ten tekst nie jest instrukcją, jak napisać konkretny wniosek o finansowanie badań naukowych w konkretnie wskazanym konkursie ogłoszonym przez Narodowe Centrum Nauki. Co więcej, nie napisałam w nim równie szczegółowo o wszystkich elementach wniosków, odniosłam się tylko do aspektów, które – na podstawie mojej dotychczasowej praktyki jako koordynatorki dyscyplin – uznałam za najistotniejsze. Mam nadzieję, że moje uwagi będą cenne dla naszych potencjalnych grantobiorców. Życzę powodzenia!