Rok 2012 był pierwszym pełnym rokiem funkcjonowania Narodowego Centrum Nauki. To dobra okazja, by podsumować związane z tym koszty ponoszone przez podatników na tle realizowanych przez centrum zadań, a także by przedstawić ich strukturę. Ponieważ niniejszy tekst jest przeznaczony dla szerokiego kręgu odbiorców, staraliśmy się przekazywać informacje w sposób przystępny i poglądowy, nie trzymając się kurczowo księgowej i finansowej nomenklatury. Oczywiście sprawozdanie finansowe NCN za rok 2012 będzie dostępne dla wszystkich zainteresowanych po jego przyjęciu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

Budżet NCN

Ostateczny plan finansowy NCN na rok 2012 po stronie dochodowej wyniósł prawie 850 mln zł, z czego dotacja celowa, czyli przeznaczona na finansowanie grantowe, wyniosła prawie 809 mln zł, dotacja podmiotowa, obejmująca planowane wydatki na funkcjonowanie agencji, wyniosła prawie 38 mln zł, a planowana dotacja na inwestycje i zakupy inwestycyjne – ok. 3,5 mln zł. Początkowo dotacja celowa na finansowanie projektów była o 50 mln wyższa, ale po opinii Rady NCN została skorygowana przez sejmową Komisję Finansów Publicznych. Było to konieczne z powodu zmniejszenia środków planowanej dla NCN dotacji w Wieloletnim Planie Finansowym Państwa o prawie 30 mln zł w 2013 roku, o prawie 145 mln w 2014 i 270 mln w 2015 r. Brak tej korekty i zakwalifikowanie do finansowania w roku 2012 większej liczby projektów, które mogłyby skorzystać z dodatkowych 50 mln zł w pierwszym roku realizacji, musiałoby iść w parze z niemożliwością finansowania projektów obsługiwanych przez NCN w kolejnym roku. Wtedy bowiem centrum nie dysponowałoby już wystarczającymi środkami pozwalającymi z jednej strony na przyznawanie nowych grantów, z drugiej zaś na kontynuację wszystkich przedsięwzięć badawczych będących owocem zakończonych wcześniej konkursów (czas trwania projektu badawczego to najczęściej około trzech lat), czyli mówiąc w skrócie – nie mielibyśmy pieniędzy na finansowanie naszych zobowiązań. Budżet NCN to ok. 13,5 proc. całości środków przeznaczonych w Polsce na naukę (część 28 – Nauka budżetu państwa).

Warto zwrócić uwagę, że NCN wykorzystało zaplanowaną dotację celową na finansowanie zadań, w tym projektów badawczych, w 99,94 proc., przekazując ją grantobiorcom. Ponieważ jednak w trakcie roku niektórzy beneficjenci dokonali zwrotu części środków, NCN przekazało zwrócone środki w wysokości 1 524 756 zł pozostałym grantobiorcom, stąd po uwzględnieniu tego faktu rzeczywiste wykorzystanie środków z dotacji celowej na finansowanie zadań wyniosło 100,19 proc. Koszty funkcjonowania NCN, czyli suma dotacji podmiotowej i inwestycyjnej, uwzględniające proces oceny wniosków, wyniosły 3,02 proc. całości wykorzystanych dotacji.

Jednocześnie do budżetu państwa zwrócono znaczące sumy z dotacji podmiotowej oraz dotacji na inwestycje i zakupy inwestycyjne, co oznacza, że dzięki efektywnemu wykorzystaniu posiadanych zasobów udało się obniżyć koszty funkcjonowania NCN w stosunku do pierwotnie zakładanych. W przypadku pierwszej z wymienionych dotacji niższe od założonych okazały się honoraria ekspertów (pierwotnie przewidywano napływ większej liczby wniosków; część ekspertów nie zdołała także na czas dostarczyć kompletnych danych niezbędnych do przelania środków), a w przypadku drugiej nie podjęto prac związanych z przewidzianymi wcześniej inwestycjami w docelową siedzibę centrum.

Koszty obsługi wniosków grantowych

Wielu intryguje pytanie: ile kosztuje przetwarzanie jednego wniosku napływającego do Narodowego Centrum Nauki? Spróbujemy to oszacować. Postawione pytanie jest ważne, ponieważ w ciągu niecałych dwóch lat od ogłoszenia pierwszych konkursów do NCN wpłynęło około 25 tys. wniosków. W samym roku 2012 oceniono ich ponad 12 tys. W tabeli 2 zawarto główne składowe kosztu oceny pojedynczego wniosku. Przyjęto, że w procesie oceny brało udział 56 proc. pracowników centrum (wszyscy pracownicy Działu Badań Naukowych i Rozwoju Naukowców oraz koordynatorzy dyscyplin), którzy poświęcili na to zadanie szacunkowo 60 proc. swojego całkowitego czasu pracy. W wynagrodzeniach pracowników rozliczających ekspertów prawie 30 proc. stanowią sumy na wynagrodzenia osób spoza NCN wykonujących swoje zadania na umowy zlecenia. Założono, że koszty poboczne, takie jak na przykład część kosztów Rady NCN przypadająca na ustalanie warunków oceny i kosztów pracowników NCN przekuwających te warunki w szczegółowe instrukcje, a także koszt amortyzacji komputerów, drukarek itp. używanych w procesie oceny, mogą być pominięte. Jednocześnie niektóre koszty, na przykład wynagrodzeń koordynatorów dyscyplin, są nieco przeszacowane, ponieważ ich obowiązki wykraczają poza samą koordynację i przeprowadzanie procesu oceny.

Kluczową rolę w ocenie wniosków odgrywają eksperci wyłaniani spośród najlepszych naukowców. W 2012 roku taką rolę pełniło prawie 8 tys. osób. Bez ich odpowiedzialnej i niełatwej pracy funkcjonowanie centrum nie byłoby możliwe. W przypadku honorariów za przygotowywanie ocen przyjęto stawki w wysokości obowiązującej w roku 2012 i wynikające z rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 21 października 2011 r. Na jeden wniosek przypadały dwie oceny ekspertów uczestniczących w posiedzeniach, a także średnio 2,3 recenzje ekspertów zewnętrznych wykonywane tylko w II etapie oceny (stawki honorariów dla ekspertów krajowych i zagranicznych były identyczne). Honoraria ekspertów wyniosły w sumie ponad 8 mln zł, z czego lwią część dostali eksperci krajowi (7 970 875 zł), a eksperci zagraniczni, wykonujący recenzje potrzebne w drugim etapie oceny, otrzymali w sumie 233 600 zł.

Czyli odpowiedź na pytanie, ile kosztuje przetwarzanie jednego wniosku, przy uwzględnieniu wyłącznie procesu oceny, brzmi: 1074 zł. Warto odnieść ten koszt do średniej wysokości grantu w NCN w 2012 roku, wynoszącej prawie 413 tys. zł.

Ocena wniosków pochłania większość dotacji podmiotowej NCN. Oczywiście warto się zastanowić, czy koszty te nie mogłyby być obniżone. Nie bierzemy pod uwagę obniżenia stawek honorariów (operacji takiej dokonano w 2011 roku), chociaż trzeba pamiętać, że wiele agencji grantowych, na przykład amerykańska NSF czy niemiecka DFG, nie płaci za recenzowanie wniosków (poza szczególnymi przypadkami). Uważamy również, że rezygnacja z przyjętego przez Radę NCN procesu oceniania, którego filar stanowią dyskusje ekspertów odbywające się podczas posiedzeń, czy też ograniczenie liczby etapów odbiłyby się na jakości procesu oceny. Podobnie negatywny skutek miałoby ocenianie wniosków wyłącznie na podstawie np. danych bibliometrycznych charakteryzujących osiągnięcia naukowe ich autorów.

Oprócz kosztów ponoszonych w czasie selekcji wniosków należy również wspomnieć o wydatkach ponoszonych przez NCN w trakcie realizacji grantów oraz po ich zakończeniu, związanych przede wszystkim z ich rozliczaniem, w tym bieżącą obsługą finansową, ale także z ewentualnymi zmianami (aneksowanie) czy kontrolą wybranych projektów. Szacunkowy koszt tych zadań zebrano w tabeli 3. Dla uproszczenia pominęliśmy tu m.in. koszty materiałów biurowych czy te ponoszone na wynajem powierzchni biurowej.

Przedstawione tu szacunki wskazują, że wyrażane niekiedy opinie o jakoby ogromnych kosztach oceny wniosków i obsługi grantów ponoszonych przez NCN nie mają podstaw. Warto, naszym zdaniem, wydać średnio niewiele więcej niż tysiąc złotych na jeden zgłoszony wniosek, gdy podejmuje się decyzje dotyczące wydatkowania setek tysięcy. Stąd przyjęcie przez NCN bardzo starannego dwuetapowego procesu oceny przez ekspertów wyłanianych z grona samych naukowców.

Koszty funkcjonowania Rady NCN

Dwudziestoczteroosobowa Rada Narodowego Centrum Nauki składa się z wybitnych naukowców i odgrywa kluczową rolę w definiowaniu konkursów grantowych. Wysokość miesięcznego wynagrodzenia członków Rady NCN wynika z rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 8 sierpnia 2011 r. Wynagrodzenie to obniża się za każdą nieobecność na posiedzeniu Rady. Dodatkowe wynagrodzenie przysługuje za przewodniczenie komisjom Rady. Jakkolwiek ustawa z 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Nauki zobowiązuje Radę do zbierania się nie rzadziej niż raz na dwa miesiące, członkowie Rady, z powodu ogromu zadań, spotykali się w praktyce dwa razy częściej na dwudniowych posiedzeniach. Większość z nich ma dodatkowe obowiązki związane np. z prowadzeniem odpraw z członkami zespołów ekspertów, w czasie których wprowadzają ich w przyjęte w NCN zasady ewaluacji, czy udziałem w posiedzeniach poszczególnych komisji Rady. W kancelarii Rady są zatrudnione 3 osoby. Ich wynagrodzenia zawarto w sumarycznych kosztach wynagrodzenia pracowników NCN.

Niektórzy członkowie Rady biorą udział w spotkaniach związanych z działalnością NCN, m.in. objaśniając jego funkcjonowanie różnym grupom naukowców, a także uczestniczą w działalności międzynarodowej centrum. Delegacje zagraniczne członków Rady pochłonęły nieco ponad 32 tys. zł.

Koszty funkcjonowania biura

Pod koniec 2012 roku Narodowe Centrum Nauki zatrudniało 100 osób na pełnych etatach i 7 osób na podstawie umów na zastępstwo (zastępujących osoby zatrudnione na pełnych etatach, ale korzystające z urlopów macierzyńskich bądź wychowawczych). Korzystaliśmy również z pracy 30 osób zatrudnionych na krótsze okresy na umowy zlecenia, a także dwóch stażystek skierowanych z urzędu pracy. Warto zauważyć, że wszyscy zatrudnieni przez centrum mają wyższe wykształcenie, w tym 19 osób, czyli prawie 20 proc., posiada stopień naukowy doktora. Posiadanie tego stopnia jest wymagane ustawowo w stosunku do dyrektora i 14 koordynatorów dyscyplin (jeden z koordynatorów ma stopień doktora habilitowanego). Całkowite koszty funkcjonowania biura NCN zestawiono w tabeli 5. Warto zauważyć, że część zawartych w niej wydatków pojawiała się już we wcześniejszych tabelach, np. całkowity fundusz płac zawiera w sobie wynagrodzenia pracowników biorących dział w ocenie wniosków (tabela 2).

Całkowity koszt płac w Narodowym Centrum Nauki wyniósł w 2012 roku ponad 7 mln złotych i obejmował płace brutto (5 234 584 zł), składkę ZUS pracodawcy, fundusz nagród i tzw. trzynastą pensję. Staramy się, by wysokość płac w NCN dobrze odzwierciedlała ilość i jakość wykonywanej pracy, ponoszoną odpowiedzialność, a także posiadane kwalifikacje i doświadczenie zawodowe. Fundusz nagród jest starannie rozdzielany, premiując zadania wykraczające poza standardowe obowiązki pracowników i jest ważnym narzędziem zarządzania centrum.

Średnie wynagrodzenie pracowników NCN w przeliczeniu na osobę wynosiło w 2012 roku 4540 zł (bez 13-tki), a 4860 zł z uwzględnieniem 13-tej pensji. Mediana wynagrodzeń sięgnęła 4109 zł (bez 13-tki). Dla porównania, średnia płaca w sektorze przedsiębiorstw w grudniu 2012 roku wynosiła 4112 zł. Warto pamiętać, że Narodowe Centrum Nauki zatrudnia wiele osób o wysokich kwalifikacjach i odpowiedzialności, a tym samym o sporych i uzasadnionych wymaganiach płacowych. Obejmuje to np. dyrektora i jego zastępcę, koordynatorów dyscyplin, główną księgową, kierowników działów, trójkę prawników, audytora wewnętrznego czy trzech informatyków.

Wynagrodzenie dyrektora NCN jest wyższe niż typowa pensja profesora polskiej wyższej uczelni, jakkolwiek znacznie poniżej granicy wyznaczanej przez tzw. ustawę kominową ustalającą maksymalną wysokość wynagrodzenia kadry zarządzającej jednostkami państwowymi, a także ponad dwukrotnie mniejsze niż średnie wynagrodzenie polskiego menedżera („Puls Biznesu”, 28.11.2012). W 2011 i 2012 roku dyrektor i jego zastępca nie otrzymali żadnego dodatkowego wynagrodzenia z tytułu sprawowania swych funkcji w NCN, typu nagrody, 13-tej pensji czy premii (te dwie ostatnie pozycje nie przysługują na mocy odpowiednich przepisów). Jakkolwiek ustawa o NCN dopuszcza dwa stanowiska zastępcy dyrektora, zdecydowano się na obsadzenie tylko jednego z nich, m.in. z powodu ograniczonego funduszu płac. Obowiązki drugiego zastępcy dyrektora powierzono kierownikowi Działu Spraw Organizacyjnych. Jednakże Najwyższa Izba Kontroli zakwestionowała takie rozwiązanie i musieliśmy się z niego wycofać, rozdzielając obowiązki w inny sposób.

Obowiązkowy fundusz socjalny był rozdzielany między pracowników na dofinansowywanie wypoczynku i świąt. Inne koszty obowiązkowe obejmowały opłaty związane z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, badania lekarskie pracowników, opłaty sądowe i koszty BHP.

W Narodowym Centrum Nauki przykłada się dużą wagę do podnoszenia kwalifikacji pracowników, stąd szeroki wachlarz specjalistycznych szkoleń finansowanych bądź dofinansowanych przez centrum. Ze względu na ogrom pracy i chęć zorganizowania jej w bardziej efektywny sposób, prowadziliśmy też szkolenia np. z bezwzrokowego pisania na klawiaturze czy znajomości bardziej zaawansowanych funkcji popularnych programów komputerowych. Ponieważ dążymy do zaangażowania coraz większej liczby recenzentów zagranicznych w ocenę wniosków, znaczna część pracowników doskonali także znajomość angielskiego podczas kursów językowych. W ramach inicjatywy Rzecznika Praw Obywatelskich Język urzędowy przyjazny obywatelom zorganizowaliśmy szkolenie z zakresu poprawności językowej w tekstach urzędowych, przeprowadzone przez prof. Mirosława Bańkę i dr Ewę Rudnicką z Uniwersytetu Warszawskiego.

Koszt służbowych wyjazdów pracowników NCN przekroczył 150 tys. zł, z czego delegacje krajowe (przejazdy, hotele, diety itd.) stanowiły około 46 proc. kosztów. Pozostałe wyjazdy, mniej liczne, ale na ogół bardziej kosztowne, wynikały z naszych zobowiązań międzynarodowych.

Obowiązujące nas przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, a w szczególności wymagania pisemności dokumentów, powodują znaczne zużycie papieru, tonerów do drukarek i innych materiałów biurowych, a także pociągają za sobą stosunkowo duże koszty przesyłek pocztowych. Mamy nadzieję, że w bieżącym roku uda się nam ucyfrowić część procedur obsługi wniosków, korzystając m.in. z podpisów elektronicznych, co pozwoli na obniżenie wymienionych wcześniej wydatków.

Jakkolwiek w pierwotnej propozycji budżetu NCN znalazły się fundusze na zakup samochodu służbowego i opłacenie kierowcy, centrum postanowiło z nich nie skorzystać. Pozwoliło to na znaczne oszczędności. Dla porównania, roczny koszt taksówek, z których korzystał dyrektor NCN, wyniósł około 2 tys. zł.

Znaczącą pozycją kosztu był komercyjny wynajem 2040 m² nowoczesnej powierzchni w biurowcu klasy A, z czego prawie 20 proc. stanowiła powierzchnia sal konferencyjnych służących przede wszystkim do spotkań zespołów ekspertów. Koszt najmu zawierał w sobie także opłatę eksploatacyjną, pokrywającą m.in. ochronę budynku. NCN pokrywał osobno koszty wody, kanalizacji, sprzątania budynku oraz energii elektrycznej, w tym zużywanej przez klimatyzację.

Zakupy inwestycyjne dotyczyły części mebli, serwerów, komputerów osobistych, centrali telefonicznej, licencji na oprogramowanie, niszczarki, systemów audiowizualnych itd. W skład innych kosztów funkcjonowania wchodziły m.in.: usługi telekomunikacyjne, informatyczne, transportowe, koszty operacji bankowych, ubezpieczenia, usługi doradcze i audytorskie.

Jakkolwiek koszty osobowe stanowiły przytłaczającą część kosztów Narodowego Centrum Nauki, nawet pobieżne przestudiowanie listy pracowników, którą można znaleźć na stronie internetowej centrum (zakładka „Dane kontaktowe pracowników NCN”), wskazuje, że nie ma u nas przerostów zatrudnienia, a istniejące stanowiska wynikają wprost z wykonywanych przez NCN zadań.