Stworzenie systemu informacji o szkolnictwie wyższym , realizowany jest przez konsorcjum, w którego skład wchodzą: Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (będące jednocześnie koordynatorem projektu), Ośrodek Przetwarzania Informacji (OPI), Interdyscyplinarne Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego Uniwersytetu Warszawskiego (ICM) oraz spółka Index Copernicus International. Podstawowym celem projektu jest stworzenie systemu pozwalającego na zbieranie, przechowywanie, przetwarzanie oraz udostępnianie spójnych i wiarygodnych danych pozwalających na nowoczesne zarządzanie nauką i szkolnictwem wyższym w Polsce. Dotychczas dane te – często niekompletne lub nieaktualne – przechowywane były w wielu rozproszonych bazach.

Choć ze względu na swoją kompleksowość projekt POL-on ma charakter pionierski, Polska nie jest w tego typu działaniach odosobniona. Podobne systemy w mniejszej skali są tworzone lub zostały niedawno wdrożone w innych krajach europejskich (m.in. system CRISTIN w Norwegii, HunCRIS na Węgrzech czy systemy bazujące na oprogramowaniu Metis w Holandii i PURE w Danii). Każdy z nich ma swoją specyfikę i znajduje się na innym etapie rozwoju. Na rok 2014 planowane jest uruchomienie podobnego do POL-onu systemu w Wielkiej Brytanii (pod nazwą system REF2014).

Dorobek w Sieci

Będący bibliograficznym komponentem POL-onu system Polska Bibliografia Naukowa (PBN) docelowo stanowić będzie obszerną bazę wysokiej jakości informacji na temat polskich publikacji naukowych. System ten, rozwijany przez nowo utworzone w ramach ICM Centrum Otwartej Nauki, bazuje na wieloletnich doświadczeniach tego ośrodka w tworzeniu i eksploatacji dużych internetowych baz bibliograficznych. Poszczególne moduły PBN będą sukcesywnie rozwijane i wdrażane przez najbliższe dwa lata. Docelowo system z jednej strony będzie ściśle zintegrowany z innymi elementami platformy POL-on, z drugiej zaś pozwalać będzie na automatyczne wykorzystywanie informacji o publikacjach zawartych w istniejących uczelnianych systemach bibliograficznych czy systemach informacji naukowej typu CRIS. W kolejnych etapach prac udostępniona zostanie m.in. możliwość masowego importu danych z już istniejących baz, co w jeszcze większym stopniu usprawni procedury sprawozdawcze oraz wyeliminuje dodatkowe źródła błędów. PBN będzie zarazem pozyskiwać dane z powstających na polskich uczelniach tzw. repozytoriów instytucjonalnych, pozwalając w ten sposób na uproszczenie procesu przygotowywania danych na potrzeby raportowania. Dzięki zintegrowaniu informacji pochodzących z różnych źródeł w spójnej bazie możliwe będzie ograniczenie konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych danych w różnego rodzaju sprawozdaniach.

open access . PBN będzie mógł również pośredniczyć w ich deponowaniu w repozytorium Centrum Otwartej Nauki przez autorów afiliowanych w jednostkach nieposiadających własnego repozytorium instytucjonalnego. Znacząco zwiększy to dostępność dorobku polskich naukowców i ułatwi dyseminację metadanych ich publikacji w międzynarodowych serwisach umożliwiających wyszukiwanie tekstów naukowych.

Publikacje naukowe są jednym z podstawowych elementów oceny dorobku jednostek naukowych. Polska Bibliografia Naukowa utrzymywać będzie bieżące informacje bibliograficzne dotyczące zarówno jednostek naukowych, jak i indywidualnych naukowców, wykorzystywane bezpośrednio przez systemy ewaluacji jednostek, wspomagania przyznawania stopni czy grantów. Bibliografia taka, stale aktualizowana i tworzona w dużym stopniu automatycznie, pozwoli na łatwe prezentowanie wyników badań i osiągnięć naukowych badacza zarówno instytucjom, jak i partnerom badawczym. Jej stała dostępność online pozwoli przy mniejszym wysiłku indywidualnym znacznie zwiększyć widzialność rezultatów. Pozwoli też każdemu utrzymywać niewielkim kosztem w pełni aktualne CV naukowe, łatwe do udostępnienia w formie linku lub wydruku. Ograniczy to zakres koniecznych czynności związanych z dokumentowaniem dorobku naukowego np. w procesie ubiegania się o granty naukowe lub o nadanie stopnia czy tytułu naukowego.

System PBN tworzony jest w całości dzięki otwartemu oprogramowaniu. W swoich podstawowych założeniach Polska Bibliografia Naukowa bazować będzie na sprawdzonej koncepcji flagowego europejskiego systemu OpenAIRE (http://www.openaire.eu/), zbierającego informacje oraz pozwalającego na deponowanie pełnych tekstów publikacji naukowych powstałych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Oprócz konieczności odpowiedniej integracji z różnymi instytucjonalnymi systemami bibliograficznymi, jednym z podstawowych wyzwań przedsięwzięcia będzie poprawna i jednoznaczna identyfikacja osób (autorów) oraz publikacji na podstawie danych pochodzących z różnych źródeł. Zastosowane zostaną tu zaawansowane algorytmy analizy i identyfikacji, rozwijane w ICM. Pomocna będzie też ścisła współpraca w zakresie wymiany danych z Ośrodkiem Przetwarzania Informacji.

Pierwsze moduły systemu, które zostały uruchomione w listopadzie 2011 r., to baza czasopism naukowych oraz oparty na niej moduł, gromadzący informacje o czasopismach do celów ewaluacji jednostek naukowych. Informacje te zbierane są w formie elektronicznych ankiet wypełnianych przez przedstawicieli czasopism. Możliwe jest także złożenie ankiety przez autora tekstu opublikowanego w danym czasopiśmie. Ankiety składać można wyłącznie przez Internet, co stanowi zmianę i zarazem znaczne uproszczenie w stosunku do lat ubiegłych, kiedy to ewaluacja czasopism odbywała się przy użyciu tradycyjnych formularzy. Jednocześnie zintegrowane z systemem narzędzia do weryfikacji prawidłowości wprowadzonych danych pozwolą na istotną poprawę ich jakości. O ile punktacja poszczególnych czasopism będzie ustalana raz do roku, to ich baza będzie dynamicznie rozbudowywana i aktualizowana na bieżąco.

Ankiety stanowić będą podstawę ustalania punktacji czasopism ujętych w części B ministerialnego wykazu czasopism punktowanych. Od pierwszego dnia kwestionariusz dostępny jest w polskiej i angielskiej wersji językowej, co umożliwia jego złożenie również przedstawicielom tych czasopism zagranicznych, które nie będą klasyfikowane w częściach A oraz C wykazu. Od momentu uruchomienia serwis cieszył się dużym zainteresowaniem: w ciągu pierwszego miesiąca zarejestrowało się około 500 użytkowników i złożono 100 ankiet, w tym kilkanaście w języku angielskim. Wraz ze zbliżaniem się ostatecznego terminu składania ankiet liczba wypełnionych kwestionariuszy radykalne wzrasta – już w pierwszej połowie stycznia złożono kolejnych dwieście ankiet, dwukrotnie więcej niż w całym poprzednim miesiącu.

Polska Bibliografia Naukowa tworzona jest z myślą zarówno o użytkownikach instytucjonalnych, jak i indywidualnych. PBN oferować będzie funkcjonalności istotne m.in. z punktu widzenia Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Komitetu Ewaluacji Jednostek Naukowych, Centralnej Komisji ds. Stopni i Tytułów, Narodowego Centrum Nauki, Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz polskich i zagranicznych uczelni oraz jednostek naukowych. W przyszłości za pośrednictwem PBN dokonywana będzie ocena jednostek w zakresie ich osiągnięć naukowych. Ponadto informacje bibliograficzne zawarte w PBN będą publicznie dostępne, co zwiększy przejrzystość sposobu wydawania publicznych środków na naukę i ułatwi weryfikację rezultatów pracy naukowej.