W Jachrance nad Zalewem Zegrzyńskim, w dniach 3−6 września 2009, na XIII Konferencji Stowarzyszenia PR i Promocji Uczelni Polskich PROM (relacja: „FA” 10/2009 s. 16) przedstawiciele uczelni zastanawiali się m.in. nad problemem umiędzynarodowienia studiów i rekrutacji studentów spoza UE na zasadach komercyjnych. W dyskusji na temat możliwości pozyskiwania studentów zagranicznych, z udziałem Beaty Mikołajek−Zielińskiej z MNiSW oraz Sylwii Salamon, przewodniczącej IROs Forum, stowarzyszenia pracowników uczelnianych biur współpracy zagranicznej, ujawniły się oczekiwania polskich uczelni w stosunku do ministerstwa przy rekrutowaniu obcokrajowców. Uczelnie chciałyby, żeby MNiSW wzięło na siebie większy ciężar promowania polskiego szkolnictwa wyższego za granicą i stworzyło centralny ośrodek rekrutacyjny dla obcokrajowców, na wzór British Council lub DAAD. Część uczelni gotowa jest podejmować indywidualne działania rekrutacyjne. Konieczne jest doświadczenie, m.in. kontakty z firmami rekruterskimi i uczelniami zagranicznymi skłonnymi wysyłać swoich studentów do naszego kraju. Dyskusja, a zwłaszcza dane pokazujące, że jesteśmy na jednym z ostatnich miejsc w Europie pod względem pozyskiwania studentów zagranicznych, nastrajały pesymistycznie. Optymizmem powiało, gdy swój sposób rekrutowania studentów zagranicznych przedstawił Uniwersytet Gdański.

Trzy lata w rok

Gdy przed trzema laty stało się jasne, że zbliża się niż demograficzny, a liczba polskich studentów będzie malała, uczelnia zaczęła się zastanawiać nad możliwością złagodzenia tego stanu poprzez samodzielne wyjście z ofertą edukacyjną do studentów zagranicznych. Początek tej drogi nie był łatwy. Pierwsze działania podjęto na rynku chińskim, jednak nie przyniosły one spodziewanych efektów, pomimo że uczelnia miała chętnych na studia. Barierą okazały się bardzo skomplikowane przepisy oraz brak w samej uczelni wypracowanych procedur rekrutacyjnych dla obcokrajowców spoza Unii Europejskiej, pragnących studiować na zasadach pełnej odpłatności.

W styczniu 2009 powołano w Uniwersytecie Gdańskim Biuro Obsługi Studentów Zagranicznych. Jego kierownikiem został Adam Bączkowski. Tworzenie procedur rekrutacyjnych zajęło pierwsze trzy miesiące pracy biura. W kwietniu ruszyła działalność rekrutacyjna, której efekty miały pokazać, czy obrana droga jest opłacalna i czy ma szanse rozwoju w przyszłości. Dzisiaj, po kilku miesiącach od momentu, gdy zaczęli przyjeżdżać pierwsi studenci zagraniczni, można stwierdzić, że udało się osiągnąć sukces. Biuro sprowadziło 70 obcokrajowców z 9 krajów świata, którzy będą studiować w UG średnio 3 lata. W pierwszym roku działalności przekroczono założony plan, a przychody uniwersytetu mogą być liczone w setkach tysięcy. Przewiduje się, że w kolejnych latach, dzięki przetartym ścieżkom – a liczą się tu przede wszystkim kontakty osobiste i korzystanie ze współpracy wypróbowanych firm rekruterskich – ta liczba będzie rosnąć.

Udało się również w krótkim czasie doprowadzić do podpisania umowy o współpracy pomiędzy Uniwersytetem Gdańskim i chińskim Uniwersytetem w Harbinie oraz utworzeniu w tym uniwersytecie drugiej w Chinach polonistyki prowadzącej studia na poziomie licencjackim. Umowa została podpisana w maju tego roku, a pierwsi studenci rozpoczęli naukę języka polskiego już w październiku. To niewątpliwie duży sukces.

Kadra, oferta, promocja

Aby tego typu jednostka mogła się pochwalić dobrymi wynikami, uczelnia powinna stworzyć odpowiednie warunki do jej funkcjonowania. W pierwszej kolejności musi przygotować strategię działania na rynku zagranicznym. Zważywszy na to, że wiele problemów, na jakie natrafia taka jednostka, jest kwestiami wewnątrzuczelnianymi, kluczowe znaczenie dla efektywności działania ma jej odpowiednie usytuowanie w strukturze oraz poparcie władz uczelni. Instytucję stanowią ludzie, stąd też bardzo istotny jest dobór kadry. Osoby o mentalności urzędnika nie zdziałają zbyt wiele, nawet gdyby znały kilka języków. Tu potrzebni są ludzie aktywni, odważni, gotowi przeciwstawiać się trudnościom i odpowiednio zmotywowani.

Warunkiem koniecznym do prowadzenia skutecznej rekrutacji obcokrajowców jest odpowiednio przygotowana oferta edukacyjna. Uczelnia, która nie jest w stanie zaoferować pełnych studiów prowadzonych w języku obcym na poziomie licencjackim i magisterskim, nie ma żadnych szans na rekrutację studentów zagranicznych, a funkcjonowanie takiego biura nie ma racji bytu. Nie bez znaczenia są też działania promocyjne skierowane do potencjalnych studentów zagranicznych w krajach leżących w sferze zainteresowań uczelni. Zasadniczą sprawą jest fizyczne zaistnienie uczelni na wybranych rynkach poprzez udział w targach edukacyjnych. Nie wystarczy sama promocja na odległość za pośrednictwem mediów danego kraju lub Internetu, gdyż dla kandydatów taka uczelnia jest wszechnicą wirtualną, stąd konieczność żywej obecności na rynku.

Często nie zdajemy sobie sprawy, że uczelnia, która za każdym razem wysyła kogoś innego na rozmowy do instytucji, z którą nawiązała współpracę lub próbuje ją nawiązać, traci w jej oczach wiarygodność. Kontrahent zagraniczny oczekuje kontaktów z jedną kompetentną osobą, z którą może ustalić w sposób wiążący szczegóły współpracy. Podobnie jest w przypadku targów. Na czele każdej delegacji zagranicznej powinna stać osoba decyzyjna, ktoś z władz uczelni, natomiast stoisko targowe muszą obsługiwać ludzie, którzy doskonale znają ofertę uczelni, szczegółowo zasady rekrutacji oraz procedury wizowe. W czasie targów edukacyjnych w Chongqing w 2008 roku często się zdarzało, że stoisko Uniwersytetu Gdańskiego odwiedzali wielokrotnie rodzice tych samych kandydatów zainteresowanych studiami dopytując o szczegóły zasad rekrutacji czy warunków studiowania. Tam nie było miejsca na ogólniki i tylko osoby doskonale zorientowane mogły udzielać wyczerpujących odpowiedzi. Dlatego też obsługę stoiska wystawienniczego powinni stanowić pracownicy zajmujący się rekrutacją studentów zagranicznych, którzy codziennie odpowiadają telefonicznie na liczne pytania kandydatów z różnych stron świata.