Od czego zależy sukces konferencji czy szkolenia? Od tematu, prestiżu organizatora, zaproszonych gości? Na pewno nie od jednego czynnika – składa się nań wiele powiązanych ze sobą elementów. I to właśnie świadomość, jak ważny jest każdy z nich, wpływa na powodzenie całego przedsięwzięcia. To naprawdę skomplikowana operacja logistyczna, dlatego dziś organizacją konferencji najczęściej zajmują się specjalistyczne firmy. A jednak warto, by każdy, kto ma zamiar zorganizować konferencję, poznał pewne zasady.

Po pierwsze – temat i cel

Tematyka i cele konferencji to główne czynniki wpływające na organizację dalszych działań. To od nich będzie zależeć lista gości, wybór miejsca i daty przedsięwzięcia oraz ustalenie budżetu. Musimy więc odpowiedzieć sobie na pytanie, co chcemy zyskać?

– Jedni chcą zarobić, dla innych, na przykład dla stowarzyszeń naukowych, to konieczność – tłumaczy Jacek Giżejewski z B.P. Horizon Travel, profesjonalnego organizatora konferencji i twórcy portalu organizatorów konferencji www.confero.pl. – Inni chcą przekazać informacje i uzyskać sprzężenie zwrotne.

Temat i cel konferencji powinniśmy wyznaczyć przynajmniej pół roku przed przewidywaną jej datą. Oczywiście wszystko zależy od rozmiaru przedsięwzięcia, ale średnio tyle czasu potrzeba, by zadbać o każdy element. Już wtedy należy stworzyć wstępny projekt tematów do opracowania i zacząć rozmowy z ludźmi, którzy mają się nimi zająć. Bardzo często prestiż zaproszonych gości wpływa na popularność imprezy. Dobry temat i przedstawiający go mówca to świetny wabik. Ale często tym wabikiem jest także atrakcyjne miejsce konferencji: świetny ośrodek konferencyjny, piękny krajobraz, możliwość zorganizowania ciekawych imprez towarzyszących (wycieczek, ognisk, kuligów) i łatwość dojazdu. Miejsce musi być sprawdzone, więc koniecznie trzeba wcześniej odwiedzić je i zobaczyć, czy rzeczywiście będą możliwości zrealizowania tam wszystkich celów, które przyjęliśmy. Podczas tej „wizytacji” mogą przyjść do głowy kolejne pomysły, dlatego założenia programowe i agenda przez cały czas organizacji powinny być udoskonalane. Na planowanym miejscu imprezy warto sprawdzić m.in., czy jest odpowiednia liczba i wyposażenie sal konferencyjnych oraz jakie są możliwości zmiany tych sal na większe lub mniejsze, w zależności od tego, ilu uczestników potwierdzi swój przyjazd. Złe wrażenie robi zarówno wiele pustych miejsc na sali, jak i ich brak, zniechęcający do spokojnego słuchania wykładowców.

Jeśli już wybraliśmy miejsce konferencji, musimy znaleźć odpowiednie hotele i ośrodki dla uczestników oraz zorganizować dojazd. Powinno się znaleźć kilka ofert (jeśli to możliwe – co najmniej trzy) i porównać nie tylko ceny, ale i jakość oferowanych usług. Warto pamiętać, że ceny można negocjować!

Jednak ani znani goście, ani najciekawsze atrakcje nie pomogą, jeśli wybierzemy nieodpowiedni termin. Mało kto zechce przyjechać na konferencję organizowaną w przeddzień Bożego Narodzenia czy Wielkanocy albo w tym samym dniu, co bardziej znana konferencja tego samego typu bądź ważne rozgrywki sportowe. Warto więc uważnie przestudiować kalendarz.

Finanse

Kiedy wstępne ustalenia są już za nami, nie możemy zapomnieć o budżecie. Co z tego, że zorganizujemy świetną konferencję, jeśli nie będziemy mogli za nią zapłacić? Dlatego ważne jest obliczenie tzw. progu rentowności konferencji, czyli określenie, kiedy przychody pokryją koszty poniesione na jej organizację. Należy tu wziąć pod uwagę dwa elementy: koszty stałe i zmienne. Do kosztów stałych należą: cena za wynajem sal konferencyjnych, opłaty poniesione na rzecz pobytu wykładowców – zakwaterowania, podróży i wyżywienia. Kosztami stałymi są także: wynagrodzenia dla personelu organizującego konferencję, a także finanse przeznaczone na wynajem sprzętu audio−wideo i biurowego, oprawę plastyczną, zorganizowanie marketingu oraz strategii promocyjnej. Do kosztów zmiennych zaliczamy: wyżywienie i napoje, ceny pakietów konferencyjnych (np. teczek, ulotek), a także koszt wynajmu paneli na abstrakty i transfery. Na podstawie przewidywanych kosztów można obliczyć, ile każdy uczestnik powinien zapłacić za udział w konferencji, by firma organizująca nie poniosła strat. Jeżeli okaże się, że koszt uczestnictwa byłby za wysoki, trzeba znaleźć sposób, by go obniżyć. Możemy np. poszukać sposobu, by zwiększyć liczbę uczestników, znaleźć sponsorów lub po prostu spróbować zmniejszyć koszty, korygując plany.

Jeśli uczestnicy mają zgłaszać swój udział w konferencji i wnosić opłatę rejestracyjną, należy mniej więcej pół roku wcześniej ustalić jej wysokość i opracować regulamin imprezy.

4−6 miesięcy przed konferencją

Kolejne kroki to uaktualnienie listy uczestników, zawsze przecież ktoś może „wypaść” z listy, a ktoś inny okaże się na niej niezbędny. Lista powinna być znana trzy miesiące przed konferencją, co jest ważne przy organizowaniu zakwaterowania dla gości. Zamknąć ją możemy miesiąc przed konferencją. Ale musimy być przygotowani na różne sytuacje, ponieważ w ostatniej chwili chęć uczestniczenia w konferencji może wyrazić ważna osoba, dla której powinno znaleźć się miejsce.

Kiedy już pierwsze ustalenia są gotowe, należy wziąć się za zaplanowanie strategii promocyjnej imprezy: opracowanie logo, przygotowanie listy mediów i osób, które koniecznie trzeba poinformować o planowanym przedsięwzięciu, ustalenie terminów wysyłania powiadomień oraz komunikatów do prasy.

To również czas na przygotowanie imprezy pod względem technicznym i logistycznym, czyli sprzętu audio−wideo, nagłaśniającego i w razie potrzeb innych specyficznych wymagań (oświetlenia, organizacji imprez towarzyszących). Trzeba wcześniej sprawdzić, czy w miejscu, w którym chcemy zorganizować konferencję, to wszystko będzie można zrealizować, a jeśli nie – jakie są inne możliwości, np. wypożyczenia sprzętu. W ostateczności zostaje po prostu korekta planów.

Odpowiednia pomoc

Warto skorzystać z pomocy odpowiedniej firmy zajmującej się organizacją konferencji. Dokonanie właściwego wyboru może mieć olbrzymi wpływ na powodzenie przedsięwzięcia. Doświadczona firma nie pozwoli na błędy organizacyjne i będzie skarbnicą pomysłów, które pomogą uatrakcyjnić imprezę.

– Fachowiec może zaoferować organizatorowi−zleceniodawcy znajomość technologii przygotowywania konferencji (planowanie, budżetowanie, realizacja, sponsoring, programy towarzyszące), znajomość bazy konferencyjnej, dostawców usług, procedur handlowych – wymienia Jacek Giżejewski z B.P. Horizon Travel.

Oczywiście, udział agencji nie jest konieczny, można samodzielnie wszystko zorganizować, zwłaszcza jeżeli ma się odpowiednie doświadczenie.

Ale jeśli jest się naukowcem?

– Czas pracy naukowców jest zbyt cenny – przekonuje Jacek Giżejewski. – Poza tym znajomość technologii organizacji konferencji nie jest mocną stroną naukowców. Czy warto się tego uczyć, gdy robi się to okazyjnie raz na piętnaście lat? Lepiej wynająć fachowców i skoncentrować się na programie merytorycznym.

W dobrą agencję warto zainwestować, zasięgnąć opinii na temat różnych firm, zrobić ich listę i porównać oferty. Ważne są rekomendacje, przynależność do organizacji branżowych (np. Stowarzyszenie Kongresy i Konferencje w Polsce), osiągnięcia i zasięg działania.

Należy dobrze przemyśleć także wybór dostawców usług: hoteli, cateringu, transportu itp. Warto porównać przynajmniej trzy propozycje każdego rodzaju dostawców i wziąć pod uwagę przede wszystkim jakość oferowanych usług. Doświadczony dostawca będzie doskonale wiedział, co zrobić, gdy nagle zabraknie zimnych napojów, bo dzień był wyjątkowo gorący, albo szybko zainterweniuje, gdy zdarzy się awaria sprzętu.

Diabeł tkwi w szczegółach

Coraz bardziej szczegółowe zadania zaczynamy realizować 2−3 miesiące przed imprezą. To czas na opracowanie zasad rejestracji oraz wymeldowania gości, a jednocześnie na podział zakresu odpowiedzialności personelu za poszczególne zadania. Warto już obliczyć, ile osób personelu będziemy potrzebować. Nadchodzi pora, by ostatecznie ustalić warunki płatności z agencją i dostawcami. To też ostatnia chwila, by upewnić się, czy posiadamy wszystkie niezbędne zezwolenia, prawa autorskie, licencje itp. Musimy uwzględnić znaki towarowe oraz prawa do wykorzystania muzyki. Warto już teraz wybrać i kupić upominki dla gości.

Ostatnie dwa miesiące to czas na określenie systemu identyfikacji uczestników oraz oznaczenie miejsca imprezy.

Jeszcze raz sprawdzamy listę gości i sporządzamy plan wykorzystania powierzchni (w przeliczeniu, jaka powierzchnia sali potrzebna jest dla określonej liczby osób, pomóc może np. kalkulator Poradnika organizatora konferencji na stronach www.confero.pl).

1−2 miesiące przed konferencją ostatecznie potwierdzamy ustalenia z dostawcami. Musimy pamiętać o dokładnym przeczytaniu umowy i zwrócić uwagę na warunki i terminy anulacji. Ostateczny program imprezy powinien być gotowy 2−4 tygodnie przed konferencją.

Miesiąc przed konferencją należy przygotować materiały rozdawane uczestnikom: identyfikatory, wejściówki, karnety itp. Tydzień przed dniem otwarcia przeprowadzamy odprawę zespołu i współpracowników.

Strategia promocyjna

Pierwsze informacje o imprezie powinny pojawić się pół roku przed jej rozpoczęciem – mają one zachęcić odbiorców do uczestnictwa i mogą dostarczyć pierwszych sygnałów na temat zainteresowania naszym przedsięwzięciem. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, kogo powinna zainteresować nasza konferencja i jak do tej grupy czy grup trafić. Jeżeli organizujemy konferencję naukową z określonej dziedziny wiedzy, warto poszukać branżowych pism, w których można zamieścić o niej informację. Zapowiedzi konferencji można umieszczać również na specjalistycznych stronach internetowych.

Ważny jest odpowiednio skonstruowany komunikat prasowy, w którym znajdą się najważniejsze informacje dotyczące tematu konferencji, terminu i miejsca, warunków uczestnictwa, a także zaproszonych gości (vip−ów) czy imprez towarzyszących. Pierwsze szczegółowe informacje powinny być rozesłane trzy miesiące przed imprezą, a kolejne – przypominające – 2−3 miesiące przed datą konferencji. Jeśli nie jest wymagana wcześniejsza rejestracja, komunikaty warto powtórzyć również przed samą imprezą.

W ostatniej chwili

Najgorętszy okres to ostatni tydzień i oczywiście czas trwania konferencji. Wtedy powinno być już wszystko dopięte na ostatni guzik. Ostatnie dni to aranżacja i organizacja miejsca imprezy, a także biura, rejestracji, recepcji, szatni itp. Odpowiednio wcześniej należy wypakować i rozlokować materiały konferencyjne, broszury, ulotki. Cały czas trzeba kontrolować ewentualne zmiany ze strony np. dostawców (potwierdzić stawki wynajmu pomieszczeń i obsługi, przygotować projekt ostatecznego rozliczenia uwzględniającego bieżące zmiany) i sprawdzać przygotowanie personelu. Ostatnie chwile to czas, by dopilnować również godzin przyjazdu gości, zorganizować ich odbiór z lotniska czy pociągu, zaaranżować powitania itp.

Niestety, nie nad wszystkim możemy zapanować i najpiękniejsze plany może popsuć pogoda. Dlatego konieczne jest, by śledzić również jej prognozy, aby nie dać się niczemu zaskoczyć i np. wcześniej zaplanowane pieczenie dzika na świeżym powietrzu zamienić na bankiet w hotelowej restauracji.

I po konferencji

Po konferencji pakujemy wszystkie materiały i przeprowadzamy ich inwentaryzację. Ostatecznie ustalamy też sprawy płatności – to jest czas na wyjaśnienie z dostawcami jakichkolwiek wątpliwości. Tydzień po imprezie musimy podziękować wszystkim osobom zaangażowanym w jej organizację. W tym celu można wysłać kartki, e−maile lub zadzwonić. Warto znów rozesłać materiały prasowe podsumowujące nasze przedsięwzięcie – mogą być cennym komunikatem dla tych, którzy w przyszłości zechcą wziąć udział w konferencji. Zostaje jeszcze przejrzenie wszystkich punktów realizacji imprezy oraz przeanalizowanie mocnych i słabych stron organizacji. Właściwie wyciągnięte wnioski pozwolą każdą następną konferencję przygotować lepiej i bardziej profesjonalnie.