Konferencje naukowe, obok czasopism, są głównym obszarem wymiany myśli i poglądów uczonych i trudno wyobrazić sobie bez nich życie akademickie. Wprawdzie słyszy się czasem żarty, że najciekawszą częścią konferencji są bankiety i rozmowy kuluarowe, ale tak naprawdę liczy się przecież kto, co, kiedy i gdzie wygłosił lub zademonstrował. Mniejszą wagę, jak można zauważyć, przywiązuje się do sposobu prezentacji, pozostawiając wolną rękę prezenterom, a z tym bywa różnie, nie tylko w Polsce, ale i na świecie. Zdarzają się uczestnicy konferencji wygłaszający sążniste referaty, zawierające zwykłe treści podręcznikowe, znane studentom niższych lat studiów, ale w przekonaniu mówcy zasługujące na prezentację na ogólnokrajowych konferencjach. Tacy mówcy w dodatku nie liczą się z limitem czasu i wszystko, co sobie napisali, muszą, co do ostatniego słowa, wygłosić, głusi na dyskretne uwagi przewodniczącego sesji. Są, oczywiście, konferencje na najwyższym poziomie organizacyjnym, np. medyczne, gdzie referaty lub doniesienia mają zwartą konstrukcję, bo zawierają przegląd literatury na dany temat, opis problemu, jego rozwiązanie, dyskusję i wnioski, ale na niektórych konferencjach humanistycznych zbyt często słyszy się tylko słowa, słowa, słowa… Niestety, bez szekspirowskiego kunsztu.

Trud się opłaca

Kiedy w roku 1992 odważyłam się zgłosić plakat na I Europejską Konferencję Muzykoterapeutów w King’s College w Cambridge (Anglia), przewodnicząca komitetu organizacyjnego p. Denize Christopher wymieniła ze mną dziesięć listów (zwykłych, nie e−mailowych), bo – jak się okazało – byłam jedyną przedstawicielką krajów byłego bloku komunistycznego i organizatorom bardzo zależało na doniesieniu z Polski. Tym, co mnie uderzyło na miejscu, była niezwykła wprost punktualność: wystąpienia rozpoczynały się i kończyły ściśle według programu, jednominutowe spóźnienie oznaczało samotne wejście do pełnej sali, w której prezentacja już trwała. Ciekawe, że prelegenci sami pilnowali czasu wystąpień, a przed wystąpieniem obowiązkowo odbywali rozmowy z przewodniczącym sesji, który później zapowiadał daną prezentację, nie ograniczając się tylko do nazwiska i tytułu.

Sytuacja powtórzyła się dwa lata później, tym razem w Uniwersytecie w Ferrarze na III Europejskiej Konferencji Arteterapeutów ECArTE. Administrator konferencji, też Anglik, p. Zigi Fibert, w czterech kolejnych listach dyskutował ze mną na temat szczegółów referatu, jaki wysłałam, sugerując konkretne zmiany. Trud się opłacił, bo – pomijając już bardzo życzliwe przyjęcie, na które prawdopodobnie miał wpływ genius loci (miejscem obrad była aula w renesansowym Palazzo Renata di Francia, w której, jak głosiła tablica w holu, w roku 1502 laury doktorskie odbierał Mikołaj Kopernik) – tekst wydrukowany w materiałach konferencyjnych zwrócił uwagę prof. Diany Waller, czołowej brytyjskiej arteterapeutki, autorki wielu książek na temat arteterapii, w tym jednej z roku 1997 o arteterapii europejskiej (w książce tej znalazł się obszerny cytat z tego referatu dotyczący programu kształcenia w dziedzinie terapii przez sztukę w Akademii Medycznej w Poznaniu oraz polska koncepcja kulturoterapii).

przykazania dla prezenterów

Po kolejnych kilku latach doświadczeń w organizowaniu europejskich i światowych kongresów, liczących zwykle po kilkuset uczestników, w trosce o odpowiedni poziom merytoryczny konferencji i sprawny ich przebieg, Zarząd Główny The European Consortium for Arts Therapies Education opracował zasady (formalnie obowiązujące od roku 2005), jakimi winni się kierować prezenterzy konferencyjni. Przestrzeganie takich zasad, także na konferencjach innego typu, może ułatwić życie zarówno wygłaszającym referaty, jak i ich słuchaczom, a ponadto zapobiec przykrym niespodziankom podczas tzw. warsztatów. Oto te zasady:

1. Przygotuj swój referat rzetelnie i z wyprzedzeniem:

• Sprawdź, czy odpowiada on tematowi, jaki zapowiedziałeś.

• Dostosuj swoje wystąpienie do poziomu słuchaczy (w tym wypadku zawodowych, wykształconych arteterapeutów).

• Wiedz, dlaczego mówisz i jaki cel zamierzasz osiągnąć przez swoje wystąpienie.

2. Zawczasu zdecyduj się na określony styl wystąpienia:

• Rozważ przygotowanie dla słuchaczy kartek z istotnymi fragmentami tekstu, który będziesz wygłaszał, lub całego referatu, weź pod uwagę możliwość skorzystania z programu Powerpoint.

• Pamiętaj, że organizatorzy konferencji nie gwarantują sprzętu audiowizualnego, który wcześniej nie został zamówiony.

• Jeśli angielski nie jest twoim językiem ojczystym, w trosce o dobre zrozumienie twego wystąpienia miej tekst przygotowany do pokazania na ekranie za pomocą rzutnika pisma, a jeśli nie, to przynajmniej rozdaj słuchaczom kartki ze słowami kluczowymi twego tekstu.

3. Wyrażaj się jasno:

• Nie przeładowuj referatu nadmiarem treści.

• Nie używaj obcych terminów, skrótów i żargonu.

• Nie trać czasu na „przepraszanie”. Po prostu mów, co przygotowałeś.

• Wybierz i zaznacz kluczowe punkty swego wystąpienia, to, co chcesz zakomunikować.

• Zakończ wystąpienie krótkim podsumowaniem lub konkluzją.

• Bądź realistą w kwestii tego, co można zaprezentować w ciągu 15 minut.

4. Zrób próbę generalną przed występem na konferencji:

• Przeczytaj na głos tekst swojego wystąpienia.

• Dostosuj długość wystąpienia do przyznanego przez organizatorów limitu czasu.

• Mów spokojnie i wyraźnie, z dobrą dykcją.

• Wypróbuj działanie pomocy (urządzeń) technicznych, których zamierzasz użyć podczas konferencji. Nie przesadzaj z wizualną stroną swego wystąpienia; zastanów się, czy użycie wszystkich możliwych pomocy wizualnych jest uzasadnione w twoim przypadku? Pokazywany tekst powinien być widoczny w najdalszym zakątku sali konferencyjnej.

• Pomocne może być zaznaczenie różnymi kolorami pewnych miejsc w notatkach, np.:

a) to, co musisz powiedzieć, podkreśl na czerwono,

b) to, co powinieneś powiedzieć (np. egzemplifikacje tego, co powiedziałeś, że jest ważne) – na zielono,

c) tego co, możesz powiedzieć – nie zaznaczaj, pominiesz to, jeśli zabraknie ci czasu, i ewentualnie później do tego wrócisz.

• Postaw sobie następujące pytania:

d) czy mówisz dostatecznie wolno?

e) czy twój głos dobrze brzmi?

f) czy różnicujesz tempo wypowiedzi?

g) czy w odpowiednich miejscach robisz pauzy?

h) czy twoje argumenty układają się w ciąg logiczny?

i) czy jest coś zbytecznego, co możesz pominąć

j) czy konkluzja jest jasna?

k) czy w twojej prezentacji widoczny jest entuzjazm, witalność, naturalność i koncentracja?

1. Uczestnicy konferencji, którzy zamierzają posłużyć się Powerpointem, niech nie zapomną o przywiezieniu własnego laptopa.

2. W dniu konferencji:

• Przyjedź dostatecznie wcześnie przed rozpoczęciem konferencji, by spotkać się z przewodniczącym sekcji, w której masz wygłaszać referat i z pracownikiem technicznym odpowiedzialnym za sprzęt audiowizualny.

• Zapoznaj się z salą, w której będziesz występował i ewentualnie sprawdź jej akustykę.

• Posługiwanie się mikrofonem nie może być usprawiedliwieniem dla mamrotania.

• Nawiąż kontakt wzrokowy z audytorium zanim jeszcze zaczniesz mówić i utrzymuj go podczas prezentacji. Unikaj mówienia do notatek lub plansz.

• Pamiętaj, że masz mówić powoli, jasno i energicznie.

• Pamiętaj, że masz mówić zarówno do tych, którzy znajdują się daleko od ciebie, jak i tych, którzy są blisko.

• Trzymaj się wyznaczonego czasu.

3. Dyskusja:

• Limit czasu obowiązuje wszystkich uczestników konferencji i określony jest przez przewodniczącego.

• Uczestnicy chcący dłużej dyskutować, mogą to robić później, w wyznaczonych pokojach konferencyjnych, które wskaże administrator konferencji.

Wskazówki dla prowadzących warsztaty

1. Prowadzących warsztat prosi się, aby był to warsztat praktyczny, który pokaże nowe rozwiązania metodyczne, dydaktyczne i techniczne.

2. W ramach warsztatu może być miejsce na krótkie wprowadzenie słowne i czas na dyskusję, ale prowadzący musi pamiętać, by nie przekroczyć przyznanego limitu 90 minut.

3. Warsztaty demonstrowane podczas konferencji z założenia nie mają celu terapeutycznego. Każdy uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania następujących zasad:

• To, co dzieje się podczas warsztatu ma charakter poufny.

• Nie wolno robić zdjęć ani filmować warsztatu bez wyraźnej zgody wszystkich członków grupy.

• Aby zgoda była ważna, konieczne jest powiadomienie uczestników warsztatu o celu, w jakim będą robione zdjęcia (film), np.: publikacja, pomoc dydaktyczna w kształceniu terapeutów itp. W przypadku posługiwania się kamerą wideo, najlepiej jeśli wyrażenie zgody zostanie sfilmowane.

• Odpowiedzialność za przestrzeganie tych zasad spoczywa na prowadzącym warsztat.

4. Prowadzący warsztaty powinni być przygotowani na wypadek wystąpienia u uczestników warsztatu nieprzewidzianych silnych reakcji emocjonalnych i umieć poradzić sobie z nimi w czasie trwania warsztatu.

Tu dygresja: Zasadność tej uwagi potwierdza sytuacja, jakiej byłam kiedyś świadkiem podczas warsztatu zorganizowanego w trakcie pewnej konferencji w Kołobrzegu, poświęconej – mówiąc najogólniej – problemom zdrowia psychicznego. Warsztat prowadziły pielęgniarki z ośrodka interwencji kryzysowej, specjalizującego się w udzielaniu w szpitalu pomocy psychologicznej rodzicom, którym zmarło tam dziecko. Prowadząca warsztat poleciła, by uczestnicy połączyli się w pary i na przemian wcielali się w rolę matki (bo były to same kobiety), której właśnie zmarło dziecko, a następnie osoby, która tej matce udziela pomocy psychologicznej. Gdy taki podział nastąpił, jedna z uczestniczek dostała ataku histerii, bo okazało się, że jest w żałobie po stracie bliskiej osoby.

5. Sprzęt techniczny potrzebny do prowadzenia warsztatu należy zamawiać wcześniej, a prowadzący warsztaty winni zapoznać się z jego działaniem przed rozpoczęciem warsztatu.

6. Prowadzący warsztat powinni zawczasu przygotować wszystkie niezbędne materiały do jego prowadzenia.

Od siebie dodam, że zawsze warto mieć na uwadze rzymską maksymę: Rem tene, verba sequentur, bo najważniejsze to mieć coś do powiedzenia, słowa wówczas same przyjdą.